Immer und überall arbeiten mit dem Online-Büro

Texte schreiben, bearbeiten und anderen zur Verfügung stellen gehört zu den klassischen Arbeiten im Büro. Dasselbe gilt für Tabellen und Präsentationen. Auf dem eigenen Rechner oder Notebook sind die entsprechenden Office-Programme installiert und man kann jederzeit damit arbeiten.

Aber schon das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument ist oft wenig komfortabel. Muss doch der Text hin und her gemailt werden. Arbeitet man im Büro an einem Text und muss man wegen einer Geschäftsreise das Notebook nutzen, müssen die Dateien auf den mobilen Rechner kopiert werden. Schnell entsteht ein "Versions-Chaos". Und hat man eine Datei vergessen zu kopieren, ist der Ärger groß, ist unter Umständen das Weiterarbeiten gar nicht möglich.

Mit dem Dienst "Text und Tabellen" von Google kann man diesen Problemen aus dem Weg gehen. Dateien liegen nicht mehr auf der eigenen Festplatte, sondern auf einem Server von Google. Und den kann man überall mit jedem Rechner erreichen.

Wer sehr häufig unterwegs ist und an verschiedenen Rechnern auf seine Texte, Tabellen und Präsentationen zugreifen muss, kann sich also über die Google-Webseite ein Konto einrichten. Dieses Konto besteht aus einer Email-Adresse und einem Passwort. Meist hat man bereits eine Email-Adresse, aber für die elektronische Kommunikation das gleiche wie für die Text- und Tabellenverarbeitung gilt, richtet man sich zunächst einen Mail-Account bei Google Mail ein. Die Mails sind von jedem Rechner mit Internet-Zugang abrufbar.

Zwingend nötig ist dies aber nicht, er kann auch die Mail-Adresse eines anderen Anbieters für sein Google-Konto verwenden.

Die Arbeitsoberfläche und somit die Arbeitsweise von "Text und Tabellen" sind anderen Office-Tools sehr ähnlich und schnell erfasst. Jetzt kann man von jedem Rechner mit Internet-Zugang neue Texte anlegen. Schon vorhandene Texte und Tabellen können in das eigene Konto hochgeladen und dann bearbeitet werden.

Da die Dateien, die man erstellt, "im Internet" gespeichert sind, ist es ohne weiteres möglich, sie in Echtzeit jemand anderem zur Verfügung zu stellen. Dieser jemand, zum Beispiel ein Kollege, muss nur ebenfalls ein Google-Konto haben und von Ihnen die Berechtigung auf den Zugriff erhalten.

Die Zugriffsrechte können differenziert vergeben werden, als Leser oder auch als Mitarbeiter. Der erstellte und bearbeitete Text kann als PDF, als Word-Dokument oder auch als RTF-Datei gespeichert und als Email-Anhang verschickt werden. Die Textverarbeitungsfunktionen sind abgespeckt, aber der Dienst "Text und Tabellen" ist kostenlos.

Da man seine Texte, Tabellen und Präsentationen auf den Servern von Google ablegt, ist die Kapazität natürlich begrenzt: Jedes Dokument darf maximal 500 Kilobyte groß sein. Dazu dürfen Bilder bis maximal 2 Megabyte eingebaut werden. Tabellen sind in Spalten und Zellen begrenzt und Präsentationen vom ppt- und pps-Format dürfen höchstens 10 Megabyte groß sein.