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Pivot-Tabellen in Excel erstellen - so geht’s

Samstag, 14.06.2014 | 08:39 von Helen Bradley
Mit Pivot-Tabellen in Excel komfortabel viele verschiedene Daten auswerten
Vergrößern Mit Pivot-Tabellen in Excel komfortabel viele verschiedene Daten auswerten
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Pivot-Tabellen in Excel helfen Ihnen bei der Analyse von Daten ohne das ursprüngliche Datenmaterial zu verändern. PC-Welt erklärt Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie diese erstellen.
Sie wollen mittels Excel herausfinden, wie viel Umsatz ein bestimmtes Unternehmen im letzten Monat erwirtschaftet hat oder wie viele Kunden durchschnittlich in den einzelnen Quartalen des letztes Jahres eine bestimmte Niederlassung aufsuchten? Für die Antwort stellen Sie die Daten in einer Liste zusammen. Am besten funktioniert dies mit Pivot-Tabellen in Excel.Mit diesen speziellen Tabellen lassen sich die Daten auch nach Kategorien sortieren oder Ergebnisse von Personen oder Quartalen miteinander vergleichen. Außerdem lassen sich alle Fragen, die mit „Wie viele“ oder „Wie viel“ anfangen, beantworten.

Was ist eine Pivot-Tabelle?

Rechts ist eine Pivot-Tabelle, die die Daten aus der
linken Liste zusammenfasst.
Vergrößern Rechts ist eine Pivot-Tabelle, die die Daten aus der linken Liste zusammenfasst.

Eine Pivot-Tabelle ist ein Excel-Tool, mit dem Sie Daten zusammenfassen und analysieren können. Excel bündelt hierzu verschiedene Daten aus einer Tabelle, sortiert diese und generiert daraus die Pivot-Tabelle. Zusätzlich besitzen diese speziellen Tabellen verschiedene Filtermöglichkeiten, die das Analysieren erleichtern. Statt alle Daten in eine Tabelle aufzunehmen, reicht es aus nur die Daten zu erfassen, die für die Beantwortung der Frage relevant sind. Pivot-Tabellen sind flexibel. Sie können verschiedene Fragen beantworten. Hierfür müssen nur die Daten anders angeordnet werden.

Eine Pivot-Tabelle erstellen

Bevor Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, müssen Sie die Frage formulieren, die Sie beantwortet haben wollen oder welche Informationen Sie aus Ihrer Datensammlung extrahiert haben möchten. Dieser Schritt bestimmt den Tabellen-Aufbau.

Betrachten wir die Daten in diesem Arbeitsblatt und die Frage: „Wie viel Umsatz hat unser Unternehmen in den einzelnen Quartalen 2011 erwirtschaftet?“

Liste von Daten, die dabei helfen Fragen zu beantworten.
Zum Beispiel folgende: „Wie viel Umsatz hat unser Unternehmen in
den einzelnen Quartalen 2011 erwirtschaftet?“
Vergrößern Liste von Daten, die dabei helfen Fragen zu beantworten. Zum Beispiel folgende: „Wie viel Umsatz hat unser Unternehmen in den einzelnen Quartalen 2011 erwirtschaftet?“

Um die Pivot-Tabelle zu erstellen, klicken Sie in irgendein Feld in der Daten-Liste, wählen die Registerkarte Einfügen und anschließend den Punkt PivotTable aus (ja, das heißt auch bei einer deutschsprachigen Excelversion so). Automatisch markiert Excel den Bereich mit Daten und Überschriften. Falls der ausgewählte Bereich fehlerhaft sein sollte, können Sie diesen manuell korrigieren, indem Sie den markierten Bereich mit der Maus entsprechend anpassen. Am besten ist es die Pivot-Tabelle in ein neues Arbeitsblatt abzulegen. Hierzu wählen Sie aus dem Fenster PivotTable erstellen den Punkt Neues Arbeitsblatt aus dem unteren Bereich.

Diese Stelle kann zu Verwirrungen führen. Denn wenn Sie noch nie eine Pivot-Tabelle erstellt haben, wird Ihnen am Bildschirm nichts bekannt vorkommen. In Wirklichkeit ist es einfacher als es aussieht. Die PivotTable-Feldliste enthält, wie der Name schon sagt, die Felder aus der Liste. Sie müssen nur die benötigten Daten anklicken, aktivieren und die entsprechenden Werte erscheinen automatisch in der Pivot-Tabelle.

Die PivotTable-Feldliste enthält alle Felder aus Ihrer
Liste.
Vergrößern Die PivotTable-Feldliste enthält alle Felder aus Ihrer Liste.

Falls Sie wissen möchten: Wie viel Umsatz die Entwicklungs-Abteilung in jedem Quartal 2011 erwirtschaftet hat, wählen Sie rechts aus der PivotTable-Feldliste die Felder Quarter , Category und Fees aus. Excel erstellt automatisch eine Pivot-Tabelle. Falls Ihnen die Anordnung der Daten nicht zusagt, können Sie diese einfach ändern.

Wenn Sie die Category als Spalte und die Quarter als Reihe haben möchten, müssen Sie im Feldlisten-Fenster mit der Maus Category in das Feld Spaltenbeschriftungen und Quarter in das Feld Zeilenbeschriftungen ziehen. Anschließend lässt sich die Antwort aus der Pivot-Tabelle ablesen.

Pivot-Tabellen formatieren

Daten lassen sich für eine bessere Lesbarkeit
formatieren.
Vergrößern Daten lassen sich für eine bessere Lesbarkeit formatieren.

Für eine komfortablere Übersicht formatieren Sie die Werte der Pivottabelle. Dies geschieht, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Wert klicken und aus dem Kontextmenü Zahlenformat wählen. Anschließend können Sie die Werte auf unterschiedliche Weise formatieren. Das Layout der Tabelle lässt sich ebenfalls anpassen.

Mit einer Pivot-Tabelle komplexe Fragen beantworten

In Pivot-Tabellen lassen sich Werte filtern. Außerdem
können Sie die Daten beliebig anordnen.
Vergrößern In Pivot-Tabellen lassen sich Werte filtern. Außerdem können Sie die Daten beliebig anordnen.

Mit einer einmal erstellten Pivot-Tabelle lassen sich verschiedene Fragen beantworten, zum Beispiel folgende: „Wie viel hat Davidson für seine Entwicklungen in jedem Quartal verdient?“ Für die Antwort klicken Sie in die Tabelle, um die PivotTable-Feldliste erneut anzeigen zu lassen. Hier wählen Sie Consultant aus und ordnen die Werte dem Feld Zeilenbeschriftungen zu. Des Weiteren lassen sich die Ergebnisse filtern, um bestimmte Daten auszublenden. Hierzu klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben Consultant und wählen die entsprechenden Berater aus. Diesen Vorgang wiederholen Sie so lange bis alle Reihen entsprechend gefiltert sind. In diesem Beispiel wählen Sie als Berater Davidson und als Kategorie Development aus. Anschließend sehen Sie; wie viel Davidson pro Quartal für Entwicklung verdient hat. Auf diese Weise können Sie die erstellte Pivot-Tabelle immer wieder verwenden.

Samstag, 14.06.2014 | 08:39 von Helen Bradley
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