Effiziente Informationsverwaltung im Unternehmen

Firmen und ihre Angestellten stehen einer stetig wachsenden Menge an Informationen gegenüber, die ausgewertet und weiterverarbeitet werden müssen. Nicht nur die schiere Masse macht Unternehmen zu schaffen. Auch die Art und Weise, wie und wo diese gespeichert sind, bereitet Probleme. Die Daten liegen heute in unterschiedlichsten Formaten vor, stecken in Anwendungen und sind auf vielfältige Medien verteilt.

In vielen Firmen liegt noch heute ein Großteil der Informationen nicht in digitaler Form vor, sondern ausschließlich auf Papier. Die größten Nachteile dieser Praxis sind der hohe Verwaltungsaufwand und die mühevolle Suche in den Papierbergen. Unstrukturierte Daten in der digitalen Welt erleichtern auch hier nicht gerade die Verwaltung. Gerade E-Mails, Office-Dokumente, Präsentationen oder Webseiten sind nur schwer unter einen Hut zu bringen oder in ein einheitliches Format überführen, um sie zentral in einer Datenbank zu speichern. Verteilte Computerlandschaften und unterschiedliche Medien machen die Lage noch komplizierter.

Die verfahrene Situation behindert die Suche, Beschaffung und Weiterverarbeitung von der Geschäftsdaten und Informationen. Diesen den Zugang zu den wertvollen Informationen des Unternehmens zu erleichtern, wird für IT-Abteilungen zur Herausforderung. Die Verantwortlichen müssen sich dabei vor allem eines überlegen: Wie ist es zu schaffen, dass bestimmte Anwender zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtigen Daten abrufen können?

Alle diese Probleme lassen sich mit einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) in den Griff bekommen. ECM greift auf verschiedene Methoden wie Dokumenten-Management, Collaboration, Workflow-Management und Archivierung zurück und führt so die unterschiedlichsten Informationen und Daten eines Unternehmens zusammen.