Teamwork und Dokumente perfekt managen

Eine typische ECM-Lösung setzt sich aus einer Reihe Komponenten zusammen, mit denen sich Informationen erfassen, bearbeiten, speichern, archivieren und internen oder externen Anwendern bereitstellen lassen. Die Enterprise-Content-Management-Vereinigung AIIM nennt diese Bausteine Capture (Erfassung), Manage (Bearbeitung und Nutzung), Store (Speicherung), Preserve (Bewahrung) und Deliver (Bereitstellung).

Im zweiten Teil dieser Serie wurden die fünf Bestandteile des ECM vorgestellt. Hier soll nun die zentrale Anwendung jeder ECM-Lösung im Mittelpunkt stehen: die Manage-Komponente. Dieser Baustein vereint alle Anwendungen für Collaboration, das Dokumentenmanagement, Workflow-Management, Web Content Management und Records Management.

Die Manage-Komponenten stellen nicht nur die Kernfunktionen des ECM bereit, sondern bilden auch das Bindeglied zwischen den Capture-, Store-, Deliver- und Preserve-Funktionen. Sie beschleunigen die Prozesse im Unternehmen und sparen der Firma bares Geld. Um die Vorzüge des Enterprise Content Managements voll auszuschöpfen, sollten die Manage-Tools unbedingt ein Teil des eigenen ECM-Konzepts sein.

Die Manage-Funktionen lassen sich generell kombinieren oder aus den jeweils benötigten Bestandteilen zusammenstellen. Große Firmen greifen normalerweise auf das gesamte Spektrum der Manage-Tools zurück, um ihre Geschäftsprozesse zu steuern. Dagegen können kleinere Unternehmen meist mit einer Auswahl an Funktionen auskommen und so eine günstigere ECM-Lösung zusammenstellen. Beispielsweise braucht es nur dann ein professionelles Web Content Management, wenn die Firma einen komplexen Webauftritt unterhält. Auch Workflow-Management spielt seine Stärken nur bei komplexen Arbeitsabläufen oder verteilten Standorten aus.