Digital oder analog - Typen von Dokumenten

Im DMS-Umfeld wird grundsätzlich zwischen dem physischen (Papier-)Dokument und dem digitalen Dokument unterschieden. Physische Dokumenteliegen in der Regel in Papierform oder anderen analogen Formaten vor. Die im Dokument enthaltenen Informationen können nur von Menschen verarbeitet werden. Sie lassen sich jedoch durch Scanner in eine digitale Form überführen.

Um Medienbrüche zu vermeiden, wird heute in vielen Unternehmen eine komplette Digitalisierung angestrebt. Bei den digitalen, direkt elektronisch weiterverarbeitbaren Dokumentenwird zwischen „Non-Coded-Information“-Dokumenten (NCI) und „Coded-Information“-Dokumenten (CI) unterschieden.

NCI-Dokumentesind digitalisierte Abbilder, also Faksimiles, des papiergebundenen Originals. Sie können zwar auf dem Computer-Monitor oder dem Drucker reproduziert werden, eine weitere maschinelle Verarbeitung oder Interpretation ist jedoch nicht ohne zusätzliche softwaretechnische Nachbearbeitung möglich. Der Grund: Wird ein Papierdokument eingescannt und als Datei abgespeichert, liegt nur ein Rasterbild, bestehend aus einer Folge von Pixeldaten, vor. Um die Datei elektronisch bearbeitbar zu machen oder sie beispielsweise per Volltextsuche wieder zu finden muss das NCI-Dokument mittels OCR-Software in CI-Dokumente transferiert werden.

Ein CI-Dokumentist ein digital erstelltes Dokument, das durch Zeichensätze kodiert ist und von Programmen direkt ausgewertet werden kann. Typische CI-Dokumente sind mit einen Textverarbeitungsprogramm erstellte Briefe oder Tabellen. Durch Techniken wie OCR lassen sich aber NCI-Dokumente in CI-Dokumente überführen. In CI-Dokumenten ist im Unterschied zu NCI-Dokumenten eine Volltextrecherche möglich.