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Excel XP-2003: Liste ohne Duplikate erstellen

05.07.2005 | 10:46 Uhr |

Sie haben eine Liste, in der Einträge mehrfach vorkommen. Jetzt benötigen Sie eine Zusammenstellung, in der auch die mehrfach genannten Einträge nur einmal aufgeführt sind. So möchten Sie beispielsweise aus einer Produktliste alle Hersteller zusammenstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Anforderung:

Einsteiger

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Sie haben eine Liste, in der Einträge mehrfach vorkommen. Jetzt benötigen Sie eine Zusammenstellung, in der auch die mehrfach genannten Einträge nur einmal aufgeführt sind. So möchten Sie beispielsweise aus einer Produktliste alle Hersteller zusammenstellen.

Lösung:

Wenn sich die Liste ohne Duplikate auf demselben Tabellenblatt befinden soll wie die ursprüngliche Liste, können Sie die Aufgabe ganz bequem mit einem Spezialfilter erledigen. Markieren Sie dazu die Spalte, deren Werte auf Duplikate untersucht werden sollen, also etwa die Spalte mit den Herstellerangaben. Wählen Sie "Daten, Filter, Spezialfilter". Im Dialogfeld "Spezialfilter" aktivieren Sie die Option "An eine andere Stelle kopieren". Unter "Listenbereich" muss die Spalte stehen, deren Werte Sie filtern wollen. Tragen Sie unter "Kopieren nach" die Zelle ein, in der die Ergebnisliste beginnen soll. Den "Kriterienbereich" lassen Sie leer. Bevor Sie das Dialogfeld mit "OK" schließen, aktivieren Sie noch die Klickbox "Keine Duplikate". So lässt sich aber nicht eine Spalte auf einem anderen Tabellenblatt als Zielbereich angeben. Falls Sie es trotzdem mit der üblichen Syntax versuchen, sehen Sie die irreführende Fehlermeldung, dass Excel nur gefilterte Daten in das aktive Blatt kopieren kann.

In den meisten Fällen ist aber aus Gründen der Übersichtlichkeit genau diese Kopiermöglichkeit auf ein anderes Tabellenblatt wünschenswert. Damit Sie nicht mühsam von Hand die gefilterte Liste auf ein anderes Tabellenblatt kopieren müssen, sollten Sie folgenden undokumentierten Trick kennen: Wechseln Sie vor dem Filtern auf das Tabellenblatt, auf dem die gefilterte Liste erscheinen soll. Im Spezialfilter-Dialogfenster ("Daten, Filter, Spezialfilter") akzeptiert Excel als Listenbereich nämlich - im Gegensatz zum Kriterienbereich - auch Verweise auf andere Tabellenblätter. Voraussetzung: Sie haben vorher für den gewünschten Bereich einen Namen festgelegt ("Einfügen, Namen, Definieren").

Geben Sie unter "Listenbereich" im Spezialfilter-Dialogfeld ein Gleichheitszeichen gefolgt vom Bereichsnamen ein, also etwa "=Hersteller". Als "Kriterienbereich" tragen Sie die erste Zelle der Spalte ein, in der die gefilterte Liste erscheinen soll. Überprüfen Sie, dass "An eine andere Stelle kopieren" und "Keine Duplikate" aktiviert sind, und bestätigen Sie dann mit "OK".

Achtung: Die Spezialfilter-Funktion arbeitet nur einwandfrei, wenn Ihre ursprüngliche Liste in der ersten Zeile Überschriften enthält.

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