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Die besten Online-Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen

Samstag, 03.03.2012 | 07:06 von Alexander Roth
Die besten Online-Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen und Freiberufler
Vergrößern Die besten Online-Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen und Freiberufler
Sparen Sie sich die Anschaffung und Installation teurer Rechnungsprogramme und erledigen Sie Ihr gesamtes Rechnungswesen mit Hilfe der Cloud. PC-WELT stellt die besten Online-Rechnungsprogramme für KMUs vor.
Rechnungen schreiben und verwalten stellt einen lebenswichtigen Prozess für Freiberufler und kleine Unternehmen dar. Dennoch wird diese unternehmerische Pflicht nach §14 USTG von vielen ähnlich ungern wahrgenommen wie im Privatleben der regelmäßige Besuch beim Zahnarzt. Die Folgen reichen von längeren Forderungslaufzeiten über Liquiditätseinbußen bis hin zu kompletten Umsatzausfällen aufgrund fehlerhafter oder schlichtweg vergessener Rechnungsstellung. Gleichzeitig ist Ärger mit dem Kunden und mit dem Finanzamt vorprogrammiert, wenn beispielsweise die Mehrwertsteuer nicht oder nicht richtig ausgewiesen ist.

Rechnungssoftware, mit der sich diese Probleme weitestgehend vermeiden lassen, ist am Markt in großer Vielfalt verfügbar. Doch vor dem Kauf einer geeigneten Lösung stand für viele Anwender das Hindernis der richtigen Auswahl einer für sie passenden Lösung. Denn obwohl die Preise entsprechender Programme zumeist durchaus zu verkraften sind, scheuten viele Anwender den Aufwand einer Softwareinstallation, die möglicherweise die Anschaffung neuer Hardware und Zeit und Nerven bei der Einarbeitung erfordert. Sie behalfen sich lieber mit Taschenrechner und Textverarbeitungsprogramm bei der Erstellung ihrer Rechnungen.


 
Abhilfe schafft in dieser Situation das Konzept der Software as a Service. Rechnungsprogramme „aus der Cloud“ sind längst keine wolkigen Visionen mehr, sondern real existierende Rationalisierungswerkzeuge. Sie erleichtern den Büroalltag in kleinen und mittleren Unternehmen von der Anwaltspraxis bis zum Handwerksbetrieb, von der Gebäudereinigung bis zum Zoohandel.  Dabei hat der Anwender in der Regel die Möglichkeit zu einem kostenlosen  Test der  Software im Unternehmensalltag.

10 Gründe für Rechnungssoftware aus der Cloud:

* Einfache Beschaffung und Inbetriebnahme ohne IT-Know-how
* Hoher Bedienungskomfort
* Ortsunabhängige Verfügbarkeit via Internetanschluss
* Günstige monatliche Tarife
* Kosten als Betriebsausgaben absetzbar
* Volle Kostentransparenz
* Einfache Erweiterung um zusätzliche Funktionen und Arbeitsplätze
* Zentrale Datenhaltung und -sicherung
* Umfassende Funktionalität innerhalb einzelner Produkte und/oder durch kombinierten Einsatz unterschiedlicher Dienste
 * Permanente Wartung, Pflege und Aktualisierung ohne Zusatzkosten durch den Cloud-Anbieter

Umfangreiche Funktionalität

Die Funktionalität der Software Services hält in jeder Hinsicht mit den klassischen Kauflösungen für die Rechnungserstellung und -verwaltung mit. So gehört bei den meisten Lösungen neben der Rechnungserstellung und -verwaltung auch die Möglichkeit zur Verarbeitung von weiteren kaufmännischen Dokumenten wie Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein zum Leistungsportfolio. Dabei kann der Anwender in der Regel  auf praxisbewährte Vorlagen zugreifen und das Layout der Dokumente seinem Unternehmens-Design anpassen. Easybill bietet Unternehmen sogar den kostenpflichtigen Service, ein eigenes Logo und Briefpapier zu entwerfen. Das kommt besonders jungen Unternehmen entgegen. Wem es reicht, sein Logo an vorgegebener Stelle auf einem Standardformular zu positionieren, der wird von den meisten Produkten gut bedient. Art und Umfang der Vorlagen unterscheiden sich ebenso im Detail wie die Funktionalität zur Anpassung des Layouts von Dokumenten. Besonders einfach geht das bei fastbill

Am besten, Sie testen

Letztlich kann nur der Test verschiedener Angebote helfen, die optimale Lösung zu finden. Grundsätzlich gilt: Je weniger Abweichungen vom Standard, desto reibungsloser laufen die Prozesse. Wer großen Wert auf kreative Freiheit bei der Gestaltung von Dokumenten legt, sollte seine Kandidaten in diesem Bereich ausgiebig testen, bevor er mit dem Hochladen umfangreicher Stammdaten beginnt. Auch das Zusammenspiel mit anderen Anwendungen sollten Anwender unbedingt in der Praxis ausprobieren, bevor sie sich für eine Lösung entscheiden. Zwar stellen die meisten Anbieter Schnittstellen für die wichtigsten Office-Anwendungen im Standard bereit, doch die Unterschiede in der Handhabung sind deutlich und keineswegs für jeden Anwendungsfall gleich gut geeignet.

Spezial-Know-how inklusive

Zu den speziellen Herausforderungen bei der Rechnungserstellung „von Hand“ gehören unterschiedliche Umsatzsteuersätze, das Umstellen von Brutto- auf Nettopreise und umgekehrt, sowie Fremdwährungen und -sprachen. Bei letzteren punkten vor allem Billomat mit der Lokalisierung in fünf Sprachen und e-conomic invoice, das gar in neun Ländern und Sprachen einsetzbar ist. Auch Rabatte und Skonti sowie die Verwaltung der einmal erstellten Dokumente lassen sich mit den vorgestellten Tools zeitsparend und nervenschonend erledigen.

Nach der Erstellung von Rechnungen und anderen kaufmännischen Dokumenten unterstützen die Webservices den Anwender mit einer Reihe von Funktionen für die weitere Bearbeitung. Neben dem Druck und der Erstellung eines PDFs gehört dazu der Dokumentversand per E-Mail. Dabei warnt beispielsweise Lexlive den Anwender, wenn die Rechnung nicht korrekt ausgefüllt ist. Die digitale Signatur, Voraussetzung für die Vorsteuerabzugsfähigkeit elektronischer Rechnungen beim Kunden, gehört auch bei einfachen Lösungen wie online-rechnungen zum Funktionsumfang, verursacht jedoch unterschiedlich hohe Zusatzkosten pro Dokument.

Und was, wenn der Kunde nicht zahlt? Auch auf diesen Fall sind die Anwender der hier vorgestellten Web-Services bestens vorbereitet. Dabei ist das Mahnwesen funktional unterschiedlich ausgeprägt. So bietet etwa Billomat die Möglichkeit, den hierzulande üblichen drei Mahnstufen beliebig viele weitere hinzuzufügen.

Samstag, 03.03.2012 | 07:06 von Alexander Roth
Kommentieren Kommentare zu diesem Artikel (3)
  • Ro21 22:25 | 04.03.2012

    mal abgesehen davon, dass Schikane nicht mit ck geschrieben wird, ist die Antwort auch keine Antwort auf den Beitrag. Hier gings nicht um digitale Signatur, sondern um die Software aus der cloud. Wenn ein Unternehmer so blauäugig ist und Rechnungen in der Cloud erstellt, wo niemand weiß, wer allesZugriff hat, dann kann man nur noch Gute Nacht sagen. Und dass PC-Welt solch unsicheren Scheiß auch noch weiter verbreitet, zeugt auch nicht gerade von besonderem Niveau. Sorry, dabei gehen mir so die Nackenhaare hoch - das musste jetzt sein...

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  • kalweit 11:26 | 04.03.2012

    Zitat: Till Wollheim
    Die digitale Signatur wird eh in Kürze zum Glück überflüssig sein
    Zeit wird es....

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  • Till Wollheim 10:33 | 04.03.2012

    Digitale Signatur Schickane stirbt aus!

    Mehr als ein Euro pro Monat würde ich einem Kleinunternehmer nicht empfehlen für sowas zu bezahlen. Die digitale Signatur wird eh in Kürze zum Glück überflüssig sein - die Regierung hat ausnahmsweise mal erkannt was nötig und richtig ist! Eine normale PDF-Rechnung - gegen Veränderung geschützt - reicht vollkomen aus! Es gibt aber auch tausende gratis Rechnungsprogramme. Man kann sich das aber auch elicht mit Exel selbst erstellen - dazu brauchts keine Software - ist ja lächerlich! Till :heul:

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