Wenn Sie häufiger Microsoft Office verwenden, so werden Sie sicherlich öfters Grafiken, Spalten, Texte oder andere Elemente kopieren und in anderen Dateien wieder einfügen. Leider schleichen sich dabei Fehler ein und das Ergebnis ist oft nicht so, wie man es sich gewünscht oder erwartet hat. Beispielsweise wollen Sie nicht die Formatierung einer Spalte bei Excel in das andere Arbeitsblatt kopieren, oder Sie wollen nur den Text ohne Formatierung zwischen zwei Word-Dokumenten kopieren. Durch die integrierte Einfügen-Vorschau haben Sie eine bessere Kontrolle über dein Einfügen-Prozess.

Die Einfügen-Vorschau funktioniert, wie der Name es vermuten lässt, indem Sie sehen, wie das eingefügte Element aussehen wird, bevor Sie es tatsächlich eingefügt haben. Der große Vorteil ist jedoch, dass diese Vorschau Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet, Ihre einzufügenden Daten anzupassen, bevor Sie diese einsetzen. Sie können die Daten vor einer Formatierung schützen, in eine Bilddatei umwandeln, die Ränder entfernen etc. Die Möglichkeiten, die Sie haben, hängen davon ab, welches Programm Sie verwenden und mit welchen Daten Sie arbeiten. Die Einfügen-Vorschau wird sich als große Zeitersparnis herausstellen, besonders für Personen, die mit großen und komplexen Arbeitsblättern arbeiten, deren Spalten aus Zahlen bestehen, welche über Formeln errechnet wurden. In einem solchen Fall können Sie die Formatierung mit der Einfügen-Vorschau anpassen.