Excel 2000-2007: Tabellen per Makro aufräumen

Manchmal sind die Formatierungen einer Excel-Tabelle einfach nur hinderlich. Sie haben eine Datei von einem Kollegen bekommen und möchten für Ihre Zwecke einige oder alle Gestaltungsdetails loswerden. Diese Säuberung macht eine Menge Arbeit. Noch relativ einfach ist es, Schrift- und Farbauszeichnungen zu beseitigen. Wirklich lästig ist etwa das Auflösen von Hyperlinks in reinen Text oder das Entfernen von Leerzeilen und Leerspalten. Wir haben für Sie ein Excel-Makro zusammengestellt, das einzelne oder viele Änderungen auf einen Klick automatisch erledigt.

Wenn Sie Tabellen per Hand vereinfachen wollen, sind Sie in den verschiedensten Menüs unterwegs, bis alle unnötigen Formatelemente getilgt sind: Schrift, Muster, Rahmen, Bedingte Formatierung. Hinzu kommt, dass Änderungen oft erst andere Aktionen voraussetzen, zum Beispiel das Auflösen verbundener Zellen. Per Excel-Menüs überhaupt nicht vorgesehen ist das Entfernen von Bildern, das Umwandeln von Hyperlinks oder das Entfernen von Leerzeilen. Insbesondere nach dem Kopieren von Web-Tabellen sind daher viele Anwender manuell mit dem Ausmisten der zahlreichen unnötigen Elemente beschäftigt.
Das Makro pcwTabCleaner versammelt alle wesentlichem Formatierungsoptionen in einem übersichtlichen Dialog (es befindet sich im Archiv pcwBackup). Sie müssen nur noch auswählen, was Sie alles beseitigen wollen. Statt sehr viele Häkchen zu setzen, ist es meist einfacher, erst die Klickbox „Alle Optionen wählen“ zu aktivieren und dann die eine oder andere nicht erwünschte Aktion manuell wieder zu deaktivieren. Nach „OK“ finden alle Formatänderungen direkt im aktuellen Arbeitsblatt statt.
Das Makro speichert den Zustand der Datei weder vor noch nach der Aktion. Das heißt: Sollten Sie nach dem Makro-Durchlauf mit dem Resultat unzufrieden sein, schließen Sie die Datei einfach ohne Speichern und laden sie dann neu. Dies setzt natürlich voraus, dass Sie die Datei irgendwann vorher auf Festplatte gesichert haben.
Immer nutzen: Um pcwTabCleaner global anwenden zu können, müssen Sie nur das übergeordnete Add-in pcwBackup.XLA in Excel einbinden. Wir haben es mit dem nützlichen Backup-Makro pcwBackup kombiniert. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Entpacken Sie das Archiv pcwBackup in einen beliebigen Ordner, und führen Sie die Batchdatei Install.CMD per Doppelklick aus. Es handelt sich dabei allerdings nicht wirklich um eine „Installation“ - Sie kopieren damit lediglich das Add-in pcwBackup.XLA in den Add-in-Ordner von Office.
2. Danach starten Sie Excel, gehen auf „Extras, Add-Ins-Manager“ und aktivieren den Eintrag „pcwBackup“. Ab sofort erhalten Sie zwei zusätzliche Buttons in der Standard-Symbolleiste - das gelbe Symbol startet den Dialog zur Tabellenbereinigung. Wenn Sie die beiden Module nur selten benötigen, können Sie pcwBackup über den Add-ins-Manager jederzeit bequem deaktivieren oder wieder neu laden.
Excel 2007: In der neuen Version läuft Schritt 2 anders ab: Dort klicken Sie auf den großen „Office“-Button, wählen „Excel-Optionen“ und dort den Eintrag „Add-Ins“. Über die Schaltfläche „Gehe zu“ erreichen Sie den Auswahldialog, wo Sie „pcwBackup“ aktivieren können. Ab sofort erscheint in der Menüleiste das zusätzliche Menü „Add-Ins“, über das Sie das Backup- und das Reinigungs-Modul unseres Add-ins starten können.