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Mietsoftware und Hosted Services – sinnvolle Lösungen?

Anspruchsvolle Anwendungen nutzen ohne sie selbst kaufen, installieren und betreiben zu müssen – die Idee klingt verlockend. Vor der Unterschrift auf dem Vertrag sollte man jedoch gründlich die Vor- und Nachteile abwägen.

Von Peter Lagocki

Software as a Service (SaaS) oder auch Hosted Services für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) findet man immer mehr am Markt. Vom Prinzip her erwirbt der Kunde nicht die Software, sondern nutzt eine bereits fertig eingerichtete, und bei Bedarf angepasste Software bei einem externen Dienstleister. Der Zugriff erfolgt in der Regel über das Internet mittels einem gängigem Browser, oder aber über lokal installierte Applikationen, die die Daten dann aber über das Internet von der zentralen Plattform abrufen. Beispiele dafür sind Hosted Exchange Services, CRM-Datenbanken , aber auch Internetplattformen , wie Online-Shops, Webseiten und vieles mehr.

Vorteile für den Kunden:

Für den Kunden bietet diese Lösung auf den ersten Blick mehrere Vorteile:

  • Es ist keine eigene IT-Infrastruktur für die Software und Datenhaltung mehr nötig – nur Clients für den Zugriff darauf müssen vorhanden sein.

  • Die Datensicherung und die Verfügbarkeit der Software übernimmt der Dienstleister, ebenfalls, falls vereinbart, die Updates davon.

  • Der Zugriff ist in der Regel standortunabhängig, gerade bei Unternehmen mit kleineren, verteilten Standorten ist dies ein sehr attraktiver Aspekt.

Nachteile und Risiken bei SaaS

  • Der Kunde bindet sich an eine Provider, dadurch entsteht eine Abhängigkeit, die umso risikoreicher ist, je wichtiger die Daten sind, die beim Anbieter abgelegt werden.

  • Ohne Internet bzw. bei mangelnder Bandbreite stehen die Daten nicht oder nur sehr langsam zur Verfügung.

  • Anpassungen sind in der Regel nur im begrenzten Maße möglich.

  • Sensible Daten werden über ein unsicheres Medium (Internet) zum Provider gesendet und dort gespeichert. Prüfen Sie bei solchen Daten, ob die Datenschutzrichtlinien auch beim Provider eingehalten werden.

Nach welchen Kriterien sollte man seine Entscheidung treffen?

Kostenfrage

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden – egal ob intern oder extern gehosted – ermitteln Sie, welche Kosten für Sie entstehen würden, wenn Sie die Hard- und Software bei sich installieren würden. Berücksichtigen Sie dabei ebenfalls die Installations- und Wartungskosten über einen geplanten Zeitraum von mehreren Jahren, und berücksichtigen Sie auf jeden Fall einen möglichen Benutzerzuwachs. Gerade wenn Ihr Unternehmen wächst, dann erfordert das bei SaaS-Anbietern in der Regel höhere Nutzungskosten und Sie benötigen auch mehr Internet-Bandbreite für den Zugriff auf die Daten. Diese Kosten können schnell den Preisvorteil gegenüber einer selbst bereitgestellten Lösung überschreiten.

Ebenfalls geklärt werden sollte die Frage, ob und wie Sie Ihre Daten nach Vertragslaufzeit oder auch vorzeitig exportieren bzw. downloaden können, falls Sie diese Software dann selbst installieren und einsetzten wollen. Manche SaaS-Provider verlangen dafür Extra-Gebühren, bzw. bieten einen solchen Export gar nicht an.

Sofort benötigte oder spätere Anpassungen sollten ebenfalls bei der Kostenberechnung berücksichtigt werden. Auch hier lauern versteckte Kostenfallen.

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