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Drucker für den Profi-Einsatz - darauf sollten Sie achten

05.12.2015 | 08:23 Uhr |

Der richtige Drucker für den professionellen Einsatz in kleinen Unternehmen und Netzwerken. Darauf müssen Sie achten.

Auch kleine Unternehmen oder Freiberufler müssen häufig viele Dokumente drucken. Kommen noch Anforderungen dazu wie Dokumente einzuscannen oder per Mail zu versenden, gelangen herkömmliche Drucker schnell an ihre Grenzen. Auch wenn es bei Windows und Linux Möglichkeiten gibt Drucker an Rechner anzuschließen und in Netzwerken freizugeben, oder auch an kleine Druckserver anzuschließen, sollten Unternehmen hier nicht am falschen Ende sparen.

Günstige Drucker können sich im Nachhinein als teuer herausstellen

Denn auch, wenn die Anbindung günstiger Drucker generell funktioniert, ist die Funktionalität keinesfalls stabil gegeben. Freigaben funktionieren nicht stabil, und Heimdrucker sind häufig nicht dazu in der Lage großer Mengen Druckaufträge abzuarbeiten. Dazu kommen komplizierte Arbeitsvorgänge bei bestimmten Abläufen.

Farblaserdrucker im Vergleichstest

Wollen Sie zum Beispiel ein Dokument einscannen, um es per Mail zu versenden, müssen Sie beim Einsatz ungeeigneter Geräte das Dokument erst kompliziert einscannen, speichern, das Mail-Programm öffnen, in einer neuen Mail eine Mail-Adresse eingeben und danach die Mail versenden.

Test: Die besten Farblaser-Multifunktionsgeräte

Professionelle Geräte, die nicht sehr teuer sein müssen, erledigen diese vielen Einzelschritte per Knopfdruck in einem Rutsch. Wollen Sie auch noch mehrere Dokumente auf einmal auf diesem Weg versenden, wird schnell klar, dass zu klein oder falsch dimensionierte Geräte schnell dadurch teuer werden, weil Anwender damit nicht effizient arbeiten können, Fehler beheben müssen oder den IT-Support kontaktieren.

Vorteile passender Geräte im Vergleich zu Heimgeräten

Beispiel für einen solchen Drucker ist der Brother DCP-L8450 CDW. Bei diesem handelt es sich allerdings nur um ein Beispiel. Auch wenn solche Drucker mit mehreren Hundert Euro auf den ersten Blick oft teuer erscheinen, vor allem für Freiberufler, kann sich der Einsatz letztendlich doch lohnen. Solche Drucker können zum Beispiel auch geleast werden. In diesem Fall muss die Leasingrate gezahlt werden sowie der Verbrauch des Gerätes. Dafür erhalten Sie automatisch neue Laserkartuschen, wenn sich diese dem Ende zuneigen.

Test: Die besten Multifunktionsgeräte

Das Gerät kann dazu die Verbrauchsdaten per Mail versenden. Da Leasingkosten direkt absetzbar sind, profitieren kleine Unternehmen auch steuerlich vom Einsatz der Geräte. Der Aufbau kann entweder über einen Dienstleister erfolgen, oder durch einen einigermaßen erfahrenen IT-Fachmann.

Funktionen professioneller Netzwerkdrucker - Scannen für Profis

Das Wichtigste an professionellen Netzwerkdruckern ist die Möglichkeit direkt per WLAN oder LAN an das Netzwerk angebunden zu werden. Anwender können also bequem den Druckertreiber installieren und direkt auf den jeweiligen Drucker zugreifen. Sobald der Drucker angebunden ist, kann schnell und einfach gedruckt werden. Handelt es sich bei diesem Gerät aber um ein Multifunktionsgerät, wie beim Brother DCP-L8450 CDW des Autors dieses Beitrags, können Sie mit dem Gerät auch umfangreich scannen. Dazu haben Sie die Möglichkeit über den Webserver des Gerätes ein Adressbuch zu pflegen.

Bei professionellen Netzwerkdruckern können Sie auch ein Adressbuch für den professionellen Versand von Dokumenten pflegen
Vergrößern Bei professionellen Netzwerkdruckern können Sie auch ein Adressbuch für den professionellen Versand von Dokumenten pflegen

Anschließend können Sie auf dem Display des Gerätes Favoriten mit entsprechenden Schaltflächen definieren. Auf diesem Weg kann der Scanner Dokumente mit einem Druck per Mail zum gewünschten Adressaten versenden. Für Unternehmen, die häufig Dokumente versenden müssen, zum Beispiel Steuerberater oder Freiberufler, ist das eine enorme Arbeitserleichterung.

Sie haben die Möglichkeit Dokumente direkt von einem Multifunktionsgerät aus per Mail zu versenden
Vergrößern Sie haben die Möglichkeit Dokumente direkt von einem Multifunktionsgerät aus per Mail zu versenden

Damit das funktioniert, müssen Sie in der Weboberfläche des Druckers lediglich einen Mail-Server eintragen sowie dessen Zugangsdaten. Hier können Sie bedenkenlos die Adresse eines Anwenders verwenden, oder eine eigene Adresse anlegen, zum Beispiel in Exchange/Office 365.

In der Weboberfläche von Netzwerkdruckern können Sie auch Mail-Zugänge einrichten
Vergrößern In der Weboberfläche von Netzwerkdruckern können Sie auch Mail-Zugänge einrichten

Neben der Möglichkeit Scans per Mail zu versenden, können Sie in professionellen Geräten auch Schaltflächen festlegen, mit denen Scanaufträge direkt auf einen Ordner im Netzwerk abgelegt werden. Dabei kann es sich um den Desktop eines Windows-Anwenders handeln, um ein NAS oder um eine Dateifreigabe. Das Scannen erspart auf diesem Weg einige Schritte.

Professionelles Drucken und Scannen im Netzwerk - Kosten sparen

Neben dem Vorteils des Scannens können professionelle Geräte auch besser drucken. Außerdem erlauben die Einstellungen des Gerätes sehr granulare Konfigurationsmöglichkeiten. Mit diesen Einstellungen lassen sich Kosten sparen, da Administratoren genau die Qualität der Drucke festlegen können.

Mit umfangreichen Optionen lassen sich Kosten sparen, weil Administratoren die Druckqualität vorgeben können
Vergrößern Mit umfangreichen Optionen lassen sich Kosten sparen, weil Administratoren die Druckqualität vorgeben können

Neben den umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten am Gerät selbst und dem Webserver von professionellen Druckern, erhalten Sie in den meisten Fällen auch professionelle Treiber mit Software zur Verwendung des Druckers. Hier können Anwender selbst Einstellungen für sich vornehmen und erweiterte Funktionen wie Texterkennung von Scans über das Netzwerk durchführen.

Professionelle Drucker verfügen über entsprechende Software, mit der Anwender besser arbeiten können, auch über das Netzwerk
Vergrößern Professionelle Drucker verfügen über entsprechende Software, mit der Anwender besser arbeiten können, auch über das Netzwerk

Mehr Sicherheit mit Profi-Druckern

Professionelle Drucker/Scanner oder Multifunktionsgeräte bieten aber mehr als nur stabile und umfassende Funktionen im Netzwerk. Auch die Sicherheit spielt eine wichtige Rolle. Sie können bei den meisten Geräten Filter und Sicherheitseinstellungen definieren, und so festlegen, welche Anwender von welchen Rechnern auf die einzelnen Funktionen des Druckers zugreifen dürfen.

Außerdem lassen sich Zertifikate einbinden, zum Beispiel für das sichere Versenden von PDFs. Denn professionelle Netzwerkscanner können PDF-Dokumente auch mit Zertifikaten signieren.

Netzwerkdrucker und -Scanner bieten auch die Möglichkeit an Zertifikate einzubinden, um zum Beispiel PDFs digital zu signieren
Vergrößern Netzwerkdrucker und -Scanner bieten auch die Möglichkeit an Zertifikate einzubinden, um zum Beispiel PDFs digital zu signieren

Natürlich lassen sich auch Berechtigungen vergeben und die Benutzer authentifizieren. Gute Drucker bieten hier, neben eigenen Verzeichnissen, auch die Möglichkeit an Benutzer aus Active Directory zu authentifizieren. In diesem Fall erhalten Anwender die Rechte auf Basis ihrer Anmeldung am PC.

Professionelle Drucker erlauben eine Anbindung an Active Directory oder bieten eine interne Nutzungseinschränkung
Vergrößern Professionelle Drucker erlauben eine Anbindung an Active Directory oder bieten eine interne Nutzungseinschränkung

Mit zahlreichen Optionen lassen sich auf diesem Weg die Einstellungen des Gerätes vor Änderungen schützen, aber auch die einzelnen Funktionen des Gerätes. Dazu kommen noch Möglichkeiten Berichte abzufragen. Sie können von professionellen Multifunktionsgeräten verschiedene Informationen, Journale und Berichte erstellen lassen. Diese lassen sich sogar automatisch per Mail versenden. Auch dieser Bereiche sollte nach der Inbetriebnahme überprüft werden.

Energie sparen

Das Sparen von Energie spielt vor allem bei Geräten eine wichtige Rolle, die einen Großteil des Tages eingeschaltet sein müssen, damit sie den Anwendern zur Verfügung stehen. Achten Sie beim Kauf oder Leasing eines solchen Gerätes darauf, dass Optionen zur Einstellung der Energieoptionen verfügbar sind, und sich das Gerät nach einer bestimmten Zeit selbst ausschaltet. Zwar lässt sich das auch mit einer Schaltuhr bewerkstelligen, benötigt ein Anwender aber das Gerät, steht es nicht zur Verfügung. Kann der Drucker selbst seine Einstellungen verwalten, schaltet es sich bei Bedarf wieder ein.

Achten Sie beim Einsatz von Netzwerkdruckern auch auf die Energieeinstellungen
Vergrößern Achten Sie beim Einsatz von Netzwerkdruckern auch auf die Energieeinstellungen

Fazit

Unternehmen, oder Freiberufler, die einen Drucker suchen, sollten professionelle Multifunktionsgeräte ins Auge fassen. Diese lassen sich leasen und bieten auch für kleine Büros echten Mehrwert. Durch die zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten bieten sich für alle Ansprüche entsprechende Einstellmöglichkeiten. Der wichtigste Vorteil von Firmennetzwerkdruckern ist aber deren stabile Funktionsweise. Im Gegensatz zu Heimgeräten brechen weder Verbindungen ab, noch stürzen sie ohne Grund ab. Achten Sie bei der Aktualisierung zu Windows 10 aber darauf, dass der Treiber auch das neue Betriebssystem unterstützt.

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