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Die besten Tools für Meetings

04.03.2014 | 10:20 Uhr |

Häufig sind Meetings langweilig. Das führt dazu, dass Sie nicht viel daraus mitnehmen. Mit diesen Techniken und Tools können Sie sich dennoch gut einbringen und alles aufnehmen.

Meetings können die perfekten Zeitfresser sein. Damit Ihre nächsten Meetings genau das nicht werden, haben wir die wichtigsten Tipps dafür zusammengestellt, um Meetings zum Erfolg zu machen.

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Brauchbare Notizen

Die Lösung, um mehr aus Ihren Meetings mitzunehmen, besteht unter anderem darin bessere Notizen zu machen – was allerdings nicht bedeutet einfach alles aufzuschreiben. Ihr Ziel als Protokollführer für sich selbst oder für die ganze Gruppe ist es, die Kerninformationen aus einem Meeting herauszufiltern.

Fokussieren Sie sich auf das, was nach dem Meeting geschehen muss. Sehen Sie die Notizen zu einem Meeting als eine To-Do-Liste und nehmen Sie darin alle Informationen auf, die Sie benötigen, um ein Projekt zu beginnen, sobald Sie wieder an Ihren Schreibtisch zurückkehren.

Falls Sie Notizen für eine Gruppe aufnehmen, vergewissern Sie sich, dass Sie jeden wichtigen Punkt notieren, der im Meeting aufkommt, zusammen mit dem Namen der Person, welche diese Aufgabe übernimmt. Lassen Sie überflüssige Details einfach weg. Sie sollten nur aufschreiben, was Sie nachher abrufen müssen, und den Rest der Zeit dazu nutzen dem Gesagten zuzuhören und mit der Gruppe zusammenzuarbeiten.

Schreiben Sie mit der Hand und synchronisieren Sie Ihren Stift

Das Tippen auf einem Laptop kann sehr störend sein. Wegen des Lärms der Tasten und auch wegen der physikalischen Grenze zwischen Ihnen und dem Rest der Gruppe. Der Laptop-Bildschirm grenzt Sie physisch und psychisch von anderen Meetingteilnehmern ab, wodurch Sie eher wie ein unbeteiligter Reporter als wie ein aktiver Teilnehmer des Meetings wirken.

Keine Abschrift notwendig: Livescribe 3 digitalisiert Ihre Notizen in dem Moment, in dem Sie diese machen.
Vergrößern Keine Abschrift notwendig: Livescribe 3 digitalisiert Ihre Notizen in dem Moment, in dem Sie diese machen.
© LiveScribe

Lassen Sie deshalb Ihren Laptop auf dem Schreibtisch stehen und versuchen Sie Ihre Notizen mit einem Stift zu machen. Eine Möglichkeit dafür, die es durch aus wert ist ausprobiert zu werden, ist der Livescribe 3 . Neben Tinte beinhaltet der Stift einen Mini-Computer, eine Infrarot-Kamera und einen Bluetooth-Chip. Mit Hilfe des speziellen Papiers , fängt der Livescribe das Geschriebene ein und digitalisiert es, wodurch Sie Aufzeichnungen besitzen, welche Sie nachher mit der zugehörigen Software durchsuchen können.

Zusammen mit der Livescribe+-App können Sie mit dem Livescribe 3 Ihre Notizen unterwegs auf Ihr iPad, Ihr iPhone oder auf Ihren iPod Touch übertragen und ersparen sich somit eine nachträgliche Abschrift. In dieser digitalen Form sind Ihre Notizen bereit für Kalender, Kontaktlisten und andere Anwendungen. Sie können auch das ganze Meeting unterwegs aufnehmen. Die App erlaubt Ihnen die Synchronisation der Audiodateien mit den geschriebenen Notizen, wodurch Sie bei der nachträglichen Recherche nicht Unmengen von Zeit für die Suche verschwenden müssen.

Machen Sie Notizen auf Ihrem Tablet

Falls Sie Ihre Notizen direkt auf einem Gerät machen müssen, ist ein Tablet, welches Sie flach vor sich auf den Tisch legen können, die beste Wahl, weil es nicht so trennend wirkt. Ob Sie auf dem Tablet mit einem Stift schreiben oder tippen, hängt von Ihrer Geschwindig- und Genauigkeit beim Tippen ab. Die Nutzung eines mit einem Stift ausgestatteten Geräts, wie zum Beispiel eines aus der Samsung Galaxy Note Serie , wird wahrscheinlich beides verbessern und zusätzlich wird es Ihnen einfacher fallen Diagramme und Zeichnungen genauer einzufangen.

Es gibt mehrere Apps zum Anfertigen von Notizen für jede verschiedene Tablet-Plattform. Probieren Sie verschiedene aus und suchen Sie sich eine App aus, deren Funktionen Ihren Bedürfnissen entspricht.

Note Taker HD verwandelt Ihr iPad in ein Notepad.
Vergrößern Note Taker HD verwandelt Ihr iPad in ein Notepad.
© Software Garden

Wenn Sie häufig Meetings beiwohnen, hilft Ihnen die Minutes App (5 Dollar; iOS) große Mengen an Notizen zu organisieren, Nachbereitungen verschiedenen Leuten durch Integration Ihres Adressbuchs zuzuordnen, Zeitpläne zu erstellen und vieles mehr. Falls Sie Buch über die Neuigkeiten bei den täglichen Aufgaben führen müssen ist das genau die passende App für Sie.

Note Taker HD (5 Dollar; iOS) ist besser für Handheld-Geräte geeignet und lässt Sie frei Skizzen anfertigen. Er beinhaltet einfach Zeichenfunktionen und PDF-Kommentarmöglichkeiten.

Für die allgemeine Anfertigung von Notizen ist Evernote (kostenlos; iOS, Android, BlackBerry) eine solide Lösung , welche das Organisieren von Notizen einfach macht.

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Nehmen Sie Ihre Meetings auf

Ein komplettes Meeting im Audioformat aufzunehmen kann vor allem zum Beispiel bei einer Brainstormingkonferenz, bei welcher viele Ideen schneller eingebracht werden, als Sie diese aufschreiben können, oder die Ideen zu komplex sind, um diese vollständig aufzunehmen, sehr nützlich sein. Eine Audioaufnahme hilft Ihnen sich auf das Gesagte zu konzentrieren und dieses dann später mit schriftlichen Notizen zusammenzufassen.

Ein Meeting aufzunehmen ist nicht so leicht wie es klingt. Ein mitten auf dem Tisch des Konferenzraums platziertes Smartphone wird wahrscheinlich blecherne, verzerrte Aufnahmen machen (besonders wenn jemand über Lautsprecher teilnimmt), was Ihre Niederschrift erschweren wird.

Schließen Sie das Blue Spark Digital Microphone an Ihr Gerät an, um eine Studioqualität-Aufnahme Ihres Meetings zu erhalten.
Vergrößern Schließen Sie das Blue Spark Digital Microphone an Ihr Gerät an, um eine Studioqualität-Aufnahme Ihres Meetings zu erhalten.
© Blue Microphones

Ihre beste Wahl ist ein High-End Mikrofon. Solche Geräte erlauben auch eine Platzierung nahe Ihres Platzes, so dass Sie die Aufnahme jederzeit stoppen oder starten können. Das Blue Spark Digital Microphone (200 Dollar) zum Beispiel kann an ein USB- oder iOS-Gerät angeschlossen werden und ermöglicht durch seine Studioklassen-Technologie höchste Qualität bei aufgenommenen Audiodateien.

Falls Sie über ein Mobilgerät aufnehmen werden Sie Ihr Gerät mit einer App, welche für die Aufnahme von Meetings und nicht von Musik entwickelt wurde, an dieses Mikrofon koppeln wollen. Audiolio (2 Dollar; iOS) erlaubt Ihnen Audio-Teilstücke mit geschriebenen Notizen zu versehen und Dateien nach dem Meeting zu teilen.

Bestellen Sie eine Mitschrift

Mit Rev Voice Recorder können Sie eine Mitschrift der Audiodatei innerhalb der App anfordern. Ideal für die wortwörtliche Niederschrift eines vollständigen Meetings. Die Technologie ist zwar noch nicht so weit, dass die Software die Aufzeichnung eines Gruppenmeetings automatisch und zuverlässig aufschreiben kann. Aber die Nutzung dieses Dienstes spart doch viel Zeit.

Der Rev Voice Recorder (kostenlos; iOS) erlaubt Ihnen die Aufnahme von Audiodateien und ein anschließendes, elektronisches Versenden für eine Niederschrift direkt über die App. Die Gebür beträgt 1 Dollar pro Minute, welche zur Niederschrift benötigt wird, inklusive 48 Stunden Rückgaberecht. TranscribeMe (kostenlos; iOS) bietet ein ähnliches System an.

Abschriften sind niemals perfekt, allerdings versprechen die meisten Unternehmen eine Genauigkeit von 98 Prozent, falls die Qualität Ihrer Audio-Aufnahme hoch genug ist.

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Nach dem Meeting

Wie bereits oben erwähnt, sollten Ihre Notizen die Basis für eine To-Do-Liste schaffen und Sie sollten schnellstmöglich alle Deadlines in Ihren Kalender eintragen. Falls Sie Notizen für eine Gruppe gemacht haben, sollten Sie danach eine Zusammenfassung der Abschrift des Meetings per Mail versenden. Hier gilt je schneller, desto besser. Die Zusammenfassung muss keine umfangreiche Nachricht sein. Im Gegenteil, je kürzer die Nachricht ist, desto eher sind die Leute bereit, diese zu lesen. Aber denken Sie daran Aktionspunkte klar zu kennzeichnen, daran geknüpfte Deadlines zu markieren und eine Person für die Fertigstellung einzuteilen (und auch auf der Mail-Verteilerliste) sein. Nutzen Sie hierfür Fettschrift oder Farben, um bestimmte dringende Informationen hervorzuheben.

Das wichtigste an einem erfolgreichen Meeting ist weder Hard- noch Software, sondern die Menschen, die daran teilnehmen. Hören Sie zu. Bringen Sie sich ein. Lassen Sie sich nicht dazu verführen während des Meetings Ihre Mails zu checken oder Textnachrichten zu versenden, wenn jemand eintönige Vorträge hält. Die meisten Meetings sind nur so erfolgreich wie der am wenigsten nützliche Teilnehmer; also sollten Sie selbst, wenn ein Meeting für Sie nicht besonders hilfreich ist, zumindest kein Störfaktor für jemand anderen sein.

Dieser Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PC-World.

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