Ob Sie einen Brief an Freunde verschicken oder ein offizielles Schreiben verfassen, einige Regeln zum Aufbau gilt es für sämtliche Korrespondenz zu beachten. Nach der Empfängeradresse folgt das Datum inklusive Ort, z.B. „Zürich, 25. Januar 2008“. Das Wort „den“ wird heutzutage nicht mehr verwendet. Es ist leserlicher, wenn Sie den Monat ausschreiben. Senden Sie Ihr Schreiben ins Ausland, wird das Datum abfallend geschrieben: „2008-01-25“ (Jahr-Monat-Tag).

Danach folgt der Betreff, also um was es in dem Brief geht. Diesen können Sie als Überschrift formatieren. Darunter platzieren Sie die Anrede. Sprechen Sie den Adressaten wenn möglich
persönlich an. Passen Sie die Anrede Ihrem Verhältnis zum Empfänger und dem Grund des Schreibens an. Eher veraltet, aber nach wie vor eine gute Wahl ist „Sehr geehrte Frau Testine“. Moderner und frischer klingen hingegen: „Guten Tag, Frau Test“. Wichtig: Gemäß Duden sollten Sie ein Komma nach „Guten Tag“ setzen.