1557113

Pivot-Tabellen in Excel erstellen und auswerten - so geht’s

21.09.2015 | 08:39 Uhr |

Pivot-Tabellen in Excel helfen Ihnen bei der Analyse von Daten, ohne das ursprüngliche Datenmaterial zu verändern. PC-Welt erklärt Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie diese erstellen.

Sie wollen mittels Excel 2010, das immer noch weit verbreitet ist, herausfinden, wie viel Umsatz ein bestimmtes Unternehmen im letzten Monat erwirtschaftet hat oder wie viele Kunden durchschnittlich in den einzelnen Quartalen des letztes Jahres eine bestimmte Niederlassung aufsuchten? Für die Antwort stellen Sie die Daten in einer Liste zusammen. Am besten funktioniert dies mit Pivot-Tabellen in Excel.Mit diesen speziellen Tabellen lassen sich die Daten auch nach Kategorien sortieren oder Ergebnisse von Personen oder Quartalen miteinander vergleichen. Außerdem lassen sich alle Fragen, die mit „Wie viele“ oder „Wie viel“ anfangen, beantworten.

Was ist eine Pivot-Tabelle?

Eine Pivot-Tabelle ist ein Excel-Tool, mit dem Sie Daten zusammenfassen und analysieren können. Excel bündelt hierzu verschiedene Daten aus einer Tabelle, sortiert diese und generiert daraus die Pivot-Tabelle. Zusätzlich besitzen diese speziellen Tabellen verschiedene Filtermöglichkeiten, die das Analysieren erleichtern. Statt alle Daten in eine Tabelle aufzunehmen, reicht es aus nur die Daten zu erfassen, die für die Beantwortung der Frage relevant sind. Pivot-Tabellen sind flexibel. Sie können verschiedene Fragen beantworten. Hierfür müssen nur die Daten anders angeordnet werden.

Video-Kurs "Excel Pivot Tabellen" bei Udemy ansehen

Video: So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle in Excel

Eine Pivot-Tabelle erstellen

Bevor Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, müssen Sie die Frage formulieren, die Sie beantwortet haben wollen oder welche Informationen Sie aus Ihrer Datensammlung extrahiert haben möchten. Dieser Schritt bestimmt den Tabellen-Aufbau.

Betrachten wir die Daten in diesem Arbeitsblatt und die Frage: „Wie viel Umsatz hat unser Unternehmen in den einzelnen Quartalen 2011 erwirtschaftet?“

Um die Pivot-Tabelle zu erstellen, klicken Sie in irgendein Feld in der Daten-Liste, wählen die Registerkarte Einfügen und anschließend den Punkt PivotTable aus (ja, das heißt auch bei einer deutschsprachigen Excelversion so). Automatisch markiert Excel den Bereich mit Daten und Überschriften. Falls der ausgewählte Bereich fehlerhaft sein sollte, können Sie diesen manuell korrigieren, indem Sie den markierten Bereich mit der Maus entsprechend anpassen. Am besten ist es die Pivot-Tabelle in ein neues Arbeitsblatt abzulegen. Hierzu wählen Sie aus dem Fenster PivotTable erstellen den Punkt Neues Arbeitsblatt aus dem unteren Bereich.

Diese Stelle kann zu Verwirrungen führen. Denn wenn Sie noch nie eine Pivot-Tabelle erstellt haben, wird Ihnen am Bildschirm nichts bekannt vorkommen. In Wirklichkeit ist es einfacher als es aussieht. Die PivotTable-Feldliste enthält, wie der Name schon sagt, die Felder aus der Liste. Sie müssen nur die benötigten Daten anklicken, aktivieren und die entsprechenden Werte erscheinen automatisch in der Pivot-Tabelle.

Falls Sie wissen möchten: Wie viel Umsatz die Entwicklungs-Abteilung in jedem Quartal 2011 erwirtschaftet hat, wählen Sie rechts aus der PivotTable-Feldliste die Felder Quarter , Category und Fees aus. Excel erstellt automatisch eine Pivot-Tabelle. Falls Ihnen die Anordnung der Daten nicht zusagt, können Sie diese einfach ändern.

Wenn Sie die Category als Spalte und die Quarter als Reihe haben möchten, müssen Sie im Feldlisten-Fenster mit der Maus Category in das Feld Spaltenbeschriftungen und Quarter in das Feld Zeilenbeschriftungen ziehen. Anschließend lässt sich die Antwort aus der Pivot-Tabelle ablesen.

Pivot-Tabellen formatieren

Für eine komfortablere Übersicht formatieren Sie die Werte der Pivottabelle. Dies geschieht, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Wert klicken und aus dem Kontextmenü Zahlenformat wählen. Anschließend können Sie die Werte auf unterschiedliche Weise formatieren. Das Layout der Tabelle lässt sich ebenfalls anpassen.

Mit einer Pivot-Tabelle komplexe Fragen beantworten

Mit einer einmal erstellten Pivot-Tabelle lassen sich verschiedene Fragen beantworten, zum Beispiel folgende: „Wie viel hat Davidson für seine Entwicklungen in jedem Quartal verdient?“ Für die Antwort klicken Sie in die Tabelle, um die PivotTable-Feldliste erneut anzeigen zu lassen. Hier wählen Sie Consultant aus und ordnen die Werte dem Feld Zeilenbeschriftungen zu. Des Weiteren lassen sich die Ergebnisse filtern, um bestimmte Daten auszublenden. Hierzu klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben Consultant und wählen die entsprechenden Berater aus. Diesen Vorgang wiederholen Sie so lange bis alle Reihen entsprechend gefiltert sind. In diesem Beispiel wählen Sie als Berater Davidson und als Kategorie Development aus. Anschließend sehen Sie; wie viel Davidson pro Quartal für Entwicklung verdient hat. Auf diese Weise können Sie die erstellte Pivot-Tabelle immer wieder verwenden.

Pivot-Tabellen komfortabel auswerten

Die PivotTable-Feldliste enthält alle Felder aus Ihrer Liste.
Vergrößern Die PivotTable-Feldliste enthält alle Felder aus Ihrer Liste.

In Excel 2010 gibt es die Funktion Datenschnitt einfügen . Mit dieser können Sie einfach und schnell die Daten komfortabel auswerten, denn die Funktion erstellt Filter-Boxen. Mit diesen lassen sich einzelne oder mehrere Elemente anzeigen. Das Feature befindet sich im Menü Einfügen . Um die Filter-Boxen zu erstellen, rufen Sie die Funktion auf und wählen die betreffenden Elemente für die Filterung aus. In unserem Beispiel wären das Quarter , Category und Consultant . Um die Daten zu filtern, klicken Sie das Element, nach dem Sie suchen möchten, an. Falls Sie mehrere Elemente auswählen möchten, müssen sie die Strg-Taste zusätzlich gedrückt halten. Anhand des Filtersymbols in der rechten oberen Ecke des Datenschnitt-Fensters erkennen Sie, ob ein Filter gesetzt ist. Ein aktives Symbol weist auf einen eingeschalteten Filter hin. Dieser lässt sich ausschalten, indem Sie auf das Filtersymbol klicken. Die Filter-Boxen lassen sich mittels Kontextmenü individuell anpassen.

Pivot-Tabellen aktualisieren

Wenn Sie Daten in der Pivot-Tabelle anders anordnen, wirkt sich das nicht auf die Ursprungsdaten aus. Diese bleiben unverändert. Ebenfalls wirken sich Änderungen in der Ursprungsliste nicht auf die Pivot-Tabelle aus. Nachdem Sie die Daten in der ursprünglichen Liste verändert haben, erfolgt daher keine automatische Aktualisierung der Pivot-Tabelle. Dies müssen Sie manuell erledigen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle klicken und Aktualisieren auswählen.

Diagramme aus Pivot-Tabellen erstellen

Rechts ist eine Pivot-Tabelle, die die Daten aus der linken Liste zusammenfasst.
Vergrößern Rechts ist eine Pivot-Tabelle, die die Daten aus der linken Liste zusammenfasst.

Diagramme, die auf Pivot-Tabellen basieren, lassen sich einfach erstellen. Um Charts zu generieren, klicken Sie in die Pivot-Tabelle und wählen aus dem Menü Einfügen den Punkt PivotChart aus PivotTable . Anschließend müssen Sie die Elemente auswählen, die im Diagramm angezeigt werden sollen. Excel erstellt im Anschluss automatisch ein entsprechendes Chart mit den Daten aus der Pivot-Tabelle. Falls Sie später die Daten in der Pivot-Tabelle via Datenschnitt aktualisieren oder das Layout ändern, passt sich das Diagramm automatisch an.

Pivot-Tabellen und die Drill-Down-Funktion

Liste von Daten, die dabei helfen Fragen zu beantworten. Zum Beispiel folgende: „Wie viel Umsatz hat unser Unternehmen in den einzelnen Quartalen 2011 erwirtschaftet?“
Vergrößern Liste von Daten, die dabei helfen Fragen zu beantworten. Zum Beispiel folgende: „Wie viel Umsatz hat unser Unternehmen in den einzelnen Quartalen 2011 erwirtschaftet?“

Pivot-Tabellen besitzen eine Drill-Down-Funktion. Wenn Sie wissen möchten, aus welchen Ursprungswerten sich ein bestimmter Zahlenwert zusammensetzt, müssen Sie ihn doppelklicken. Daraufhin generiert Excel ein neues Sheet in der Arbeitsmappe, in dem alle beteiligten Daten aufgelistet werden. Da Excel bei einem Doppelklick jedes Mal ein neues Arbeitsblatt generiert, wird die Arbeitsmappe schnell unübersichtlich. Deshalb sollten Sie nicht mehr benötigte Sheets entfernen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des entsprechenden Arbeitsblattes klicken und den Punkt Löschen auswählen .

Pivot-Tabellen anders berechnen

Daten lassen sich für eine bessere Lesbarkeit formatieren.
Vergrößern Daten lassen sich für eine bessere Lesbarkeit formatieren.

Excel summiert in einer Pivot-Tabelle standardmäßig die Werte. Wer stattdessen die Felder nach Anzahl, Mittelwert , Maximum oder Minimum zusammengefasst haben möchte, kann dies einstellen. Hierzu rufen Sie das Kontextmenü der jeweiligen Spalte auf und wählen den Punkt Wertfeldeinstellungen aus. Danach geben Sie den Berechnungstyp für die Zusammenfassung an.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation PCWorld .

Zehn Excel-Tipps für Office-Profis

0 Kommentare zu diesem Artikel
1557113