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Geniale Apps für mobiles Arbeiten

16.07.2014 | 09:09 Uhr |

Auf Geschäftsreisen ersetzen Smartphone und Tablet immer öfter Arbeits- PC oder Laptop. Damit Sie auch unterwegs für alle Aufgaben gerüstet sind, geben wir Ihnen wertvolle Tipps für Ihr mobiles Büro mit dem Tablet oder Smartphone an die Hand.

Die Schnelllebigkeit unserer Zeit stellt uns und unsere Arbeitsweise vor neue Herausforderungen: So müssen wir stets erreichbar sein und jeden Auftrag schnellstmöglich bearbeiten. Hierbei helfen uns mobile Geräte: Mit den neuen leistungsstarken Smartphones und Tablets können Berufstätige jetzt überall arbeiten.

Dieser Artikel stammt aus der AndroidWelt 4/2014

Das neue Android, die neue Luxusklasse der Smartphones und die besten Gratis-Apps - das und noch vieles mehr bietet die AndroidWelt 04/2014, jetzt am Kiosk und im Web-Store .

Office-Pakete für Android

Im Büroalltag kommen Sie nicht um ein Office-Paket herum. Das wohl bekannteste stammt dabei von Microsoft: Hier sind wie bei den kostenlosen Konkurrenzprodukten Open Office oder Libre Office mehrere Programme an Bord, mit denen sich fast alle Büroarbeiten erledigen lassen. Für das Verfassen von Geschäftskorrespondenz, Verträgen, Konzepten und vielen anderen Texten ist Microsoft Word ein beliebtes Schreibprogramm. Mit Powerpoint können Sie Vorträge veranschaulichen, und Excel dient zum Erstellen von Tabellenkalkulationen, Diagrammen und Listen. Aber nicht nur für den PC, auch für Android-Smartphones und -Tablets existieren von verschiedenen Herstellern mittlerweile Apps, die alle diese Funktionen umfassen. Allen voran wartet Microsoft selbst mit der mobilen Lösung Office Mobile auf. Um das Programm nutzen zu können, bedarf es eines vorhandenen Microsoft-Kontos.

Die kostenlose Anwendung Kingsoft Office unterstützt die gängigen Dateiformate DOC, DOCX, TXT, XLS, XLXX, PPT, PPTC sowie PDF.
Vergrößern Die kostenlose Anwendung Kingsoft Office unterstützt die gängigen Dateiformate DOC, DOCX, TXT, XLS, XLXX, PPT, PPTC sowie PDF.

Es existieren jedoch viele kostenlose Alternativen, welche Office Mobile in nichts nachstehen. Hier ist beispielsweise die App Kingsoft Office zu nennen. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Arbeitsdokumente auch unterwegs abzurufen und zu bearbeiten. So können Sie jederzeit neue Ideen ausarbeiten und ergänzen. Die Bedienung dieser Programme über die Touchdisplays gestaltet sich auf Dauer allerdings recht mühsam. Für mehr Komfort sorgen hier praktische Bluetooth-Tastaturen und -Mäuse.

Die besten Büro-Apps im Kompaktformat

Kommunikation mit dem mobilen Gerät

Um mit Ihren Geschäftspartnern in Kontakt zu treten, bieten Smartphones und Tablets diverse Möglichkeiten. Die Kommunikation über Ihre SIM-Karte per SMS oder per Telefonanruf sind nur zwei von vielen Optionen.

Mit Skype können Sie auch unterwegs an Videokonferenzen mit Ihrem Team oder Geschäftspartnern teilnehmen.
Vergrößern Mit Skype können Sie auch unterwegs an Videokonferenzen mit Ihrem Team oder Geschäftspartnern teilnehmen.

Telefonieren per VoIP (Voice over IP): Mittels verschiedener Android-Anwendungen können Sie sich über die Internetverbindung mit Ihren Gesprächspartnern unterhalten und so Meetings über große Entfernungen abhalten. Die wohl bekannteste App dafür ist Skype . Neben Sprachanrufen haben Sie hier auch die Möglichkeit des Video-Chats. So lassen sich Ihre geschäftlichen Kontakte auch über eine große Distanz pflegen. Kostenlose Apps wie Line Messenger , ICQ , oo-Voo oder der Imo Messenger bieten ebenso wie Skype die Möglichkeit, per Videochat, Sprachanruf oder Textnachrichten zu kommunizieren.

Heikle Geschäftsangelegenheiten besprechen Sie besser nur über eine verschlüsselte Verbindung. Die kostenlose App Redphone bietet diesen Dienst kostenfrei an.
Vergrößern Heikle Geschäftsangelegenheiten besprechen Sie besser nur über eine verschlüsselte Verbindung. Die kostenlose App Redphone bietet diesen Dienst kostenfrei an.

Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen, sollten Sie über die Installation einer VoIP-Anwendung mit Verschlüsselung nachdenken. Die App Redphone gestattet es Ihnen, abhörsicher zu telefonieren. Hierfür müssen sowohl Sie als auch Ihr Gesprächspartner die App installieren. Die Anwendung kodiert dann Ihre Kommunikation mit einer End-to-End-Verschlüsselung. Für die Nutzung dieser Apps bietet sich die Anschaffung eines Headsets an. So haben Sie während des Telefonats die Hände frei.

Die vorgestellten VoIP-Apps ermöglichen Ihnen kostenlose Telefonate bei bestehender WLAN-Verbindung. Falls Sie aber nicht über eine Internet- Flatrate verfügen oder sich im Ausland aufhalten, sollten Sie unterwegs von dieser Art der Kommunikation absehen, da die Kosten Ihrer mobilen Datennutzung sonst schnell explodieren.

Wenn Sie bereits über ein bestehendes Microsoft-Konto verfügen, holen Sie sich mit der App Outlook einfach Ihre Geschäftsmails auf Ihr Smartphone oder Tablet.
Vergrößern Wenn Sie bereits über ein bestehendes Microsoft-Konto verfügen, holen Sie sich mit der App Outlook einfach Ihre Geschäftsmails auf Ihr Smartphone oder Tablet.

E-Mail-Clients: In der Arbeitswelt kommen Sie nicht um das Schreiben und Beantworten von E-Mails herum. Diese Aufgaben lassen sich auch von Ihrem mobilen Gerät leicht und schnell erledigen. So können Sie beispielsweise die Zeit Ihres Arbeitsweges in öffentlichen Verkehrsmitteln effizienter nutzen. Um Ihre E-Mails auf Ihrem Smartphone oder Tablet zu empfangen, haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, einen E-Mail-Client wie Outlook.com zu verwenden.

Mit dem wohl bekanntesten Messenger Whatsapp können Sie chatten, Links teilen, Bilder sowie Standortkoordinaten austauschen.
Vergrößern Mit dem wohl bekanntesten Messenger Whatsapp können Sie chatten, Links teilen, Bilder sowie Standortkoordinaten austauschen.

Hier müssen Sie sich lediglich mit Ihrem bestehenden Microsoft-Konto anmelden. Anschließend können Sie nicht nur Ihre E-Mails, sondern auch Kontakte und Termine synchronisieren. Ähnliche Anwendungen existieren auch von den Anbietern anderer Maildienste wie GMX , Gmail und Yahoo . Allerdings lässt sich die Installation dieser Apps auch umgehen: Nutzen Sie beispielsweise Outlook in der Arbeit, so können Sie auch ein Exchange-2013-Konto einrichten. Nutzen Sie andere Anbieter, dann können Sie in den Einstellungen Ihres Android-Geräts weitere Mailkonten zu dem vorinstallierten Mailclient hinzufügen. Hierfür wählen Sie den im Menü den Punkt „Konten“, dann die Option „Konto hinzufügen“ und anschießend „E-Mail“. Geben Sie nun die entsprechenden Daten ein.

Mit Threema versenden Sie verschlüsselte Nachrichten. Die Bedienoberfläche unterscheidet sich nur unwesentlich von Whatsapp und anderen beliebten Messengern.
Vergrößern Mit Threema versenden Sie verschlüsselte Nachrichten. Die Bedienoberfläche unterscheidet sich nur unwesentlich von Whatsapp und anderen beliebten Messengern.

Messenger: Um mit Ihren Kollegen schnell, informell und unkompliziert Informationen auszutauschen, eignen sich einfache Messenger. Hier ist die Auswahl bei dem ungeheuer vielfältigen Angebot nicht einfach. Neben den gängigen Nachrichten-Apps wie Whatsapp , Facebook Messenger und Google Hangouts eroberten infolge des NSA-Skandals Chat-Programme mit Ent-to-End-Verschlüsselung den Markt: Allen voran Threema , das auf ein asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren setzt.

Speichern, übertragen, sortieren

Wenn Sie täglich viele Dokumente nutzen und somit auch eine große Anzahl von Dateien auf Ihrem Smartphone oder Tablet speichern wollen, verlieren Sie schnell den Überblick. Für Ordnung sorgen Apps wie Andro Zip Dateimanager , DateiManager oder Xplorer Dateimanager . Hier lassen sich Dateien und Verzeichnisse unkompliziert verwalten. Um Platz zu sparen, etwa bei Mailanhängen, bietet Andro Zip Dateimanager zusätzlich die Möglichkeit, kompakte Zipdateien zu erstellen. Alternativen dazu sind etwa Winzip und Android Zip.

Die besten Office-Apps für Android im Vergleich

Mit der Cloud-Lösung Dropbox können Sie überall und jederzeit auf die aktuelle Version Ihrer Dateien zugreifen.
Vergrößern Mit der Cloud-Lösung Dropbox können Sie überall und jederzeit auf die aktuelle Version Ihrer Dateien zugreifen.

Datenaustausch: Um mobil effizient arbeiten zu können, ist ein unkomplizierter Datenaustausch zwischen Ihrem Arbeits-PC und Ihrem Smartphone oder Tablet unabdingbar. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie sich die benötigten Dokumente per E-Mail schicken, was aber umständlich ist. Sie können aber auch einen USB-Stick mit Micro-USB-Stecker verwenden oder die Daten per Kabel vom PC auf Ihr mobiles Gerät transferieren. Falls Sie allerdings unterwegs spontan eine andere Datei benötigen, können diese Methoden zum Problem werden, denn Sie haben dann keinen Zugriff auf Ihren Arbeitsrechner. Praktischer sind hier die diversen Cloud-Dienste wie Dropbox und Google Drive . Diese ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente online zu speichern. So haben Sie jederzeit und überall Zugang zu der aktuellen Version des Dokuments und gleichzeitig ein Backup Ihrer Arbeit.

Mit Google Drive lassen sich Ihre Daten zentral speichern. So sind der Zugriff und die Freigabe für weitere Nutzer jederzeit möglich.
Vergrößern Mit Google Drive lassen sich Ihre Daten zentral speichern. So sind der Zugriff und die Freigabe für weitere Nutzer jederzeit möglich.

Für den Datenaustausch zwischen zwei Mobilgeräten bieten viele Smartphones oder Tablets Übertragungsstandards wie Bluetooth und NFC. Bei Geräten mit einer Android-Version ab 4.0 können Sie außerdem mittels Android Beam einfach und schnell Daten via NFC austauschen, indem Sie die Geräte mit den Rückseiten aneinander halten. Das ist beim Austausch von Visitenkarten oder anderen kleinen Datenmengen praktisch.

Mit dem My Phone Explorer erhalten Sie eine effiziente Verwaltungssoftware für Ihre Mobilgeräte.
Vergrößern Mit dem My Phone Explorer erhalten Sie eine effiziente Verwaltungssoftware für Ihre Mobilgeräte.

Backup: Um zu verhindern, dass Ihre Daten bei Beschädigung oder Verlust Ihres Smartphones oder Tablets verloren gehen, sollten Sie regelmäßig ein Backup Ihres mobilen Geräts erstellen. Für Samsung-Geräte können Sie hier das hauseigene Programm Kies verwenden; HTC-Nutzern steht die Software HTC Sync Manager zur Verfügung. Aber auch eine herstellerunabhängige Lösung existiert: Mit dem kostenfreien Programm My Phone Explorer und der gleichnamigen Android-App lassen sich Backups Ihres mobilen Geräts einfach erstellen.

Mit dem praktischen Programm Teamviewer ist der Zugriff auf Ihren Arbeitsrechner von unterwegs aus möglich.
Vergrößern Mit dem praktischen Programm Teamviewer ist der Zugriff auf Ihren Arbeitsrechner von unterwegs aus möglich.

Fernzugriff auf den Arbeitsrechner: Mit dem Programm Teamviewer und der dazugehörigen App haben Sie vom Mobilgerät Zugang zu Ihrem Arbeitsrechner, Sie können die dort installierten Programme nutzen und auf die gespeicherten Dateien zugreifen. Auch die Fernwartung fremder Rechner ist möglich. So eilen Sie auch unterwegs Ihren Kunden bei Computerproblemen zu Hilfe oder lassen sich von Ihrem Support-Mitarbeiter unter die Arme greifen. Der Zugriff erfolgt über das Internet, die Verbindung ist verschlüsselt und passwortgeschützt.

Organisation und Planung: Auch für die Organisation Ihres Arbeitslebens haben mobile Geräte einiges zu bieten. So verfügen alle Smartphones und Tablets über praktische Kalenderanwendungen, mit denen Sie Ihre Termine, Aktivitäten und Aufgaben planen können. Auch stehen meist ein Notizblock, ein Diktiergerät, ein Taschenrechner und eine Übersetzungs-App wie der S Translator bei Samsung-Geräten zur Verfügung.

Neben diesen vorinstallierten Programmen bietet der Google Play Store eine riesige Auswahl an weiteren praktischen Anwendungen, die Ihnen das Arbeitsleben erleichtern: Von Zeiterfassungsprogrammen wie Timesheet über Organisationsund Notiz-Apps wie Evernote bis hin zu alternativen Kalender- Anwendungen wie Business Calendar oder aCalendar – für fast alle Bedürfnisse gibt es ein passendes Mini-Programm.

Fazit: Fast nichts ist unmöglich

Angesichts der Vielfalt der Möglichkeiten, Programme und Einsatzszenarien ist eins klar: Smartphones und Tablets sind längst nicht mehr nur für den Privatgebrauch nützlich, sondern können mit dem richtigen Know-how, praktischen Gadgets und den entsprechenden Apps unterwegs den Arbeitsrechner und seine Funktionen ersetzen. Allerdings sollte die Möglichkeit, immer und überall erreichbar zu sein und zu arbeiten, niemals zum Zwang werden. Verschnaufpausen sind in unserer Zeit etwas Wertvolles, und Sie sollten sie angenehm und erholsam für sich nutzen.

Sicherheit: Vorsicht ist angebracht!

Wenn Sie Ihr mobiles Gerät beruflich verwenden und dabei auf sensible geschäftliche Daten zugreifen, sollten Sie Ihr Smartphone oder Tablet dementsprechend sichern. Ihre Daten schützen Sie mit einer Antivirus-Software wie Avira Free Android Security oder McAfee Mobile Security . Zudem sollten Betriebssystem, Browser und alle Apps stets in der aktuellen Version installiert sein. Außerdem gilt zu beachten, dass nur das Herunterladen von Apps aus dem offiziellen Google Play Store wirklich sicher ist. Bei anderen Anbietern laufen Sie Gefahr, sich schädliche Software auf Ihr Gerät zu holen.

Auch beim Surfen über WLAN-Hotspots ist Vorsicht geboten. Denn über diese öffentlichen Funknetze ist der Zugriff für Unbefugte einfach. Sie sollten sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Daten unverschlüsselt übertragen. Eine mögliche Lösung: Die App APG , die den Open-PGP-Standard für Android umsetzt, codiert Ihre Mails. Auch vom mobilen Zugriff auf äußerst sensible Daten wie Online-Banking ist dringend abzuraten. Um das Risiko zu minimieren, können Sie über ein VPN-Netzwerk (Virtual Private Network) und einen VPN-Client wie beispielsweise „ Open VPN für Android “ auf Firmendaten zugreifen.

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