Ein Hauch von Intelligenz

Word-Tabellen sind definitiv nicht dazu gedacht, Excel-Tabellen auszubooten. Während Excel rechnet, was das Zeug hält, sollen Tabellen in Word vor allem gut aussehen. Trotzdem lassen sich auch in Microsofts Textverarbeitung einige rudimentäre Datenmanipulationen durchführen. So bietet die Symbolleiste „Tabellen und Rahmen“ zwei Schaltflächen, mit denen Sie Spalten sortieren. Das scheint recht praktisch, doch werden Zahlen meistens nicht als solche sortiert. Zudem versagt die Funktion ihren Dienst, wenn in einer Tabelle Zellen zusammengefasst wurden. Wenn Sie eine Tabelle in Word sortieren müssen, sollten Sie dies deshalb am Anfang des Entstehungsprozesses tun.

Und wie ist es um die Rechenfunktionen bestellt? Auch hier sind gute Ansätze vorhanden. Klicken Sie in die Zelle, die das Resultat enthalten soll, und wählen Sie Tabelle/Formel. Zwar werden hier nur wenige Funktionen geboten, doch häufig braucht es gar nicht mehr. Wenn sich ein Wert in einer Zelle ändert, werden die Resultate jedoch nicht automatisch aktualisiert. Klicken Sie dazu die Formel mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü Feld aktualisieren. Wenn Sie mehrere solcher Formeln haben, markieren Sie das gesamte Dokument mit Ctrl+A und drücken F9.

Das Aktualisieren der Felder geht leicht vergessen. Als Absicherung können Sie die Ergebnisse vor dem Ausdruck automatisch aktualisieren lassen: Wählen Sie dazu Extras/Optionen. Klicken Sie auf den Reiter Drucken und markieren Sie die Option „Felder aktualisieren“. So gelangen keine alten Resultate in Umlauf – zumindest nicht auf dem Papier. Die Felder werden auch immer aktualisiert, wenn Sie über den „Drucken“-Dialog eine PDF-Datei erstellen.