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Diskretes Content-Management mit Alfresco

16.01.2015 | 12:44 Uhr |

Wenn mehrere Personen gemeinsam an Projekten arbeiten, geht es immer auch um technische Probleme beim Austausch und Bearbeiten von Dokumenten. Alfresco ist hier eine oft unterschätzte Alternative zu Sharepoint & Co.

An Plattformen, über die mehrere Personen gemeinsam online zusammenarbeiten können, herrscht kein Mangel. Sollen die Dokumente aber nicht in der Cloud auf den Servern eines kommerziellen Anbieters liegen, sondern auf dem eigenen Server, wird die Suche nach einer Lösung schwieriger. Alfresco gehört zur Klasse der Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS), eignet sich aber auch gut für kleinere Arbeitsgruppen. Eine Variante der Software kann unter Linux kostenlos genutzt werden.

Voraussetzungen und Installation

Die Alfresco-Entwickler stellen mit der Community Edition eine kostenlose Variante des Produkts zur Verfügung, die sich auch gut zum Ausprobieren eignet. Auf der Webseite des Projekts finden Sie diese Edition unter „Produkte“. Vor dem Download ist eine Registrierung per E-mail erforderlich. Sie erhalten anschließend den Link zum Download und einige Tipps zur Installation. Wer die Registrierung nicht möchte, findet die Software auch bei Sourceforge. Eine weitere Alternative ist der Download eines brandaktuellen Nightly-Build unter http://dev.alfresco.com/downloads/nightly/dist .

Dieser Artikel stammt aus der LinuxWelt 6/2014

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Sie erhalten in jedem Fall einen Installer, der die problemlose Einrichtung der Software auf dem Zielsystem erlaubt. Nach dem Download müssen Sie lediglich darauf achten, dass die Download-Datei über die Eigenschaften im Dateimanager „ausführbar“ gemacht wird. Die Setup-Datei muss dann in einem Terminal gestartet werden. Alfresco gibt es nur als 64-Bit-Software und erfordert somit ein 64-Bit-Linux.

Über die Eigenschaften eines Objekts in der Bibliothek der Dokumente laden Sie Versionen zum Bearbeiten herunter oder erstellen eine neue Version.
Vergrößern Über die Eigenschaften eines Objekts in der Bibliothek der Dokumente laden Sie Versionen zum Bearbeiten herunter oder erstellen eine neue Version.

Möchten Sie Ihre Version direkt auf einem Server installieren, auf den Sie nur Fernzugriff besitzen, können Sie den Download dort mit dem Kommandozeilenprogramm wget anstoßen. Das weitere Vorgehen hängt von der Distribution ab, die Sie benutzen. Im Projekt-Wiki sind umfangreiche Hinweise zu verschiedenen Distributionen hinterlegt. Wurde Alfresco lokal auf Ihrem Ubuntu-Rechner installiert, muss dieser extern über das Internet erreichbar sein, um Dokumente mit anderen auszutauschen. Dazu müssen Sie in Ihrem Router festlegen, dass externe Anfragen auch an diesen Rechner weitergeleitet werden (das erledigen Sie im Modul der Firewall, manchmal aber auch als Zugriffskontrolle bezeichnet).

Bei einem klassischen DSL-Anschluss benötigen Sie noch die Dienste eines Anbieters für dynamische DNS-Adressen, damit der Server auch immer unter der gleichen URL zu erreichen ist. Die Vorgehensweise ist für einen prinzipiell vergleichbaren Verwendungszweck im Artikel „ Raspberry Pi als Webserver “ ausführlicher erklärt.

Alfresco-Projekte erstellen („Sites“)

Nach der Installation rufen Sie erstmals das System mit dem Benutzerkonto auf, das Sie während der Installation angegeben haben. Dazu geben Sie im Browser für den lokalen Aufruf die Adresse http://127.0.0.1:8080/share ein. Alternativ geht auch der Domain-Name Ihres Systems. Damit betreten Sie als Administrator das Back-End. Am oberen Rand des Menüs finden Sie den Befehl „Site“. Wählen Sie hier „Site erstellen“. Eine Site ist der Arbeitsbereich für die Gruppe. Sites können global für ein Unternehmen, für ein Team oder auch nur für ein Projekt gelten. Eine Site besteht aus dem zentralen Ablageort für Dokumente, auf den nur die Mitglieder zugreifen können, sowie einer Reihe von zusätzlichen Modulen. Tragen Sie einen Namen für die Site ein, und legen Sie fest, dass ein Manager über die Mitgliedschaft entscheidet. Danach taucht der Arbeitsplatz bereits in Ihrer Navigation am oberen Rand auf.

Erster Schritt mit „Site erstellen“: Das Anlegen eines neuen Projekts erfordert nur wenige Pflichtangaben.
Vergrößern Erster Schritt mit „Site erstellen“: Das Anlegen eines neuen Projekts erfordert nur wenige Pflichtangaben.

Klicken Sie auf dessen Namen, so gelangen Sie zur Startseite der Site. Mit einem Klick auf das Zahnrad in der oberen rechten Ecke erreichen Sie den Dialog „Site anpassen“.

Auf dieser Seite ziehen Sie alle Funktionen, die in der Arbeitsgruppe benötigt werden, einfach mit der Maus in den unteren Bereich. Typische Arbeitsinstrumente sind Kalender, Wiki oder Linksammlungen. Über den Punkt „Site-Mitglieder”“ legen Sie abschließend noch Bearbeiter an oder laden andere Personen ein, mit Ihnen an der Site zu arbeiten.

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Zentrale Funktion: Dokumente verwalten

Eine der wichtigsten Funktionen in einem ECM ist die Statuskontrolle von Dokumenten. Bei der gemeinsamen Bearbeitung besteht immer die Gefahr, dass der Überblick über Bearbeitungsstände verlorengeht. Alfresco ermöglicht die direkte Bearbeitung (bei ausgewählten Dateitypen) online. Dateien können aber auch in Google Docs editiert werden. Oder Sie laden sich eine Datei herunter und stellen Sie nach der Bearbeitung wieder in das System zurück. Die integrierte Versionsverwaltung klärt darüber auf, welcher Bearbeiter welche Änderungen vorgenommen hat.

Für Linux-Nutzer besonders interessant ist die Online-Bearbeitung von Dokumenten, die mit Libre Office angelegt wurden. Zunächst muss das Material für die anderen Bearbeiter in der Dokumentenbibliothek hinterlegt werden. Dazu loggen Sie sich als Administrator oder als einfaches Mitglied in die Site ein und wechseln in die Bibliothek. Dort klicken Sie auf „Hochladen“ und wählen die lokalen Dateien aus. Ist das Dokument dann auf dem Server, lassen sich damit verschiedene Bearbeitungsschritte durchführen. Mit einem Klick auf „Mehr“ am rechten Rand eines Dateieintrags werden alle Optionen sichtbar. Für Profis wichtig ist die Möglichkeit, mit definierten Workflows arbeiten zu können. Ein einfacher Workflow könnte zum Beispiel vorsehen, dass alle Dokumente durch ein zweites Mitglied der Site genehmigt werden müssen.

Damit sich die Bearbeiter einer Datei nicht in die Quere kommen, laden Sie sich eine Datei zur „Offline Bearbeitung“ herunter. Damit geschehen technisch zwei Dinge: Erstens wird die Datei am System gesperrt und kann vorerst von keinem anderen Mitglied bearbeitet werden, zweitens erfolgt der Download des Dokuments auf Ihren lokalen Rechner. Nach der lokalen Bearbeitung wählen Sie erneut die Dokumentenbibliothek aus, suchen dort die Datei und laden die neue Version hoch. Das Dokument erhält automatisch eine neue Versionsnummer. Die anderen Teammitglieder haben sofort Zugriff auf diese neue Fassung.

Viele Möglichkeiten für Teams

Ob Sie gemeinsam mit Vereinsmitgliedern an einem Projekt arbeiten, als Freiberufler mit anderen Kollegen Dokumente bearbeiten oder auf der Suche nach einer Unternehmenslösung sind: Das hier nur kurz skizzierte Alfresco deckt alle wichtigen Aufgabengebiete für die Teamarbeit ab. Damit ist das Produkt eine gute Alternative zu Cloud-Diensten kommerzieller Hersteller, da der Administrator wie der Nutzer in diesem Fall genau weiß, wer auf welche Daten zugreifen darf.

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