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Info-Austausch in Word-Dokumenten

Sie benötigen in einem Word-Dokument (Word 97-2003) eine Information aus einem anderen Dokument, beispielsweise die Anzahl der Seiten, einen Zahlenwert oder den Namen einer Überschrift. Indem Sie die Textmarkenfunktion geschickt einsetzen, machen Sie die Grenze zwischen zwei Dokumenten durchlässig. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Sie benötigen in einem Dokument eine Information aus einem anderen Dokument, beispielsweise die Anzahl der Seiten, einen Zahlenwert oder den Namen einer Überschrift.

Lösung:

Indem Sie die Textmarkenfunktion geschickt einsetzen, machen Sie die Grenze zwischen zwei Dokumenten durchlässig. Sie wollen beispielsweise in Ihrem Text auf die Seitenanzahl einer anderen Datei verweisen. Dann fügen Sie am Ende des Dokuments, auf das Sie verweisen möchten, folgende Feldfunktion ein:

Set anzseit {Page}}

In Word 97 verwenden Sie "{Bestimmen anzseit {Seite}}". Die geschweiften Feldklammern erzeugen Sie über die Tastenkombination <Strg>-<F9>. Dadurch wird an der Cursorposition lediglich eine Textmarke mit dem Namen "anzseit" und der letzten Seitenzahl ("Page") eingefügt. Die Seitenzahl wird an dieser Stelle nicht angezeigt. Um die Feldfunktion oder den Wert zu ändern, blenden Sie die Feldfunktion mit <Alt>-<F9> ein.

Wenn Sie in ein Dokument Daten einfügen möchten, dann gehen Sie auf "Einfügen, Datei" und wählen die Datei aus, in der sich die Textmarke befindet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bereich", und geben Sie den Namen der Textmarke ein. In unserem Beispiel lautet er "anzseit" (ohne Anführungszeichen). Nachdem Sie mit "OK" bestätigt haben, erscheint die aktuelle Anzahl der Seiten im Text. Dieses Verfahren funktioniert mit allen Feldnamen, die Word über "Einfügen, Feld" anzeigt. Um einen Bereich, etwa eine Überschrift oder eine Zahl, in ein anderes Dokument zu übernehmen, markieren Sie den gewünschten Bereich und weisen ihm über "Einfügen, Textmarke" eine neue Textmarke zu.

Hinweis: Die Felder aktualisieren sich nicht automatisch. Damit Word immer den richtigen Wert zeigt, markieren Sie in allen verwendeten Dokumenten den gesamten Text mit <Strg>-<A> und aktualisieren die Felder mit <F9>.

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