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Geschenktage elegant mit Evernote planen

28.02.2014 | 10:02 Uhr |

Wenn Weihnachten, Geburts- oder Jahrstage anstehen, gilt es den Überblick über die richtigen Geschenke zu behalten. Damit das nicht zu stressig wird, zeigen wir, wie Sie sich mit Evernote organisieren.

Ein Grund für die Popularität von Evernote ist sicherlich auch die weit verbreitete Verfügbarkeit auf den verschiedenen Plattformen. Neben einem Zugang per Webbrowser unterstützt das Tool auch die wichtigsten mobilen Endgeräte mit einer eigenen App. Für Android gibt es aktuell ebenfalls eine App für Smartphone und Tablet. Für Windows und Mac OS X gibt es darüber hinaus noch eine eigene Anwendung mit erweitertem Funktionsumfang.

Evernote stellt für viele die Basis zur Verwaltung ihres Alltags dar: Sie speichern darin Notizen, Grafiken und Dokumente aus unterschiedlichen Quellen. Damit Anwender bei der Flut an Informationen nicht den Überblick verlieren, stehen ihnen eine Suche, verschiedene Sortiermechanismen sowie eine Texterkennung zur Verfügung. Letztere ist ganz besonders hilfreich, wenn Sie auch handschriftliche Notizen damit verwalten möchten.

Führen Sie die Registrierung von Evernote am einfachsten über einen Computer im Browser durch.
Vergrößern Führen Sie die Registrierung von Evernote am einfachsten über einen Computer im Browser durch.

Der Einstieg

In diesem Workshop zeigen wir Ihnen, wie Sie den Einstieg erfolgreich meistern und über eine To-do-Liste beispielsweise die Weihnachtswünsche Ihrer Lieben rechtzeitig vor dem jährlichen Fest organisieren und diese mit Bildern, Links und Tondokumenten entsprechend erweitern.

Für die Nutzung von Evernote ist eine Registrierung notwendig. Diese ist seit einem Hack Anfang 2013 ein wenig aufwendiger geworden. Am einfachsten melden Sie sich an einem PC unter www.evernote.com an. Für die Registrierung benötigen Sie sowohl eine gültige Mailadresse sowie einen Benutzernamen und ein sicheres Passwort. Während der Eingabe bekommen Sie entsprechende Hinweise, und im Eingabefeld erscheint ein grüner Kreis mit einem weißen Häkchen.

Anschließend erhalten Sie eine Mail an die Adresse geschickt, die Sie bei der Registrierung verwendet haben. Erst wenn Sie den darin enthaltenen Link bestätigen, ist Evernote einsatzbereit.

Für die Verwaltung steht Ihnen unter Android ein Startmenü zur Verfügung.
Vergrößern Für die Verwaltung steht Ihnen unter Android ein Startmenü zur Verfügung.

Die Android-App

Laden Sie nun die kostenlose Evernote-App aus dem Play Store herunter, und rufen Sie sie auf. Als Erstes geben Sie Ihren Benutzernamen oder Ihre Mailadresse sowie das festgelegte Passwort ein. Nach der Anmeldung sehen Sie den Einstiegsbildschirm mit den Grundfunktionen. Auf dieser Übersicht finden Sie die drei wesentlichen Grundelemente von Evernote: Notizen, Notizbücher und Schlagwörter. Für die Speicherung Ihrer Informationen benötigen Sie immer eine Notiz als Grundelement. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein Bild, einen Text oder eine Sprachaufnahme speichern möchten.

Alle neu erzeugten Notizen landen automatisch im Ordner „Notizen“. Wenn Sie diesen über die App aufrufen, sehen Sie eine Liste all Ihrer in Evernote gespeicherten Informationen und Daten.

Ab einer bestimmten Anzahl von Notizen wird es schwierig, den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund gibt es eine weitere Gruppierungsebene in Evernote: das Notizbuch. In diesem speichern Sie eine beliebige Anzahl von Notizen, jedoch kann jede Notiz nur maximal einem Notizbuch zugeordnet sein.

Als letzte Gruppierungsebene gibt es noch die Stichwörter, mit denen Sie einzelne Notizen versehen können. Damit ist es einfacher, bestimmte Notizen zu suchen, die sich beispielsweise in unterschiedlichen Notizbüchern befinden.

So viel zu den organisatorischen Grundlagen. Damit Sie richtig loslegen können, benötigen Sie, wie zuvor erwähnt, erst einmal eine Notiz.

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Deaktivieren Sie in den Einstellungen die Funktion „Auto-Titel“, wenn Sie keine Vorbelegung der Notiz-Titel möchten.
Vergrößern Deaktivieren Sie in den Einstellungen die Funktion „Auto-Titel“, wenn Sie keine Vorbelegung der Notiz-Titel möchten.

Wunschzettel anlegen

Unser erstes Beispiel soll eine Notiz werden, in der alle Weihnachtsgeschenke für Frieda aufgelistet werden. Bevor Sie diese jedoch anlegen, sollten Sie noch einen kurzen Abstecher in die Einstellungen von Evernote machen. Diese rufen Sie über das Symbol in der rechten oberen Ecke der Anwendung auf. Wählen Sie aus der Rubrik „Allgemeine Einstellungen“ den Punkt „Notizerzeugung“. Im Standard ist die Option „Auto-Titel in Notizen aktivieren“ angeklickt. Damit versieht Evernote Ihre Notiz automatisch mit dem aktuellen Tagesereignis oder dem Kalendereintrag, der zum Zeitpunkt des Anlegens aktiv ist. Sollten Sie diese Vorbelegung nicht wünschen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Feld.

Legen Sie anschießend eine Textnotiz an, sehen Sie eine leere Notiz ohne Notiz-Titel und Inhalt. Tragen Sie an dieser Stelle als Erstes den Titel der Notiz ein, wie etwa „Geschenke für Frieda“. Es stehen Ihnen für den Inhalt der Notiz unterschiedliche Formatierungen des Textes sowie Elemente zur Nummerierung, Aufzählung sowie Kästen für eine Checkliste zur Verfügung.

Die Weihnachtswünsche von Frieda sollen als Aufgabenliste gestaltet werden: Nachdem ein Wunsch entweder selbst eingekauft oder alternativ an einen Dritten „verraten“ wurde, lässt er sich in der Liste abhaken.

Neben der Geschenkeliste für Frieda soll es noch weitere Listen für Nele und Magnus geben sowie eine übergreifende Liste für alle, die keine personalisierte bekommen werden.

Insgesamt gibt es damit bereits vier Listen, die sich alle um das Thema Weihnachten 2013 drehen. Damit Sie auf diese schnell und gemeinsam zugreifen können, legen Sie im nächsten Schritt ein neues Notizbuch an und verschieben die vier Objekte dorthin.

Mit dem Editor legen Sie innerhalb von Evernote eigene Notizen und Aufgabenlisten an.
Vergrößern Mit dem Editor legen Sie innerhalb von Evernote eigene Notizen und Aufgabenlisten an.

Wunschzettel gruppieren

Wechseln Sie in die Ansicht „Notizbücher“. In dieser befindet sich aktuell ein Notizbuch, das den Namen Ihres Benutzerkontos trägt. Entweder Sie benennen dieses um, oder Sie legen über die Schaltfläche „Neues Notizbuch“ ein entsprechendes neues Objekt an. In unserem Beispiel bekommt das neue Notizbuch den Namen „Weihnachten 2013“.

Verschieben Sie nun die vorhandenen Notizen in den neu angelegten Ordner. Öffnen Sie dazu die erste zu verschiebende Notiz, und rufen Sie aus den Eigenschaften die Funktion „Ins Notizbuch verschieben“ auf. An dieser Stelle sehen Sie alle zur Verfügung stehenden Notizbücher und wählen in unserem Fall den Eintrag „Weihnachten 2013“ aus. Nach diesem Schritt sehen Sie diese Notiz nicht nur in der Ansicht „Alle Notizen“, sondern auch im Notizbuch „Weihnachten 2013“. Wiederholen Sie diesen Vorgang entsprechend für die anderen drei Notizen. Der anschließende Blick in das Weihnachts-Notizbuch zeigt alle vier Elemente vereint in einem Ordner.

Wenn Sie ein Notizbuch nicht mehr benötigen, können Sie dieses wieder löschen. Allerdings funktioniert dies nicht über die Oberfläche der Android-App, sondern nur über die Weboberfläche. Vor dem Löschen eines Notizbuchs sollten Sie überprüfen, ob dieses auch leer ist. Denn: Sobald Sie ein Notizbuch löschen, verschwindet nicht nur dieses, sondern auch alle darin enthaltenen Inhalte aus Ihrer Evernote-Anwendung. Aber: Sollte Ihnen beim Löschen einer Notiz oder eines Notizbuchs ein Fehler unterlaufen, können Sie die versehentlich gelöschten Elemente aus dem Papierkorb zurückholen und an der ursprünglichen Stelle wieder einfügen.

Ein Notizbuch gruppiert mehrere inhaltlich zusammengehörende Notizen.
Vergrößern Ein Notizbuch gruppiert mehrere inhaltlich zusammengehörende Notizen.

Schlagwörter gezielt einsetzen

Neben der Gruppierung von Notizen in Notizbüchern erlaubt Ihnen Evernote auch die Zuordnung von Schlagwörtern zu einer Notiz und auf diesem Weg eine Kategorisierung Ihrer Notizen. Die Definition und Zuweisung der Schlagwörter erfolgt auf der Ebene einer Notiz. An dieser Stelle legen Sie über das Kontextmenü und den Punkt „Schlagwort“ die Zuordnung fest.

Bereits verwendete Begriffe speichert Evernote und zeigt Ihnen diese über die Liste der privaten Schlagwörter an. Darüber hinaus können Sie auch jederzeit einen neuen Begriff eingeben, und Evernote erzeugt einen entsprechenden Eintrag.

Als Ergebnis dieser Aktion sehen Sie auf der Überblicksseite von Evernote in der Rubrik „Schlagwörter“ eine alphabetische Auflistung aller zugewiesenen Schlagwörter sowie die Anzahl des Auftretens. Wenn Sie einen Eintrag auswählen, sehen Sie alle zugeordneten Notizen.

Andere Objekte verwenden

Neben einer reinen Textnotiz ist es auch möglich, direkt Aufnahmen in eine Notiz zu packen. Wenn Sie beispielsweise noch ein paar gute Ideen für ein Weihnachtsgeschenk haben sollten, gerade aber nicht tippen können, dann aktivieren Sie einfach die Sprachaufnahme und sprechen Ihre Gedanken ins Smartphone. Evernote generiert daraus eine neue Notiz, in der die Aufnahme integriert ist. Diese müssen Sie anschließend nur noch dem passenden Notizbuch zuordnen.

Haben Sie nur eine ungefähre Idee, wie ein Weihnachtsgeschenk auf der Liste aussehen soll, etwa die Puppe für Nele, und stehen Sie gerade im Spielwarenladen vor ungefähr 20 Exemplaren, dann machen Sie einfach ein paar Fotos und hängen diese als weitere Notiz an. Mit der Auswahl an Bildern können Sie anschließend eine Klärung herbeiführen, und zu Weihnachten liegt dann hoffentlich das richtige Exemplar unterm Baum.

Natürlich ist es auch möglich, Objekte vom Speicher Ihres Smartphones oder Tablets direkt in eine Notiz zu integrieren. Dafür steht die vierte Option zur Verfügung, mit der Sie Anhänge zu einer Notiz hinzufügen. Damit können Sie beispielsweise Ihre Notizen direkt beim Schreiben mit einer zusätzlichen Information versehen, etwa dem Foto eines Puppenwagens für Nele oder der Lieblingsmütze, die sich Frieda wünscht.

Eine weitere Methode zum Strukturieren Ihrer Notizen sind die Schlagwörter, die Sie individuell einer Notiz zuweisen.
Vergrößern Eine weitere Methode zum Strukturieren Ihrer Notizen sind die Schlagwörter, die Sie individuell einer Notiz zuweisen.

Informationen mit anderen teilen

Sie können auch andere an Ihren Informationen teilhaben lassen. Abhängig davon, ob Sie ein kostenloses Konto oder einen Premiumzugang besitzen, gibt es an dieser Stelle allerdings einige Abweichungen bei den danach möglichen Aktionen.

Bei beiden Versionen können Sie sowohl eine Notiz als auch ein komplettes Notizbuch mit anderen teilen. Wenn Sie sich in der Android-App in einer Notiz befinden, sehen Sie am unteren Rand das „Teilen“-Symbol. Wenn Sie dieses Symbol anklicken, erstellt Evernote im Hintergrund eine eindeutige URL und bietet Ihnen an, diese direkt über eine installierte App wie Facebook, Twitter oder Whatsapp zu verschicken. Natürlich ist es auch möglich, diese URL lediglich in den Zwischenspeicher zu kopieren und anschließend selbst über verschiedene Kanäle zu senden.

Rufen Sie diesen Link in einem Browser auf, sehen Sie die komplette Notiz, sind allerdings nicht in der Lage, daran etwas zu verändern. Trotz allem ist es auf diese Weise möglich, die verschiedenen Wunschzettel an die Freunde und Verwandten zu verteilen. Sie müssen nur noch über einen Offline-Prozess sicherstellen, dass die Geschenke am Ende nicht doppelt und dreifach unter dem Weihnachtsbaum landen.

Wenn Sie einen Premium-Zugang besitzen, können Sie eine Notiz nicht nur freigeben sondern auch anderen erlauben, diese zu bearbeiten. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, welche Veränderungen von welcher Person durchgeführt wurden, erstellt Evernote vor einer Änderung durch Dritte jeweils eine neue Version der Notiz. Somit lassen sich im Nachhinein die Schritte des externen Bearbeiters gut nachvollziehen, und Sie wissen genau, wer von der Weihnachtsliste welchen Geschenkwunsch für sich reserviert hat.

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Sie können eine Evernote-Notiz mit beliebigen Personen teilen, auch wenn diese keinen Account besitzen.
Vergrößern Sie können eine Evernote-Notiz mit beliebigen Personen teilen, auch wenn diese keinen Account besitzen.

Alle Wunschzettel verteilen

Neben der direkten Freigabe einer Notiz erlaubt Evernote auch die Freigabe von kompletten Notizbüchern. Sie können hier die Empfänger und Bearbeiter der Informationen deutlich exakter benennen und die Möglichkeiten zumindest in gewissem Maße einschränken.

Gehen Sie dazu in das gewünschte Notizbuch, und rufen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt „Freigeben“ auf. Sie haben an dieser Stelle entweder die Option, das komplette Notizbuch über eine öffentliche URL zu teilen, oder Sie geben einzelne Personen über eine Mail Adresse an, die Zugriff auf Ihre Informationen bekommen sollen.

In der zweiten Variante ist es außerdem möglich, die Freigabe an eine oder mehrere Personen per Mail zu verschicken und mit einer Nachricht zu versehen. Auf diesem Weg erlaubt Ihnen Evernote, auch noch zwei Unterscheidungen zu treffen: Welche Informationen sollen sichtbar sein? Und muss eine Anmeldung bei Evernote erfolgen, um Ihre Notizen zu sehen? In unserem Beispiel sollen für die Oma nur die Notizen und damit die Wunschzettel sichtbar sein. Eine Anmeldung an Evernote ist damit nicht verbunden, da dies mit unnötigen Rückfragen verbunden wäre.

Termine nicht aus dem Auge verlieren

Neben dem Verschicken von Wunschzetteln gibt es noch zahlreiche weitere Aktivitäten zu erledigen, etwa einen Weihnachtsbaum aussuchen, die Krippe zu entstauben oder die defekten Birnen der Lichterkette zu tauschen.

Damit Sie auch an dieser Stelle keine Aktivität aus den Augen verlieren, lohnt sich die Anlage einer Notiz als To-do-Liste. Klicken Sie dazu auf das Quadrat mit dem Haken, danach erscheinen alle Einträge mit Kästchen zum Abhaken. Schreiben Sie in diese Notiz nun alle Aktivitäten, die Sie vor Weihnachten erledigen müssen. Evernote bietet Ihnen sogar eine Erinnerungsfunktion an, die mit einem Wecker-Symbol gekennzeichnet ist: An einem bestimmten Tag zu einer definierten Uhrzeit informiert Sie Evernote über die Fälligkeit der Aufgaben innerhalb der Notiz per Mail. Sollten noch nicht alle Aufgaben bis zu diesem Zeitpunkt erledigt sein, legen Sie einfach einen Termin für die nächste Erinnerung fest.

Notizbücher lassen sich mit deutlich mehr Freigabe- Optionen versehen und eigens für einzelne Personen freischalten.
Vergrößern Notizbücher lassen sich mit deutlich mehr Freigabe- Optionen versehen und eigens für einzelne Personen freischalten.

Suchen und Finden

Je länger Sie mit Evernote arbeiten, desto mehr Einträge werden Sie anlegen. Evernote indiziert alle und hilft Ihnen, diese wiederzufinden: Innerhalb der Android-App steht Ihnen am Rand des Bildschirms eine Lupe zur Verfügung. Mit dieser öffnen Sie das Suchfenster und geben den gesuchten Begriff in das Suchfeld ein. Im Standard durchsucht Evernote alle privaten Notizen. Dies lässt sich jedoch in der erweiterten Suche anpassen. In der Trefferliste bekommen Sie alle Notizen angezeigt, welche den gesuchten Begriff enthalten.

Fazit: Mächtiges Tool

Evernote ist eine leistungsfähige Plattform, um Aufgaben zu verwalten und zu planen. Im ersten Schritt genügt ein Standard-Zugang, doch häufige Nutzer werden schnell die Vorzüge des Premium- Abos (siehe Kasten unten) schätzen lernen.

Evernote Premium Version

Neben der kostenlosen Version bietet Ihnen Evernote noch eine Premium-Variante an. Diese kostet 5 Euro pro Monat oder 40 Euro pro Jahr und bietet einige interessante Funktionen, die Sie vor allem bei intensiver Nutzung der Anwendung benötigen. Dazu zählen neben mehr Speicherplatz vor allem auch die bereits erwähnte gemeinsame Arbeit im Team und die Möglichkeit, Ihre Daten auch offline verwenden zu können.

Evernote bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, diesen Premium-Service zu testen: Entweder beginnen Sie nur mit einem Monatsvertrag, oder Sie schließen einen Jahresvertrag ab und erhalten bei vorzeitiger Kündigung die Restsumme zurück. Allerdings entstehen hier laut Evernote bei manchen Bezahlarten Probleme, und eine Erstattung ist nicht möglich. Deswegen sollten Sie, falls Sie noch unsicher sind, mit einem Monatsabo starten.

Browser, App oder PC-Anwendung

Evernote gibt es in drei verschiedenen Varianten: Für unterwegs bietet die App die richtige Oberfläche, mit der Sie schnell und unkompliziert Ihre Daten in Notizen fassen können.

Mehr Funktionen und vor allem eine übersichtlichere Oberfläche erhalten Sie bei der Anwendung im Desktop- Browser unter www.evernote.com . An dieser Stelle haben Sie mehrere Bereiche, in denen Sie Ihre Notizen und Notizbücher in der Übersicht sowie die enthaltenen Inhalte auf einen Blick sehen können. In der Weboberfläche stehen auch Funktionen wie das Löschen von Notizbüchern zur Verfügung, die nicht in der App enthalten sind.

Den vollen Leistungsumfang der Plattform erhalten Sie allerdings nur mit der Evernote-Anwendung, die Sie unter Windows installieren. Diese enthält direkte Verknüpfungsmöglichkeiten zu den Anwendungen auf Ihrem Computer und erlaubt somit deutlich mehr Möglichkeiten, die Daten zwischen den verschiedenen Programmen auszutauschen und innerhalb von Evernote zu sammeln. Für die intensive Nutzung führt damit in den meisten Fällen kein Weg an der installierten Anwendung vorbei.

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