ECM-Architektur

Wie das Beispiel bereits andeutet werden im Idealfall alle Unternehmensinformationen auf einer einheitlichen Plattform zur internen und externen Nutzung bereit gestellt. Dieses Portal vereint die Host- und Client-Server-Welt und unterstützt die Workflows, die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und das Wissens-Management (Expertensuche, Community).

Wichtig dabei ist, dass alte Prozesse mit neuen Prozessen zusammengeführt und optimiert werden und dass technische Schnittstellen zu existierenden Prozessen und Systemen bestehen – schließlich kann aus einer Insellösung kein wirklicher Nutzen aus ECM gezogen werden.

Architektonisch kann ECM als Middleware verstanden werden, die allen Anwendungen Dienste anbietet. Dabei werden die Infrastruktur-Komponenten in mehreren Schichten für Applikationen bereit gestellt.

Die folgende Abbildung zeigt einige dieser Komponenten: Ein ECM-Portal mit einer browserbasierten Oberfläche zum Informationszugriff auf interne und externe Datenquellen, ein ECM Data Warehouse zum Zusammenführen der verteilten, unstrukturierten Informationen aus den verschiedenen Unternehmensquellen und ein ECM-Workflow zur prozessgesteuerten Zusammenführung und Nutzung von Informationen.

Ein zweiter Ansatz sieht ECM als „Content Warehouse“ im Sinne einer einheitlichen Datenbank für alle Arten von Informationen. In diesem übergreifenden Data Warehouse werden alle Unternehmensinformationen in einer einheitlich strukturierten Datenbasis zusammengeführt. Der Vorteil: Die Informationen sind kaum redundant und stehen konsistent gespeichert bereit. Diese Datenbasis stellt dann allen Anwendungen die notwendigen Informationen zur Verfügung.