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Gezielt Mails in Outlook herunterladen

Unerwünschte Nachrichten vom Server zu laden, kostet Zeit und Geld. Sie wollen nur die Mails vom Server holen, die Sie wirklich brauchen, und den Rest ohne Download löschen.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Unerwünschte Nachrichten vom Server zu laden, kostet Zeit und Geld. Sie wollen nur die Mails vom Server holen, die Sie wirklich brauchen, und den Rest ohne Download löschen.

Lösung:

Outlook (Outlook XP, 2003) bietet eine bequeme Möglichkeit an, Post gezielt herunterzuladen. So können Sie zunächst nur die Kopfzeilen mit Absender und Betreff herunterladen. Im zweiten Schritt entscheiden Sie, welche Mails tatsächlich übertragen werden sollen und welche Sie ohne Download auf dem Server löschen möchten.

Falls Sie die Option nur gelegentlich verwenden, gehen Sie auf "Extras, Senden/Empfangen, Kopfzeilen dieses Ordners downloaden" (Outlook XP: "Extras, Senden/Empfangen, Mit Kopfzeilen arbeiten, Kopfzeilen downloaden"). Für einzelne Mailkonten lautet der Befehl "Kopfzeilen im Posteingang downloaden". Sie finden ihn im Untermenü des Kontonamens.

Wenn Sie diese Möglichkeit oft nutzen, ist es besser, das Mailkonto dauerhaft zu ändern. Öffnen Sie dazu "Extras, Übermittlungseinstellungen, Übermittlungsgruppen definieren" (XP) beziehungsweise "Extras, Senden/Empfangen, Übermittlungseinstellungen, Übermittlungsgruppen definieren" (2003). Wählen Sie den Eintrag "Alle Konten", und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten". Unter "Ordneroptionen" aktivieren Sie "Nur Kopfzeilen downloaden". Alternativ können Sie die Standard-Option "Element samt Anlagen downloaden" beibehalten und stattdessen eine KB-Grenze festlegen, ab der Outlook nur noch die Kopfzeilen herunterlädt. Diese Einstellung eignet sich besonders dann, wenn Sie oft Mails mit größeren Anhängen erhalten, etwa Bildern oder PDF-Dateien.

Wenn Sie die Kopfzeilen auf Ihren Rechner geholt haben, können Sie im Posteingang nach einem Rechtsklick für jede Mail im Kontextmenü festlegen, was mit ihr passieren soll: Sie haben die Wahl, die komplette Mail in Kopie auf Ihren PC zu holen, sie herunterzuladen und anschließend auf dem Server zu löschen oder sie gleich auf dem Server zu löschen, ohne sie abzuholen. Beim nächsten Empfang führt Outlook die gewünschten Aktionen aus.

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