In "Formatvorlage basiert auf" bestimmen Sie, worauf sich die neue Vorlage beziehen soll. Wenn Sie eine Absatzformatvorlage erstellen, ist dies normalerweise die "Standard"-Formatierung. Wechseln Sie also später bei der Formatvorlage "Standard" die Schriftart, verändert sich automatisch auch die Schriftart des Textes mit der neuen Formatvorlage. So ersparen Sie sich viel Aufwand bei späteren Änderungen.

Auch die Überschriften basieren auf dem "Standard"-Format und übernehmen somit automatisch die entsprechende Schrift. Erstellen Sie eine Zeichenformatvorlage, wird automatisch die Formatierung des Absatzes übernommen. Unter D bestimmen Sie, wie sich die neue Formatvorlage von der ausgewählten Standardvorlage unterscheiden soll.

Ein Beispiel: Für Zitate eignet sich die Kursivschrift. Deshalb wählen wir unter "Formatvorlage basiert auf" den Eintrag "Absatz-Standardschriftart " und aktivieren zusätzlich das "K" für kursiv. Künftig werden die Zitate im Text markiert und dann die Zeichenvorlage "Zitat" ausgewählt. Fertig.

Beim Erstellen einer Absatzformatvorlage legen Sie zudem den Einzug und die Zeilenabstände fest. Das ist bei Zeichenformatvorlagen nicht möglich. Bestätigen Sie mit OK und schon wird die neue Formatvorlage angezeigt. Bereits erstellte Vorlagen ändern Sie ganz bequem: Klicken Sie im Bereich "Formatvorlagen und Formatierung" eine Formatvorlage mit Rechts an, wählen Sie Ändern und passen Sie die Einstellungen Ihren Wünschen an. Nach einem Klick auf OK wird die neue Formatierung automatisch übernommen – auch im aktuellen Text. Auf demselben Weg löschen Sie eine Formatvorlage: Nach einem Rechtsklick wählen Sie Löschen.

Ein sehr schönes Beispiel für die sinnvolle Anwendung von Formatvorlagen ist die gestaffelte Nummerierung von Kapiteln in größeren Arbeiten (z.B. "1.1.2 Das Verhalten der Raupen "). Falls Sie von Anfang an die einzelnen Kapitel und Unterkapitel konsequent mithilfe der Formatvorlagen gestaltet haben (Überschrift 1 bis 9), müssen Sie die Kapitel am Schluss nicht mehr von Hand nummerieren, diese mühsame Arbeit übernimmt Word für Sie: Klicken Sie auf die erste Überschrift des Textes, auf Format/Nummerierung und Aufzählungszeichen, dann auf die Registerkarte "Gliederung" und wählen Sie in der unteren Reihe eine der Vorlagen aus. Wie von Zauberhand nummeriert Word jetzt sämtliche Kapitel und Unterkapitel richtig durch.