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Die Zeit im Griff mit Excel

Mit Excel haben Sie immer den perfekten Überblick über Ihre Arbeitszeiten – inklusive Überstunden, Feiertage und Ferien. Wir zeigen, wie Sie Formeln, Funktionen und bedingte Formatierung gezielt für eine Exceltabelle zur Arbeitszeiterfassung einsetzen.

Zeit ist Geld: Selbstständige müssen Buch über ihre Projekte führen, von vielen Angestellten werden Rapporte über geleistete Arbeitsstunden verlangt. Doch die Arbeitszeiterfassung ist keine simple Sache – die Anforderungen sind fast so individuell wie die Person, für die sie gedacht ist.

Am flexibelsten lassen sich Arbeitszeittabellen mit Microsofts Office-Programm Excel erstellen. Die folgenden Tipps helfen dabei. Sie erheben nicht den Anspruch, jeder Aufgabe gewachsen zu sein. Vielmehr geht es darum, interessante Formatierungen und Funktionen zu zeigen, die auch in anderen zeitbezogenen Projekten Einzug halten können: Meetings, Messen, Seminare oder einfache Stundenpläne.

Hinweis: Alle Tipps beziehen sich auf das immer noch weit verbreitet und viele Büros nach wie vor dominierende Excel 2003, funktionieren aber ähnlich in anderen Programmversionen. Nach dem Durchlesen des Artikels können Sie ohne Probleme eine Arbeitszeittabelle wie im Aufmacherbild zu dieser Meldung gezeigt erstellen; mit Wochenenden, Feiertagen und Ferienzeiten.

Das Sternchen sorgt dafür, dass Wochentage links und das Datum rechts in einer Zelle dargestellt werden
Vergrößern Das Sternchen sorgt dafür, dass Wochentage links und das Datum rechts in einer Zelle dargestellt werden
© 2014

Das Grundgerüst
Zuerst erstellen Sie in einer neuen Excel-Tabelle alle benötigten Spalten: „Datum“ enthält das aktuelle Tagesdatum. Die Spalten „Kommt“ und „Geht“ dienen dem Erfassen der Präsenzzeiten. Anschließend werden die geleisteten Stunden („Total Stunden“) berechnet und in der Spalte 2 „Überzeit“ mit dem Sollplan verglichen. Erstellen Sie die Titelzeilen so wie im nebenstehenden Screenshot gezeigt, beginnend bei Zelle B3.

Excel ergänzt Datumsspalten automatisch
Vergrößern Excel ergänzt Datumsspalten automatisch
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Als Nächstes gestalten Sie die Spalte mit den einzelnen Tagen. In unserem Beispiel starten wir mit dem Januar 2008. Klicken Sie in die Zelle B4 gleich unter dem Titel „Datum“ und geben Sie den Wert 1.1.08 ein (Excel ersetzt die Eingabe automatisch durch 01.01.2008). Packen Sie mit dem Mauszeiger den kleinen schwarzen Anfasser in der rechten unteren Ecke der Zelle und ziehen Sie ihn so weit nach unten, bis 31.01.2008 angezeigt wird. Excel füllt die Spalte fein säuberlich mit den fortlaufenden Daten.

Nun werden zwar die Daten angezeigt, aber nicht die Wochentage. Wenn Sie zusätzlich den abgekürzten Wochentag sehen möchten, lässt sich das ganz einfach über eine individuelle Formatierung bewerkstelligen: Markieren Sie alle 31 Tage. Wählen Sie danach Format/Zellen/ Zahlen. Klicken Sie in der linken Spalte auf Benutzerdefiniert und geben Sie im Feld „Typ“ folgende Zeichenkette ein: TTT* TT.MM.JJJJ

Die fertige Arbeitszeittabelle für 2008 mit automatischer Berechnung der Arbeitszeiten und Überstunden sowie mit farbig markierten Feier- und Ferientagen
Vergrößern Die fertige Arbeitszeittabelle für 2008 mit automatischer Berechnung der Arbeitszeiten und Überstunden sowie mit farbig markierten Feier- und Ferientagen
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Tipp: Erwähnenswert an dieser Formatierung ist das Sternchen. „TTT“ allein zeigt nur den abgekürzten Wochentag. Das Sternchen dahinter sorgt dafür, dass der Wochentag in einer breiten Zelle ganz links, das Datum jedoch weiterhin rechtsbündig dargestellt wird. Das verbessert die Übersicht enorm.

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