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Eigene Briefvorlage erstellen

Anforderung

Zeitaufwand

Problem: Sie verwenden Word für Ihren Briefverkehr. Dabei müssen Sie immer die gleichen Informationen wie Absender, Anrede oder Grußformel in Ihr Dokument eingeben.

Lösung: Sie können sich Ihre Arbeit durch den Einsatz von Dokumentvorlagen deutlich erleichtern. In diesen Vorlagen sind alle Informationen über die Formatierung eines (neuen) Dokuments (zum Beispiel Schriftart, Schriftgröße und Seitenränder) enthalten. Wenn Sie hier zusätzlich alle Elemente des von Ihnen gewünschten Briefs einfügen, dann sparen Sie sich die Eingabe der Standardtexte. Und so geht's:1. Klicken Sie auf "Datei, Neu" und auf die Registerkarte "Allgemein". Wählen Sie "Leeres Dokument" aus, und aktivieren Sie unter "Neu erstellen" die Option "Vorlage". In der Titelzeile steht jetzt "Microsoft Word - Vorlage1".2. Der Standardschriftgrad 10 ist für Briefe in der Regel zu klein. Um ihn zu ändern, klicken Sie in der Menüleiste auf "Format, Formatvorlage" und wählen unter Formatvorlage "Standard" aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" und dann auf "Format" und in der Liste auf "Zeichen". Verändern Sie den Schriftgrad beispielsweise auf "12". Klicken Sie auf "OK", im Dialogfeld "Formatvorlage bearbeiten" wieder auf "OK" und zuletzt auf "Schließen".3. Das Layout eines Briefdokuments läßt sich leichter gestalten, wenn Sie jeden Standardtext in einem Textfeld unterbringen. Anstatt umständlich mit Tabulatoren zu hantieren, können Sie Textfelder nämlich einfach per Maus verschieben und in ihrer Größe verändern. Um ein Textfeld zu integrieren, klicken Sie in der Symbolleiste "Zeichnung" auf die Schaltfläche "Textfeld". Der Mauszeiger verwandelt sich dann in ein Kreuz. Klicken Sie in das Dokumentfenster, halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und erstellen Sie durch Ziehen der Maus einen Rahmen. Wiederholen Sie das für jeden benötigten Text (Absender, Anschrift, Datum, Brieftext).

4. Zur besseren Orientierung sollten Sie über das Menü "Extras, Optionen" auf der Registerkarte "Ansicht" das Kästchen vor "Textbegrenzung" aktivieren. Die Textfelder werden dann mit einer gepunkteten Linie umrandet dargestellt.5. Tragen Sie in die Felder die Texte ein, die in jedem Ihrer Briefe erscheinen sollen. Danach können Sie die Textfelder vergrößern, verkleinern und positionieren.6. Speichern Sie nun zum Abschluß die Dokumentvorlage, beispielsweise unter dem Namen "Mein Brief", in Ihrem Vorlagen-Verzeichnis.Wenn Sie einen neuen Brief erstellen wollen, klicken Sie auf "Datei, Neu" und wählen die Vorlage "Mein Brief". Im Dokumentfenster erscheinen die Textfelder mit den Textvorgaben, die Sie nur noch mit dem aktuellen Brieftext ergänzen müssen.

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