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Excel 97-2003: Dynamische Datenquelle für Diagramm

23.10.2006 | 11:33 Uhr |

Sie erstellen ein Diagramm aus einer Tabelle, die Sie regelmäßig erweitern. Dabei wollen Sie weder leere Zellen als Platzhalter für zukünftige Einträge in der Datenquelle vorsehen noch das Diagramm manuell anpassen, sobald Werte dazukommen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Sie erstellen ein Diagramm aus einer Tabelle, die Sie regelmäßig erweitern. Dabei wollen Sie weder leere Zellen als Platzhalter für zukünftige Einträge in der Datenquelle vorsehen noch das Diagramm manuell anpassen, sobald Werte dazukommen.

Lösung:

Mit ein paar Kniffen können Sie Ihr Diagramm so anlegen, dass es automatisch den Bereich der Datenquelle anpasst, sobald Sie neue Werte eintragen. Das Verfahren: Der erste Trick besteht darin, statt direkter Zellbezüge für die Datenquelle Bereichsnamen anzugeben. Der zweite: Mit der Funktion "Bereich.Verschieben" sprechen Sie einen Zellbezug an, der gegenüber dem ursprünglichen Zellbereich um eine bestimmte Anzahl von Zeilen und Spalten versetzt ist. Die Syntax von "Bereich.Verschieben" verlangt, dass Sie fünf Parameter festlegen. Als Erstes geben Sie den Ausgangspunkt an, von dem aus Sie den Bereich verschieben wollen. Es folgen die Zahl der Zeilen und Spalten des ursprünglichen und schließlich die Zahl der Zeilen und Spalten des neuen Zellbereichs.

=Bereich.Verschieben($D$1;2;4;5;3)

verschiebt den Bereich also beispielsweise von der Zelle D1 um zwei Zeilen nach unten und vier Spalten nach rechts. Die Zelle in der linken oberen Ecke ist dann also die Zelle H3. Der neue Bereich ist dabei fünf Zeilen und drei Spalten groß. Das Ergebnis der Funktion ist also der Zellbereich H3:J7. Jetzt brauchen Sie den dritten Kniff : Mit der Funktion "Anzahl2" zählen Sie die Zellen eines Bereichs, die nicht leer sind. Mit =Anzahl2(A:A) können Sie also ermitteln, wie viele Zellen in der Spalte A nicht leer sind. Indem Sie also die Funktionen "Anzahl2" und "Bereich.Verschieben" kombinieren und "Anzahl2" für die Zahl der Spalten des neuen Zellbereichs verwenden, erreichen Sie, dass die Größe des neuen Bereichs angepasst wird an die Zahl der ausgefüllten Zellen in der angegebenen Spalte.

So geht’s: Im Einzelnen sind folgende Schritte nötig:

1. Legen Sie zunächst über"Einfügen, Namen, Definieren" einen neuen Namen für den dynamisch wachsenden Bereich an, also etwa "dyn_Bereich". Unter "bezieht sich auf" tragen Sie die Funktion "Bereich.Verschieben" ein, also etwa

=Bereich.Verschieben (Tabelle1!$D$1;1;0;Anzahl2(Tabelle1! $D:$D)-1)

In unserem Beispiel kommen regelmäßig neue Werte in Spalte D hinzu. In D1 steht die Spaltenüberschrift, der verschobene Bereich beginnt deshalb erst in der Zelle D2. Die Anzahl der Zeilen des neuen Bereichs ist deswegen um "1" kleiner als die Anzahl der nichtleeren Zellen.

2. Erstellen Sie das Diagramm wie üblich. Markieren Sie dann die gewünschte Datenreihe. In der Bearbeitungsleiste sehen Sie nun eine Formel für diese Datenreihe mit der Funktion "Datenreihe". Sie hat in der Regel folgende Syntax: Das erste Argument ist optional und enthält den Namen der Datenreihe, der in der Legende angezeigt wird. Falls Ihre Rubrikenachsen beschriftet sind, steht der Text im zweiten Argument. Das dritte legt fest, welche Werte das Diagramm anzeigt, und das vierte ist für die Reihenfolge der Diagrammlinien in der Legende verantwortlich.

3. In der Funktion "Datenreihe" ersetzen Sie im dritten Argument den festen Zellbezug durch den vorher festgelegten Bereichsnamen. Dabei müssen Sie den Namen der Arbeitsmappe voranstellen, also etwa "Mappe1!dyn_Bereich". In Zukunft passt Excel den Quellbereich bei neuen Eingaben dynamisch an.

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