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Aktenordner auf der Festplatte

30.10.2008 | 10:01 Uhr |

Schon seit die ersten Computer in den Büros Einzug hielten, gibt es den Traum vom papierlosen Büro. Auch wenn dieser Traum noch nicht Wirklichkeit geworden ist, bietet die digitale Archivierung schon jetzt viele Vorteile.

In jedem Unternehmen, egal wie groß oder klein es ist, fallen Dokumente an, meist auf Papier gedruckt. Rechnungen und Belege werden nach wie vor in Ordnern abgelegt und in manchen Büros ist es sogar Usus, wichtige Mails auszudrucken. Da schon allein fürs Finanzamt die Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, sind bald viele Meter Regal mit Aktenordnern belegt. Und das Aufbewahren alleine genügt nicht, ein Dokument muss vielleicht auch einmal wieder gefunden werden – und zwar schnell. Eine intelligente und dynamische Verknüpfung der einzelnen Dokumente auf Basis von Papier ist allerdings so gut wie unmöglich.

Genau wie die langsam einstaubenden Aktenordner fehlen auch in keinem Unternehmen Computer mit der entsprechenden Ausstattung. Warum dann also nicht diese Hardware nutzen, um statt des Papiers die Dokumente digital zu speichern? Das vollkommen papierlose Büro ist zwar noch Utopie, dennoch sind papierlose Geschäftsprozesse auf dem Vormarsch. Die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt muss zum Beispiel schon seit geraumer Zeit online erfolgen.

Die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen nennt man Dokumentenmanagement. Damit Dokumente, die mittels solcher Systeme abgelegt wurden, auch von Finanzämtern und Gerichten anerkannt werden, müssen sie revisionssicher gespeichert werden. Größere Unternehmen verwenden dazu etwa SAP-Systeme. Mit solchen Lösungen wird sicher gestellt, dass Dokumente nicht nur archiviert, sondern auch wieder gefunden werden – und das auch noch so, dass das Finanzamt zufrieden ist.

Einscannen reicht nicht

Die Realisierung eines papierarmen Büros wird in den meisten Fällen zunächst Kosten verursachen. Deshalb sollte genau überlegt werden, ob die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements gegenüber den altmodischen Papierablage-Systemen wirklich überwiegen. Dabei sollte man einerseits durchaus zukunftsorientiert davon ausgehen, dass die elektronische Datenspeicherung sicherlich zunehmen und irgendwann Standard sein wird. Andererseits ist es schon jetzt in der Regel so, dass digital gespeicherte Daten und Dokumente schneller wieder gefunden werden und zur Verfügung stehen als papiergebundene. Auch können von digitalen Daten viel einfacher und schneller Sicherungskopien gemacht und hinterlegt werden.

Das technische Umwandeln von papiergebundenen Dokumenten in digitale macht heutzutage keine Probleme mehr. "Technisch möglich ist alles, was in einen Scanner oder vor eine Kamera passt", sagt Bernhard Zöller, stellvertretender Vorsitzender des Verband Organisations- und Informationstechnik (VOI). So können etwa großformatige technische Zeichnungen eingescannt werden. Dazu muss man nicht unbedingt selber einen Scanner anschaffen, sondern kann dies an einen speziellen Dienstleister geben.

Aufwändiger ist das Umwandeln bzw. Einscannen von zum Beispiel beschichteten, getackerten oder geösten Papieren. Sehr dickes oder sehr dünnes Papier braucht eventuell einen speziellen Scanner, ebenso elektrostatisch aufgeladenes Material, oder auch Kuverts mit Einschreiben, Stempel und ähnlichem. All diese Sonderfälle können digitalisiert werden, dies verursacht aber höhere Kosten, als "normales" Papier.

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