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Kategorien für Autotext-Einträge

Anforderung

Zeitaufwand

Problem: Um Textpassagen schnell einzufügen, können Sie in Word 97 die Autotext-Funktion verwenden. Einige Floskeln wie "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Mit freundlichen Grüßen" sind bereits vorgegeben. Aber wie lassen sich den Kategorien neue Einträge hinzufügen oder neue Kategorien erstellen?

Lösung: Die Autotext-Funktion können Sie komfortabler nutzen, wenn Sie sich die zugehörige Symbolleiste anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf "Extras, Anpassen" und auf die Registerkarte "Symbolleisten". Aktivieren Sie die Klickbox vor "AutoText". Nach einem Klick auf die Schaltfläche "Alle Einträge" zeigt Word Ihnen die Kategorien an, über die Sie die einzelnen Einträge erreichen. Die verschiedenen Kategorien entsprechen jeweils der einem Autotext-Eintrag zugewiesenen Absatz-Formatvorlage. Daraus ergibt sich auch die Vorgehensweise beim Einfügen neuer Einträge in eine Kategorie:1. Geben Sie in einem eigenen Absatz den Text ein, den Sie in Zukunft über die Autotext-Funktion einfügen möchten, beispielsweise "Dear Sir". Markieren Sie diesen Text, und klicken Sie auf "Format, Formatvorlage". Wählen Sie unter "Anzeigen" den Eintrag "Alle Formatvorlagen" und unter den "Formatvorlagen" die "Grußformel" aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Zuweisen".2. Klicken Sie in der Symbolleiste "Autotext" auf das erste Icon und dann auf "OK".Danach erscheint der neue Eintrag in der Liste unter "Grußformel". Wenn Sie keine besondere Formatvorlage zuweisen, finden Sie die Floskel unter "Standard".Um eine komplett neue Kategorie zu bekommen, müssen Sie zuerst eine neue Formatvorlage vom Typ "Absatz" erstellen:1. Wählen Sie im Menü "Format" "Formatvorlage", und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".2. Geben Sie einen Namen ein, beispielsweise "Geschäftsbericht". Unter diese Kategorie können Sie später Ihre Autotext-Einträge einfügen. Achten Sie darauf, daß unter "Formatvorlagen-Typ" "Absatz" ausgewählt ist, dann klicken Sie auf "OK".3. Damit die Absatzvorlage in allen Dokumenten zur Verfügung steht, klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche "Organisieren" und anschließend auf die Registerkarte "Formatvorlagen". Wählen Sie die eben erstellte Vorlage "Geschäftsbericht" im linken Bereich des Fensters aus, und klicken Sie auf "Kopieren".Um einen Autotext-Eintrag in die neue Kategorie aufzunehmen, müssen Sie jetzt nur noch einen Text eingeben und ihn wie oben beschrieben als Autotext definieren. -te

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