Gemeinsam Dateien bearbeiten

Haben Sie eine Sitzung gestartet, können Sie durch klicken auf den Link „Ein Programm oder den Desktop gemeinsam verwenden…“ mit den anderen Anwendern zusammen eine Datei bearbeiten oder auf dem Desktop arbeiten. Alle Teilnehmer sehen in Ihrer Sitzung die Datei oder das Programm und was Sie damit durchführen. Haben Sie den Assistenten gestartet, wählen Sie aus ob Sie nur ein einzelnes Programm im Netzwerk gemeinsam nutzen, oder den gesamten Desktop anzeigen wollen. Die Teilnehmer im Meeting können in Ihrem Fenster exakt das sehen, was der Meetingleiter auf seinem Desktop durchführt. Geben Sie nur ein einzelnes Programm im Meeting frei, dann sehen die Teilnehmer auch nur den Bildschirm-Inhalt dieses Programms, der restliche Desktop wird ausgeblendet. Sie können die Steuerung der Sitzung auch an einen Teilnehmer übergeben, in dem Sie oben im freigegeben Programm auf das kleine Dreieck klicken.

Abbildung 1.9: Mit Windows-Teamarbeit den Desktop mit anderen Teilnehmern teilen
Auf der rechten Seite des Meetingfensters sehen Sie die anderen Teilnehmer und deren Anmeldebild.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Teilnehmer, können Sie die Funktion „Eine Notiz senden“ verwenden. Stattdessem können Sie auf den Teilnehmer auch doppelklicken.

Abbildung 1.10: Mitteilungen innerhalb eines Meetings erstellen

Nachdem Sie diese Funktion gestartet haben, können Sie einen kurzen Text eingeben, der auf dem Bildschirm des Teilnehmers erscheint. Notizen können nicht nur vom Meetingleiter geschrieben werden, sondern auch von den Teilnehmern untereinander. Außerdem können Sie auch Dateien aus dem Explorer in das Windows-Teammeeting ziehen. Diese werden daraufhin automatisch für alle anderen Anwender geteilt. Die Teilnehmer sehen auf Ihrem Bildschirm was der Meetingleiter innerhalb des Dokuments oder Programms durchführt. So lassen sich schnell und effizient Dokumente öffnen und im Meeting bereitstellen.

Abbildung 1.11: Neben dem Desktop können Sie auch per Drag&Drop Dokumente in das Meetinfenster ziehen. Windows-Teamarbeit integriert diese daraufhin automatisch in das Meeting.

Mit der Funktion „Einen Handzettel hinzufügen“, können Sie beliebige Dateien mit den anderen Anwendern teilen. Bei dieser Funktion sehen die anderen Teilnehmer allerdings nicht Ihren Desktop oder die freigegebene Datei, sondern erhalten eine Kopie der Datei. Handzettel werden in Windows-Teamarbeit im rechten unteren Bereich angezeigt. Ziehen Sie das Dokument, welches Sie als Handzettel verwenden wollen, einfach auf das Icon in Windows-Teamarbeit.

Bearbeitet ein Anwender den Handzettel, werden nur Änderungen der Handzettel in der Sitzung geändert, nicht die Originaldatei. Es kann aber nur immer eine Person an den Handzetteln Änderungen vornehmen. Die Änderungen des Anwenders der als letzter speichert werden dann übernommen. Nach der Änderung der Datei wird der neue Inhalt auf die PCs der anderen Teilnehmer repliziert. Anwender bearbeiten die Datei nicht innerhalb des Meetings, sondern lokal auf Ihrem PC. Die letzte Änderung der Datei wird gespeichert, sodass am Ende die Teilnehmer die aktuellste Version auf ihrem PC vorliegen haben. Nicht nur der Organisator kann Dateien freigeben, sondern alle Teilnehmer.

Ein Klick der rechten Maustaste auf einen der Handzettel öffnet ein Kontextmenü, über das der Anwender den Befehl „Im Meeting gemeinsam verwenden“ wählen kann. Daraufhin wird die Datei geöffnet und das entsprechende Applikationsfenster an alle Teilnehmer übertragen, sodass diese der Bearbeitung folgen können. Die Handzettel werden durch den Dienst „DFS-Replikation“ auf die PCs der einzelnen Teilnehmer repliziert. Wollen Sie für Clients die Möglichkeit der Dateireplikation in Windows-Teamarbeit komplett untersagen, können Sie den Dienst „DFS-Replikation“ deaktivieren, danach können in Windows-Teamarbeit keine Handzettel mehr erstellt werden. Der Dienst kann auch über Gruppenrichtlinien deaktiviert werden. Über diese Funktion können schnell und einfach Dokumente zwischen zahlreichen PCs ausgetauscht werden, was vor allem bei Online-Schulungen sehr sinnvoll ist. Die Anwender sehen in Ihrem Teamarbeit-Fenster den Desktop und können nebenher den Handzettel bearbeiten.

Abbildung 1.12: Mit Windows-Teamarbeit können auch effizient Dateien ausgetauscht werden.

Der Anwender kann die Steuerung auch an einen anderen Teilnehmer übergeben, indem er die gewünschte Person über die am oberen Bildschirmrand eingeblendete Steuerungsleiste auswählt. Allerdings kann jeweils immer nur einem Nutzer, nicht mehreren gleichzeitig die Steuerung übergeben werden.

Abbildung 1.13: Sie können die Steuerung der Bearbeitung einer gemeinsamen Datei auch an andere Teilnehmer übergeben.

Abbildung 1.14: Teilnehmer können ihren Online-Status in Windows-Teamarbeit konfigurieren

Die Teilnehmer können Ihren aktuellen Online-Status konfigurieren, wenn Sie auf das kleine Dreieck neben Ihren Benutzernamen klicken.