21.07.2012, 07:55

Johann Baumeister

Mail-Grundlagen

So konfigurieren Sie den Mailzugang auf dem PC

So konfigurieren Sie den Mailzugang ©iStockphoto.com/pagadesign

Ohne Mail kommt heute kaum ein Unternehmen aus. Sie erlaubt die schnelle Übertragung von Nachrichten an Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter. Wir geben Hilfestellung zum richtigen Umgang mit Email und erklären die Konfiguration der Mailclients.
Das Email-System benötigt immer einen Server und einen Client. Zu den bekanntesten Emailclients zählen beispielsweise Outlook von Microsoft, Lotus Notes oder auch die Googlemail-App für Android. Mit dem Mailclient holen Sie die Mails vom Server ab und können diese dann auf Ihrem PC verwalten, bearbeiten und neue Mails tippen. Der Mailclient ist also das Frontend zum Mailserver, der die eigentliche Arbeit verrichtet.
Der Emailserver wiederum hat die Aufgabe Mails zu verwalten, zu empfangen, zu versenden, zu speichern oder weiterzuleiten. Größere Unternehmen unterhalten in der Regel einen eigenen Email-Server. Dies sind beispielsweise Microsoft Exchange oder Lotus Domino. Daneben gibt es auch eine Reihe weiterer Server wie etwa VMware Zimbra und teilweise sogar frei verfügbare Emailserver. Für den SOHO-Anwender wird es zumeist  keinen Sinn machen einen eigenen Emailserver zu unterhalten. Stattdessen greift man dabei besser auf einen Emailprovider zu, der den Maildienst im Auftrag erbringt. Zu diesen Mailprovidern gehören beispielsweise die Telekom oder auch 1&1.
Eine Alternative dazu aber sind mitunter umfassendere Lösungen für den Mittelstand und das SOHO. Collax hat beispielsweise einen Business Server im Portfolio, der neben dem Maildienst auch als Dateiserver und Faxserver fungiert. Eingeschlossen sind ferner Sicherheitsfunktionen oder der Aufbau von VPNs.
Was Sie aber in jedem Fall in Ihrem Unternehmen benötigen ist der Mailclient. Denn dieser holt die Mails von Provider ab. Den Mailclient müssen Sie aber nicht zwingend auf Ihrem Rechner haben. Die Provider bieten stattdessen meist einen Webzugang zu dem Mailsystem an. Wenn Sie die Email nicht sofort wieder löschen wollen – und davon gehen wir aus - benötigen Sie einen Platz zum dauerhaften oder langfristigen Speichern der Emails. Hier gibt es nun unterschiedliche Möglichkeiten. Entweder Sie entscheiden sich die Mails auf dem Server des Providers zu hinterlegen, oder sie holen die Mail vom Provider ab und sicher diese selbst auf einem lokalen System. Beides hat Vor- und Nachteile.
Lokaler Mailspeicher oder Server des Providers
Wenn Sie die Mails auf den Server des Providers belassen, so ist dies oftmals kostenpflichtig. Wir wollen an diese Stelle keine Kostenbetrachtung machen, denn diese wäre ähnlich vielfältig wie beispielsweise ein Vergleich von Handytarifen. Es kommt auf Ihren konkreten Anwendungsfall an.
Google bietet bis zu 7,5 GByte kostenlosen Emailspeicher. Wenn Sie nicht sehr viele Emails mit besonders großen Anhängen haben, sollten diese 7,5 GByte ausreichen. Wer mehr benötigt, kann beispielsweise für 5 Dollar pro Jahr auf 29 GByte ausweiten. Da der Mailserver über das Internet erreicht wird, haben Sie von überall her auch Zugriff auf Ihre Mails. Der Nachteil dieser Variante liegt darin, dass Sie einen permanenten Internetzugriff benötigen. Wenn Sie keine lokalen Kopie ihre Mails anfertigen, können Sie auch nicht auf frühere und ältere Email zugreifen, sofern Sie keinen Zugang zum Internet und dem Provider haben.
Bei der zweiten Variante holen die die Mail von Provider ab und hinterlegen sie auf Ihrem System. Dann müssen Sie den Platz bereitstellen. Dies ist aber angesichts der heutigen Plattenkosten kein wirklicher Nachteil. Der Vorteil dabei ist, das Sie immer Zugriff auf alle Ihre Mails haben, denn diese liegen ja nun auf Ihrem eignen System. Der Nachteil bei dem Verfahren ist, dass sie unterwegs keinen Zugriff auf Ihre früheren Mails, die ja auf Ihrem System im Büro liegen, haben.
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