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Im Streitfall hilft das E-Mail-Archiv

30.05.2007 | 16:05 Uhr |

Jürgen Biffar ist Vorstand der Docuware AG, Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und ausgewiesener Experte für das Thema DMS. In einem Interview nimmt er Stellung zu den rechtlichen Aspekten und gesetzlichen Auflagen im Zusammenhang mit der E-Mail-Archivierung.

Warum ist die Archivierung und der rechtskonforme Umgang mit E-Mails für Unternehmen von so großer Bedeutung?

Die Relevanz der E-Mail in der Geschäftskorrespondenz wächst. Wenn ein Handelsbrief, also eine Bestellung oder eine Auftragsbestätigung, heute als E-Mail verschickt wird, hat diese Mail im Geschäftsverkehr dieselbe rechtliche Bedeutung wie ihr Pendant in Papierform. Damit gelten im wesentlichen dieselben Vorschriften des Handelsgesetzbuches für die gewissenhafte und fristgemäße Aufbewahrung – der jetzt elektronischen – Dokumente. Gleichzeitig nehmen die behördlichen Auflagen für den Umgang mit E-Mail sowie die technischen und organisatorischen Herausforderungen durch die E-Mail-Fluten zu.

Welche Auflagen sind das?

Seit Beginn dieses Jahres vertritt die deutsche Finanzverwaltung die Auffassung, dass sämtliche E-Mails, die steuerlich relevante Sachverhalte enthalten, elektronisch aufzubewahren sind. Deshalb reicht das Ausdrucken und Abheften nicht mehr. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet das: Alle Unterlagen, die man bisher in Papierform aufbewahren musste und die man heute per E-Mail erhält, müssen laut Bundesministerium der Finanzen elektronisch archiviert werden. Aber auch die elektronische Archivierung alleine reicht nicht aus - es wird auch der „geordnete Zugriff“ durch den Buchprüfer verlangt.

Gibt es weitere Vorschriften, die den E-Mail-Verkehr betreffen?

Es eine Vielzahl weiterer Vorschriften, die für einzelne Branchen oder für bestimmte Unternehmenstypen gelten. Sie wurden von ausländischen Behörden oder Verbänden erlassen: zum Beispiel der Sarbanes-Oxley Act, USA, oder Basel 2. Darin wird teilweise die Archivierung des gesamten Mailverkehrs, teilweise ausgewählter Dokumentarten vorgeschrieben oder empfohlen. Welche Vorschriften verpflichtend sind oder Empfehlungscharakter haben, ist in jedem Einzelfall zu prüfen. Branchenverbände, Wirtschaftsprüfer und spezialisierte Berater unterstützen dabei.

Unternehmen müssen also etwas tun, wenn sie sich gesetzeskonform verhalten wollen?

Ja, und die Unternehmen sehen das meist als notwendiges Übel. Unbeachtet bleibt oft, dass der Zwang zum effizienten E-Mail-Verwaltung auch einen echten Nutzen bringt. Abgesehen von behördlichen Auflagen macht es auch für das Unternehmen Sinn, Mails geordnet aufzubewahren. Ziel der E-Mail-Archivierung muss es sein, geschäftsrelevante Mail elektronisch so geordnet zu archivieren, dass sie gemeinsam mit allen anderen zugehörigen Dokumenttypen, etwa Rechnungen, Lieferscheine und Dateien zu einem Vorgang übersichtlich im elektronischen Archiv gefunden werden können.

Wie sollen Unternehmen das Problem angehen?

Die Lösung heißt in den meisten Fällen: Dokumentenmanagement. In kleinen und mittelgroßen Organisationen lassen sich die behördlichen, organisatorischen und systemtechnischen Erfordernisse mit einem einzigen leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System problemlos abdecken. DocuWare bietet seit vielen Jahren Softwarelösungen, die das sehr einfach erlauben. In Organisationen mit mehreren tausend E-Mail-Postfächern innerhalb einer Organisationseinheit kann es sinnvoller sein, die Aufgaben zu trennen und für die Server-Archivierung eine spezialisierte Lösung einzusetzen.

Wie funktionieren solche Archivierungslösungen?

Grundsätzlich kann man zwischen vollautomatischen oder benutzergesteuerten Lösungen unterscheiden. Wenn behördliche Auflagen die Archivierung des gesamten Mailverkehrs erfordern, muss diese vollautomatisch erfolgen. Auch wenn es darum geht, den Mailserver zu entlasten, ist eine Archivierung ohne Benutzereingriff erforderlich. Der Vorteil: Die Vollständigkeit der Archivierung hängt nicht von der Gewissenhaftigkeit der Benutzer ab. Nachteil der vollautomatischen Archivierung ist, dass keine geordnete Ablage erfolgen kann, sondern alle Mails in einem „großen Topf“ landen.
Wenn die behördlichen Auflagen eine Archivierung von Mails einer bestimmten Kategorie, etwa von Handelsbriefen, erfordern, oder wenn die Archivierung geordnet erfolgen soll um so zur Effizienzsteigerung beizutragen, muss die Archivierung vom kundigen Benutzer gemacht werden: Genau wie bei Papierunterlagen muss er oder sie entscheiden, ob ein Dokument abgelegt werden soll und unter welcher Kategorie. Natürlich ist auch hier eine gewisse Automatisierung für gleichartig wiederkehrende Dokumente möglich, und auch eine Kombination aus vollautomatischen und benutzergesteuerten Archivierung ist technisch einfach realisierbar.

Aber die qualifizierte Suche, etwa nach allen Dokumenten E-Mails, die zu einem Vorgang gehören, erfordert eine manuelle Kategorisierung?

Ja, wenn man E-Mails nach bestimmten Aufträgen, Vorgängen oder Projekten durchsuchen will, muss man vorher manuell zuordnen. Dabei werden Informationen wie das Sendedatum, das Betreff und die Mailadresse des Absenders beziehungsweise des Empfängers vom Archivsystem schon automatisch übernommen und als Ordnungskriterium im Archiv eingetragen; Um eine Mail unter der gleichen Firma oder dem gleichen Ansprechpartner zu finden, unter der auch Papierbelege oder andere Dateien abgelegt sind, ergänzt das Archivsystem die entsprechenden Informationen, indem es sie anhand der E-Mail Adresse aus einer Adressdatenbank oder anhand zuvor abgelegter Mails ermittelt. Alle übrigen Kriterien, etwa eine spezifische Dokumentart („Bestellung“, „Auftragsbestätigung“, etc.) oder ein Projektname wählt der Benutzer im Moment der Ablage. Durch mehrere Archivsymbole im Mail-Client können wiederkehrende Mails auch direkt bestimmten Projekten oder Vorgängen zugeordnet werden.
Die Verantwortung für die gewissenhafte Ablage bleibt wie bei den Papierdokumenten beim Benutzer. Deshalb sind zum Beispiel für die Archivierung steuerlich relevanter Mails geeignete Arbeitsanweisungen zu verfassen und vom Benutzer zu unterschreiben.

Wer ein geeignetes Archivsystem einsetzt und seine Benutzer entsprechend instruiert ist also rechtlich auf der sicheren Seite?

Grundsätzlich ja. Aber weil die rechtliche Relevanz von E-Mail sich erst in jüngster Zeit entwickelt hat, liegt in vielen Bereichen noch keine gesicherte Rechtssprechung vor. Denken Sie an folgenden Fall: Ein Kunde sendet eine Mail mit einer wichtigen Änderungsanweisung für die Fertigung eines Maschinenteils. Er erhält nach dem Absenden der Mail keine Fehlermeldung und geht davon aus, dass die Mail beim Empfänger angekommen ist. Der Empfänger dagegen „erhält“ sie nicht: Er übersieht sie oder sie wird von einem SPAM-Filter aussortiert. Die Fertigung erfolgt ohne Berücksichtigung der Kundenanweisung, es entsteht ein wesentlicher Schaden, um den Kunde und Lieferant dann streiten.
Bislang ging die Rechtsprechung davon aus, dass eine Mail als eingegangen gilt, wenn sie auf dem Mailserver des Empfängers eingetroffen ist. Mittlerweile hat die Flut der unerwünschten Werbemails derartige Ausmaße angenommen, dass die Gefahr, eine wichtige Mail zu übersehen oder versehentlich mitzulöschen, groß ist und damit nicht mehr ungenügender Sorgfalt zuzuschreiben ist. Sicherheit über den Zugang einer Mail wäre damit nur über eine Empfangsbestätigung zu erlangen. Solche Empfangsbestätigungen verursachen im E-Mail-Verkehr nur geringen Aufwand im Vergleich zum Einschreiben bei der herkömmlichen Post. Es ist daher mit einer Anpassung der Rechtsprechung an die realen Gegebenheiten im E-Mail-Verkehr zu rechnen, das heißt, die „Beweislast“ für den Zugang einer Mail wird sich wohl auf den Absender verschieben.
In jedem Fall kann aber eine sorgfältig aufgesetzte Mail-Archivierung helfen, im Streitfall die eigene Position zu stärken.

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