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E-Rechnung statt Papier-Rechnung - 7 gute Gründe

10.07.2016 | 08:39 Uhr |

Schicken Sie die Papierrechnung in Rente. Wir nennen sieben Gründe, weshalb Unternehmen auf E-Rechnungen setzen sollten.

Digital statt aufwändig ausdrucken, sortieren und verwalten - die elektronische Rechnung wird rasch erstellt, verschickt und verbucht. PC-Welt zeigt Ihnen, warum Rechnungen im 21. Jahrhundert auf die Festplatte und nicht in den Aktenschrank gehören.
 
Seit 2011 sind elektronische Rechnungen und klassische Rechnungen rechtlich gleichgestellt. Während große Konzerne schon vielfältig die Optimierungspotenziale von E-Rechnungen ausschöpfen, bedienen sich gerade KMUs und Selbstständige noch immer der ausgedruckten Variante.
 
Dabei bieten elektronische Rechnungen viele Vorteile gegenüber klassischen Rechnungen, gerade in Bezug auf Zeit und Kostenersparnis. Spätestens seit dem europaweit einheitlich eingeführten Euro-Zahlungsverkehrsraum durch SEPA sollte daher ein Blick auf die E-Rechnung riskiert werden. 
 
PC-Welt zeigt ihnen in diesem Ratgeber mit sieben Argumenten, welche Vorteile E-Rechnungen bieten und welche Risiken zu beachten sind.

1) Sparen Sie sich Zeit und Aufwand

Digitale Rechnungen sind charakteristisch für eine direkte und zeitgleiche Verfügbarkeit bei Kunden und Fachabteilungen. Sie sparen so den Aufwand für das Anfertigen und nachträgliche Suchen von Kopien. Dank digitaler Aufbewahrung sind E-Rechnungen zudem mit nur einem Klick auffindbar. Gerade in Hinblick auf Rückfragen zu Sachverhalten kann hierbei viel Zeit bei der Recherche gespart werden.
 
Gleichzeitig erreichen elektronische Rechnungen ihre Adressaten ohne einen Umweg über den Drucker. Gerade standardisierte Formate können bei der Rechnungserstellung noch mehr Aufwand einsparen. In einem aktuellen Beitrag verweist die BITKOM dabei auf einen Hybrid aus .pdf-Datei und XML-Datei. Dieser Hybrid ermöglicht es, dass E-Rechnungen automatisch vom Computer weiterverarbeitet werden können. Ein in Deutschland verbreiteter Standard solcher hybriden E-Rechnungen ist beispielsweise ZUGFeRD.
 
Gegenüber der klassischen Rechnung bietet der elektronische Bruder aber auch noch den ganz simplen Vorteil der Zeitersparnis. Hier lassen sich die Laufzeiten zum Briefkasten oder der Postagentur nennen. Auch müssen E-Rechnungen nicht ausgedruckt, gefaltet, in den Umschlag gepackt und frankiert werden. Wer pro Tag alleine 50 Briefe bearbeiten muss, der spart auf dem digitalen Weg viel Zeit.

2) Sparen Sie Papier und Porto

Mit einem Klick im Mail-Postfach ist die E-Rechnung versendet. Sie muss nie ausgedruckt oder in einem Ordner archiviert werden. Mit Backups und Festplatte bleibt die E-Rechnung stattdessen sicher auf dem PC.
 
Das hat einen entscheidenden Kostenvorteil. So spart der Nutzer bei digitalen Rechnungen viel Geld. Beispielsweise werden die Ausgaben für Briefporto, Druckertinte und -toner, Papier und Ordner reduziert. Betrachtet man ein ganzes Geschäftsjahr kommt hier sehr viel Geld zusammen. Hält man sich an die Zahlen von LogicaCMG, dann steigt die Kostenersparnis bei E-Rechnungen gegenüber den europaweit circa 18 Milliarden klassischen Rechnungen pro Jahr exponentiell.
 
Die EU-Kommission geht dabei von etwa 64,5 Milliarden Euro pro Jahr aus. Heruntergerechnet auf das einzelne Unternehmen sind das etwa 20 bis 35 Prozent Kostenersparnis in Bezug auf die Rechnungsverarbeitung.

3) Sparen Sie Platz bei der Archivierung

Gemäß der gesetzlichen Vorschriften müssen Rechnungen für mögliche Prüfungen durch Finanzbehörden im Unternehmen aufbewahrt werden. In Deutschland erstreckt sich diese langfristige Aufbewahrung auf zehn Jahre.
 
Für solch eine Aufbewahrung eignen sich ausgedruckte Dokumente wie Rechnungen generell nur schlecht. Hierbei ist nicht nur eine verhältnismäßig große Lagerfläche zur Archivierung als Nachteil zu nennen. Auch die Gefahr, dass Papierrechnungen bei einem Brand- oder Wasserschaden in Mitleidenschaft gezogen werden, fällt relativ hoch aus.
 
Für das Unternehmen kann solch ein Verlust der archivierten Rechnungen teuer werden. Denn sollte ein Wasserschaden beispielsweise 2/3 der Papierrechnungen unleserlich machen, so schätzt die Finanzbehörde anhand bekannter Informationen den ungefähren Betrag der fehlenden Rechnungen. Dies geschieht oft nicht zum Vorteil des Unternehmens.
 
Um sich also Platz zur Archivierung zu sparen und die Rechnungen besser zu schützen, liegt der Schritt zur E-Rechnung sehr nahe. Die Rechnungsdaten liegen dabei schon in elektronischer Form vor und können digital archiviert werden. Zusätzliche Backups und Datenspiegelungen bieten die meisten Anbieter von Archivierungs-Software. Weitere Schritte zur Absicherung wären hierbei noch eine Archivierung in der Cloud oder die regelmäßige Speicherung der Daten auf externen Datenträgern.
 
Neben einer automatischen Archivierung, raschem Zugriff und Absicherung via Backup, Datenspiegelung, Cloud und Festplatte, erscheint das Argument der einfachen Archivierung als Leitgedanke der elektronischen Rechnung. Hier sprechen vier Punkte zur sichereren Archivierung für die E-Rechnung und gegen den Aktenschrank im Keller des Unternehmens.

4) Setzen sie auf ein etabliertes System

Seit Mitte 2011 ist der Zwang einer elektronischen Signatur bei E-Rechnungen entfallen. Dadurch vereinfacht sich nicht nur die Erstellung von E-Rechnungen, sie sind auch mit wenigen Einschränkungen rechtlich anerkannt.
 
In Bezug auf die Versandform stehen dem Nutzer von E-Rechnungen viele Möglichkeiten zur Verfügung. Neben .pdf- und Textdatei finden sich so auch elektronische Rechnungen als einfache E-Mail.
 
Einen einzigen Standard für E-Rechnungen gibt es also nicht. Die eingangs erwähnten hybriden Formen aus .pdf- und XML-Datei erfreuen sich allerdings großer Beliebtheit dank der Möglichkeit der flexiblen Weiterverarbeitung.
 
Schwierig wird es allerdings in Bezug auf den Zugang einer E-Rechnung. Hier müssen sich Unternehmen über einen Nachweis zur Zustellung absichern. Auch sollte bei digitalen Rechnungen die Übereinstimmung mit gesetzlichen Anforderungen beachtet werden. So können E-Rechnungen zwar allgemein hin gültig sein, lassen sich gegebenenfalls nach § 14 Abs. 3 UStG aber nicht zur Vorsteuererklärung geltend machen.
 
Grundsätzlich gilt zudem: Der Rechnungsempfänger darf jederzeit eine Papierrechnung verlangen.

5) Nutzen sie E-Rechnungen, ganz ohne IT-Kenntnisse

Die E-Rechnung stellt ein modernes Tool dar, welches trotz seiner digitalen Form keinerlei IT-Kenntnisse voraussetzt. Software wie Fastbill , Easybill oder Billomat eignet sich dabei besonders, um Angebote, Rechnungen und Mahnungen in vorgefertigter Form zu erstellen.
 
Dabei lassen sich fixe Textbausteine, Preise, Produktkategorien und die Steuer einmalig anlegen. Zudem können Kundendaten in ein vorgefertigtes CRM eingepflegt werden. Mit nur einem Knopfdruck beim Kauf greift dann automatisch das jeweilige Tool und präsentiert dem Kunden wenige Minuten nach der Bestellung eine perfekte E-Rechnung.
 
Der Vorteil bei solchen Tools findet sich dabei klar in der einfachen Bedienung. Es wird kein teurer IT-Dienstleister mehr benötigt, die Rechnungsabteilung spart sich viel Zeit, die vorgefertigten Texte der E-Rechnungen sind fehlerfrei und die hierfür benötigte Software verlangt nur einen geringen monatlichen Beitrag oder ist gar kostenlos.

6) Lassen Sie Software ihre ERP (FiBu/CRM) pflegen

Rechnungen können bei der Erstellung Aufwand bedeuten. Wie Tipp 5 verrät, schwindet dieser Aufwand mit etwas Vorbereitung aber gegen Null.
 
Viele, mittlerweile etablierte, ERP- und Rechnungs-Systeme, gehen aber noch einen Schritt weiter und regeln nicht nur die Rechnungserstellung vollautomatisch. Stattdessen übernehmen solche Rechnungs-Systeme auch die Pflege des gesamten ERP und teilweise auch die Finanzbuchhaltung.
 
Wird also der Warenbestand einmalig angelegt, sind die Daten für “immer” am Computer hinterlegt. Bestellen Kunden daraufhin ein Produkt, etwa im Onlineshop, kommt die passende Rechnung zum passenden Adressaten ohne Zutun. Und in der unternehmenseigenen Finanzbuchhaltung wird der jeweilige Warenzugang und -Abgang direkt vermerkt.
 
Doch so einfach Rechnungs-Software heutzutage ist, als Unternehmen sollte man darauf achten, in welchem Format die Rechnungen erstellt werden. So stellen viele Anbieter von Rechnungs-Systemen nur E-Rechnungen im .pdf-Format zur Verfügung.
 
Im Vergleich zu den bereits angesprochenen XML-Dateien fehlt der .pdf-Datei aber ein wichtiges Element: Sie lässt sich nicht automatisch in eine ERP oder FiBu-System übernehmen. Denn das PDF wird vom Computer nicht als Schriftdatei erkannt. Die Folgen sind manuelles Abtippen oder Copy & Paste.
 
Achten sie bei der Wahl eines Rechnungs-Systems also darauf, dass nicht nur Rechnungen automatisch erstellt und versandt werden können, sondern dass sie auch automatisch in weiteren Systemen ihrer Buchhaltung implementiert werden können.

7) Kommen Sie schneller an ihr Geld

Letztendlich kann die E-Rechnung aber auch einen schnelleren Zu- und Abgang von liquiden Mitteln bedeuten. Grundsätzlich wird so eine Zahlungsfrist bei Erhalt der Rechnung wirksam. Im Idealfall muss bei postalischer Rechnung aber noch immer ein Tag gewartet werden.
 
Dabei wird die E-Rechnung tatsächlich bei der digitalen Übermittlung, etwa beim Versenden einer E-Mail, wirksam. Die Folge ist eine frühere und im Idealfall fristgerechte Zahlung. Dies kann sich natürlich positiv auf das Geschäftskonto auswirken, ein rascherer Abgang von liquiden Mitteln bei der Zahlung von anfallenden Rechnungen des eigenen Unternehmens geht damit aber auch einher.
 
Unternehmen, die also nicht immer und sofort liquide sind, sollten sich in Bezug auf schnellere Durchlaufzeiten die Umstellung auf E-Rechnungen noch einmal genau überlegen.
 
Fazit
 
Die E-Rechnung kann den Zeitaufwand reduzieren und Finanzmittel einsparen. Sie lässt sich sehr einfach auf Festplatten oder in der Cloud sichern und überwindet so die platzraubenden Aktenschränke.
 
Seit 2011 ist die E-Rechnung zudem mit der Papier-Rechnung rechtlich gleichgestellt. Und dank passender Software lässt sich das System leicht durchführen. Doch gerade in Bezug auf Datensicherheit und Liquidität des eigenen Unternehmens muss die E-Rechnung mit Vorsicht betrachtet werden.
 
Sollten Sie sich also für die E-Rechnung interessieren, dann erkundigen Sie sich nach einem Anbieter, der mit Datensicherheit wirbt. Nichts kann ein Unternehmen mehr in Verruf bringen, als der Verlust oder Diebstahl von Kunden- und Rechnungsdaten.
 
Zudem sollte darauf geachtet werden, ob das eigene Unternehmen bereit für E-Rechnung ist. Können Produkte also noch am gleichen Tag versandt werden? Kann ihr Unternehmen die eigenen E-Rechnungen sofort begleichen? So stellen neben der Datensicherheit vor allem die unternehmenseigene Liquidität und Logistik wichtige Bausteine der elektronischen Rechnung dar.
 
 
 

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