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Die besten Tipps und Tricks zu Google Docs und Co

19.07.2015 | 15:43 Uhr |

Google Docs – das ist doch das primitive Office, das so gut wie nichts kann! Weit gefehlt, wenn Sie die Online-Apps, Gmail und Co richtig nutzen.

Googles kostenlose Online-Office-Applikationen für Texte, Tabellenkalkulation und Präsentationen ersetzt keineswegs eine Profi-Software wie die von Microsoft – das soll sie auch gar nicht. Verstecken muss sich die Cloud-Applikation dennoch nicht, wie unser Vergleich zeigt. Denn Google Docs, Tabellen & Präsentationen warten mit anderen als den klassischen Office-Stärken auf, beispielsweise mit der einfachen Verfügbarkeit, der Weitergabe von Inhalten sowie der Zusammenarbeit.

Eine vielfach geäußerte Befürchtung bzw. Frage von PC-Nutzern lautet: Was ist, wenn ich offline bin? Auch da hat Google ein Lösung parat, wenngleich bisher nur mit seinem eigenen Browser . In Chrome klicken Sie rechts oben auf das Zahlradsymbol und „Einstellungen“, um dann die Offline-Option zu aktivieren. Damit können Sie die Daten selbst dann bearbeiten, wenn der Computer nicht mit dem Internet verbunden ist. Sobald die Internet-Verbindung wieder steht, gelangen die Offline-Daten automatisch auf Google Drive.

Google Drive speichert derzeit maximal 4.000 Dokumente oder fünf GByte Daten offline, für die meisten privaten Office-Anwendungen reicht das völlig aus.
Vergrößern Google Drive speichert derzeit maximal 4.000 Dokumente oder fünf GByte Daten offline, für die meisten privaten Office-Anwendungen reicht das völlig aus.

Unabhängig davon bietet das Tool Google Drive für PC die Möglichkeit, über den Windows Explorer direkt und ohne jeweils erneutes Einloggen auf den Cloud-Speicher von Google zuzugreifen. Auf die Offline-Nutzung hat die Software keinen Einfluss, zudem arbeitet sie unabhängig vom Chrome-Browser.

Dokumente im Internet gemeinsam bearbeiten

Google Cloud Print ermöglicht es, sowohl im heimischen WLAN als auch über das Web daheim auf dem Drucker zu drucken, und zwar sowohl vom Mobilgerät als auch vom Browser. Das funktioniert mit jedem (!) Drucker, ein Netzwerkgerät ist also keineswegs erforderlich. Zum Einrichten öffnen Sie an dem Heim-PC, an dem der USB-Drucker angeschlossen ist, den Chrome-Browser und melden sich mit Ihrem Google-Konto an. Klicken Sie oben rechts auf das Einstellungen-Symbol, dann auf  „Einstellungen -> Erweiterte Einstellungen anzeigen -> Verwalten (unter „Google Cloud Print“)“. Über „Drucker hinzufügen“ und die Auswahl des angeschlossenen Gerätes aktivieren Sie die Funktion. Damit ist der Drucker mit Ihrem Google-Konto und Cloud Print verbknüpft, Sie können nun über den Chrome-Browser oder aus Google Drive von jedem Endgerät über Ihren Drucker zuhause drucken. Ist der betreffende Heim-PC ausgeschaltet oder offline, wird der Ausdruck erstellt, sobald er wieder am Netz ist.

Die Nutzung von Gmail am PC erleichtern Sie sich, wenn Sie darin – wie es bei Outlook üblich – die Benachrichtigungsboxen bei neu eingehenden Nachrichten einschalten. So geht’s: Loggen Sie sich bei Gmail ein und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und „Einstellungen“. Hier aktivieren Sie die Option „Benachrichtigung über neue E-Mails aktivieren …“ und speichern ganz unten die Änderungen.

Ebenfalls nützlich ist das Abfangen einer bereits abgeschickten Mail: falscher Adressat, fehlender Anhang oder sonst ein peinliches Missgeschick – das ist (vermutlich) jedem schon einmal passiert. Mit der unter „Einstellungen -> Labs“ versteckten Funktion „Versand rückgängig machen“ haben Sie nach dem Versenden einige Sekunden Zeit, die Mail „zurückzuholen“. Tatsächlich wird das Abschicken natürlich nur etwas verzögert, in der Praxis stört das aber nicht.

Schließlich hilft die Inbox-App auf Android- und iOS-Geräten, die Nachrichtenflut besser zu verwalten. Inbox gruppiert die Mails automatisch, hebt Wichtiges hervor, erleichtert die Wiedervorlage und erledigt noch manches mehr.

Google Mail bietet mit der richtigen Einstellung die Möglichkeit, versehentlich verschickte Nachrichten „zurückzuholen“. Der Empfänger bekommt sie so gar nicht zugestellt.
Vergrößern Google Mail bietet mit der richtigen Einstellung die Möglichkeit, versehentlich verschickte Nachrichten „zurückzuholen“. Der Empfänger bekommt sie so gar nicht zugestellt.

Google-Aufgaben mit Apps Skripten automatisieren

Nachrichten in Gmail verschlüsseln oder erst zu einem späteren Zeitpunkt abschicken, Dateianhänge direkt in Google Drive speichern oder die Möglichkeit für Ihre Freunde, den eigenen Kontakt in Ihrem Adressbuch ohne Ihr Zutun zu aktualisieren – das sind nur einige Beispiele für automatisierte Vorgänge mithilfe von Apps Skripten. Damit lassen sich häufige Aufgaben zwischen verschiedenen Google-Anwendungen automatisieren, allerdings benötigt man zum Erstellen eigener Skripte etwas Zeit und Knowhow. Eine kurze deutsche Einführung hält Google hier bereit, auf Englisch gibt es ausführlichere Informationen . Im Internet existieren bereits eine Reihe fertiger Apps Skripte, eine gute Auswahl beispielsweise hier .

Geheime Tipps und Tricks zur Websuche

Einige grundlegende Tipps für die Websuche fasst Google selbst im Netz zusammen, viele andere Tricks aber sind nicht dokumentiert. So ist es z.B. praktisch, wenn Google nicht nur die Suchergebnisse auflistet, sondern gleich die gesuchten Inhalte zeigt. Das funktioniert unter anderem bei wichtigen Personen, beim Wetter, bei Sportergebnissen, Umrechnungen, Flugverbindungen und anderem mehr . Die Kehrseite von so viel Komfort ist, dass der Suchkonzern seine eigenen Treffer weit oben anzeigt und so die Konkurrenz möglicherweise benachteiligt.

Google zensiert das Netz

Hinter Google Scholar steckt eine Suchmaschine für wissenschaftliche Literatur aller Disziplinen. Die Bildersuche ermöglicht es, beliebige Abbildungen und Fotos zu Google hochzuladen und im Netz nach Ähnlichem suchen zu lassen. Über die zugehörige Webseite als Fundstelle wissen Sie so schnell, was auf dem Bild zu sehen ist. Davon zu unterscheiden ist die Kamera-Such-App Goggles , über die man statt wie normal per Text im Web per Foto sucht. Da Goggles auch Barcodes und Text verarbeiten kann, eignet sich die App auch zum Übersetzen. Ebenso wie die neue Version der Android- und iOS-App Google Übersetzer , die den von der Kamera erfassten Text live in andere Sprachen übersetzt, und das sogar offline.

Zum Schluss darf nicht fehlen, was Google über Sie weiß: Wo Sie sich zuletzt aufgehalten haben, erfahren Sie hier , Ihre Suchanfragen hier . Wenn Sie wissen möchten, welchem Gerät Sie welche Zugriffsberechtigungen erteilt haben, schauen Sie unter https://security.google.com/settings/security/permissions ebenfalls online nach. Und über diesen Link lassen sich alle bei Google gespeicherten persönlichen Daten exportieren.

Das Erstellen des Export-Archivs mit allen Google-Daten und Einstellungen kann Stunden oder gar Tage dauern – dafür ist auch wirklich alles drin.
Vergrößern Das Erstellen des Export-Archivs mit allen Google-Daten und Einstellungen kann Stunden oder gar Tage dauern – dafür ist auch wirklich alles drin.
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