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Die zehn besten Apps fürs Office unterwegs

22.12.2015 | 17:11 Uhr |

Mit unseren zehn Apps haben Sie eine komplette Büroausstattung auf dem Smartphone.

Ein paar Fotos knipsen, Musik hören oder ein bisschen im Web surfen ist bei weitem nicht alles. Gerade im Business-Umfeld kann ein Smartphone so viel mehr bieten. PC-Welt zeigt: Ein ganzes Büro passt – mit der Power aus der Cloud – heute ins mobile Telefon.

Wie das geht? PC-Welt stellt zehn clevere Apps vor, die Angestellten und Selbständigen den Alltag im Büro, Home-Office oder im Außendienst vereinfachen können.

1. Nie mehr Probleme mit dem Scanner

Letztendlich bedeutet Scannen immer: Dokument heraussuchen, aufstehen, zum nächstgelegenen Scanner laufen, wilde Tastenkombinationen drücken und hoffen, dass man den richtigen Scanner genommen hat und das digitalisierte Dokument am eigenen PC ankommt – ganz zu schweigen von Updates und unstimmigen Treibern.

Wenn Sie nicht gerade einen notariell beglaubigten Vertrag scannen müssen, schafft in den meisten Fällen eine App Abhilfe, etwa bei Rechnungen, Notizen, Zeitungsartikeln oder internen Dokumenten.

Aktuelle Smartphone-Kameras bieten eine mehr als ausreichende Auflösung für optimale Ergebnisse. In Verbindung mit einer Scanner-App wie CamScanner für Android oder TextGrabber (iOS) ersetzen Sie Ihr altes Bürogerät endgültig.

Alternativtipp: Turbo Scan Pro

2. Messenger mit echtem Mehrwert

Telegram , Facebook Messenger oder WhatsApp – die webbasierten Nachrichtendienste haben seit einiger Zeit der SMS das Rennen abgelaufen. Der Grund ist denkbar einfach: Messenger sind kostenlos.

Zusätzlich verbinden die Nachrichtendienste ein durchdachtes Angebot. Sie können Video, Bilder und Sprachnachrichten verschicken, dienen als Anlaufstelle für organisatorische Gruppen-Chats und eignen sich als beständiges Informations-Tool für Mitarbeiter.

Gerade WhatsApp liefert stetige Updates, welche die Kunden mit attraktiven Funktionen bei der Stange halten sollen. Erst kürzlich kam so ein iPhone6s-exklusives Update, das es erlaubt, das 3D-Touch-Display zu nutzen.

Je nachdem wie stark der User auf eine Nachricht drückt, wird eine Aktion ausgeführt. Schreibt ein Kollege etwa eine Uhrzeit für ein Meeting, können Sie mit starkem Drücken den Termin sofort abspeichern.

Alternativtipp: WeChat

3. Ihre Termine automatisch überall

Kalender organisieren alle Termine, Meetings, Konferenzen und Co. – eventuell müssen sie sogar für private Dates hinhalten. Doch wer organisiert eigentlich den Kalender?

Gerade im Unternehmensumfeld kann es viel Zeit beanspruchen, wenn man ständig Termine eintragen muss. Eine App bietet dabei schon mehr Vorteile als ein klassischer Kalender aus Papier.

Doch auch bei den Apps gibt es große Unterschiede. Darauf sollten Sie achten:

* Werden Details zu den Terminen gut aufbereitet?

* Synchronisiert sich die Kalender-App mit allen Endgeräten und Mail-Adressen automatisch?

* Achtet der App-Anbieter auf Datenschutz?

Die wohl komfortabelsten Kalender-Anwendungen kommen von den ganz Großen: Google Calendar, Apples „Kalender“ für iCloud oder das Office 365 Paket von Microsoft sind zu nennen.

Alternativtipp: Business Calendar 2

4. Mit Notizen den Überblick halten

Die Überschrift wirkt widersprüchlich. Handelsübliche Notizzettel halten für kreative Einfälle, Meeting und den Input von Kollegen und Vorgesetzten her. Das Resultat: Sie haben Unmengen an Zetteln und vergessen trotzdem die Hälfte – es mangelt am Überblick.
Neben vielen vorinstallierten Notiz-Apps auf Smartphones bieten die Angebote von Colornote und Evernote weitgreifende Vorteile.
Solche Notiz-Apps aus dem App-Store können absolute Überlebensretter sein. Sie sortieren Ihre Einfälle, etwa nach Erstellungsdatum oder Priorität, und machen jeglichen Input auf allen Endgeräten verfügbar. Viele dieser Applikationen bieten Überordner, Synchronisation mit anderer Software – etwa Office 365 – und können ihre Inhalte mit Kollegen via Mail oder gemeinsamen Zugang teilen.

Gerade Evernote erweist sich als kreativer Begleiter. Ein jüngstes Update für das iPhone 6s mit 3D-Touch ermöglicht es einen schnellen Einblick in einzelne „Notizzettel“ zu erhalten. Etwas fester auf das Display drücken und schon erscheinen die Key-Facts wie Stichpunkte, Orte und Datum im abgespeckten Format.

Alternativtipp: Wunderlist für Android

Notizen, ToDos und Einkaufszettel in einer App vereint: Anwendungen wie Evernote oder Wunderlist (Bild) machen das möglich.
Vergrößern Notizen, ToDos und Einkaufszettel in einer App vereint: Anwendungen wie Evernote oder Wunderlist (Bild) machen das möglich.

5. Gehirntraining für zwischendurch

Papierkugeln in den Mülleimer werfen, lustige Post-Its an den Schreibtisch der Kollegen heften – wer im Büro arbeitet, hat gerne einmal Unterhaltung für zwischendurch.

Im mobilen Büro 2.0 bietet das Smartphone wahrscheinlich grenzenlose Möglichkeiten für Unterhaltung. Doch Achtung: Machen Sie Ihren Chef nicht zu nervös, wenn Sie wieder drei Stunden Candy Crush spielen. Orientieren Sie sich lieber an Kreativitäts- und Gedächtnis-Apps.

Diese sind meist neutral strukturiert, sodass niemand im Vorbeigehen auf den ersten Blick erkennt, ob Sie spielen oder arbeiten. Hier eignen sich etwa Geschicklichkeits-Games wie Piano Tiles oder Denk-Apps wie Word Academy.

Alternativtipp: 2048 für Android , 100 Floors (iOS)

6. Dokumente ohne Formatverlust bearbeiten
Auf dem Weg zum Kunden via Handy noch schnell die nächste Präsentation durchchecken ohne dabei die Formatierung zu verlieren? Lange war das nicht möglich. Seit Mitte 2015 gibt es nun die unangefochtene Nummer 1 von Microsoft fürs Büro auch in einer brauchbaren Version für Android.

Das Besondere: Der Funktionsumfang von MS Office Mobile (Word, Excel und PowerPoint) kommt recht nahe an die Desktop-Version heran. Im nahezu identischen Aufbau des Menüs und der bekannten Oberfläche findet man sich als Anwender recht schnell wieder.

Alternativtipp: Microsoft Word (iOS) 

7. Mobil Drucken

Die meisten Drucker hängen heute im Netzwerk. Und die meisten Anwender lesen E-Mails und Dokumente heute mit dem Smartphone. Apps wie PrinterShare Mobile - Phone Print „PrinterShare Druckerservice“ für Android schlagen hier die Brücke. Mit wenigen Klicks sendet der Anwender Bilder, Kontakte, Nachrichten oder Dateien aus seinem Smartphone- oder diversen Onlinespeichern an den Drucker.

Die Liste der unterstützten Drucker und der Druckereinstellung ist oft lange. Ob Papiergröße, Seitenausrichtung, Qualität oder Duplexmodus - vieles lässt sich einstellen. Tipp: Im Zusammenspiel mit Scanner Apps oder Visitenkarten-Speichern erhalten Sie so das Multifunktionsgerät für die Hosentasche.

Alternativtipp: Printer Pro Lite (iOS)

8. Abstimmen und Umfragen erstellen

Wann passt das nächste abteilungsübergreifende Meeting am besten? Oder: Wie viele Mitarbeiter haben zum Fußballspiel der Firma Zeit? Wenn es um die Terminfindung geht, sind ein großer E-Mailverteiler oder überlange CC-Listen weit von der Übersichtlichkeit entfernt.

Ein bekannter Service ist hier Doodle, den es auch als App für iOS und Android gibt. Der Service kann aber noch mehr – beispielsweise bei einem Brainstorming weiterhelfen. So lässt sich beispielsweise auch abstimmen, welcher Name für ein Produkt am meisten Resonanz findet.

Alternativtipp: Kulibri (nur im Browser) 

9. Zeit managen

Wie viel Zeit nahm Projekt X in Anspruch oder wie lange war Ihr Mitarbeiter heute beim Kunden? Moderne Unternehmen erfassen die Arbeitszeit heute am Einfachsten mit einem Fingertipp. Apps wie „Zeiterfassung“ von DynamicG für Andoid  haben mittlerweile ziemlich alles an Bord, was Freiberufler und Mitarbeiter, die zeitbasiert abrechnen, brauchen.

So lassen sich beispielsweise einzelne Aufgaben detailliert mit ihrer Dauer versehen oder ganze Projektlisten im Vorab importieren. Darüber hinaus wertet das Tool auch gleich die Arbeitszeiten aus: So sehen Sie auf einen Blick, wie viele Überstunden anfallen oder wie viel Sie dem Kunden in Rechnung stellen müssen.

Alternativtipp: Stempeluhr von Stefan Meyer für iOS

10. Aufgaben schieben

Agenturen und Freelancer kennen es nur zu gut: Man macht meistens drei Dinge gleichzeitig und ehe man mit einer Sache fertig ist, kommen schon zwei neue Aufgaben hinzu. Die Liste der Aufgaben-Apps ist endlos lang. Unser Tipp: Trello . Das Tool funktioniert im Browser und via App auf Android und iOS . Trello setzt auf die sogenannte Kanban-Methode, in anderen Worten „Getting Things done“.

Mit digitalen Post-its nie wieder eine Aufgabe vergessen? Das kostenlose Tool Trello macht genau das möglich – auch Teamarbeit funktioniert mit der Browser-gestützten Anwendung.
Vergrößern Mit digitalen Post-its nie wieder eine Aufgabe vergessen? Das kostenlose Tool Trello macht genau das möglich – auch Teamarbeit funktioniert mit der Browser-gestützten Anwendung.

Auf verschiedenen Boards können Anwender Spalten erstellen, beispielsweise für jeden Wochentag eine. An die Spalten lassen sich dann Aufgabenkarten heften, die der Anwender jeweils mit einem Titel, Aufgabenfrist, Beschreibung, anderen Mitarbeitern und vielen weiteren Infos versehen kann. Der Mehrwert: Die Karten lassen sich flexibel zwischen und in den Spalten hin- und herschieben und kommentieren. Der Service ist kostenlos und sowohl die Umsetzung im Browser als auch die mobilen Äquivalente sind sehr gelungen. Lediglich in Sachen Stabilität gibt es noch leicht Luft nach oben.
Die Alternative: Taskulu

Fazit

Ob auf dem Weg zum Kunden noch schnell eine Korrektur im Textdokument vornehmen, mit einem Fingertipp Arbeitszeiten abrechnen oder einfach nur einen gemeinsamen Termin finden - für den Büroalltag gibt es heute für so gut wie jede Anforderung eine App.

Da diese Anwendungen häufig im Zusammenspiel mit einem Cloud-Service funktionieren, ist hier jedoch Vorsicht geboten: Anwender sollten unbedingt abklären, mit welchen Daten sie frei hantieren dürfen und ob sie möglicherweise gegen die IT-Compliance der Firma verstoßen.

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