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Profi-Wissen

Die sechs besten Tipps für die optimale E-Mail-Verwaltung

10.05.2015 | 09:09 Uhr |

Dank cleverer Tools setzen Sie Ihre Mail-Adresse wie ein Profi ein. Wir zeigen Ihnen sechs Tricks, die man kennen sollte.

Neben fest auf dem PC installierten Mail-Clients wie Thunderbird, Outlook und der vorinstallierten Mail-App in Windows 8 erfreuen sich Webmailer, etwa von Google, GMX, Yahoo, Web.de und T-Online, wachsender Popularität. Interessant ist die parallele Nutzung von lo­ka­len Mailprogrammen sowie Online-Maildiensten: Dank Webmailer hat man auf jedem Rechner und auch am Smartphone und Tablet stets Zugriff auf sein Postfach. Über die auf dem PC installierte Mailsoftware lädt man eine Kopie der im Webmailer angesammelten Nachrichten herunter und hat so jederzeit ein offline nutzbares Postfach-Backup zur Verfügung.

7 Mythen über die Mail-Archivierung entlarvt

1. Lokal installiertes Mailprogramm als Ergänzung zum Webmailer

Sie verwenden normalerweise einen Webmailer, wollen aber am Notebook auch dann Mails bearbeiten, wenn Sie gerade offline sind.

Lösung: Installieren Sie ein Mailprogramm auf Ihrem Notebook, mit dem Sie die beim Provider eingehenden Nachrichten in einem Rutsch herunterladen und danach auch ohne Internetverbindung bearbeiten können. Von Ihnen offline geschriebene Mails werden später gesendet, wenn Sie wieder online sind. Als besonders schlankes, schnelles und kostenloses Mailprogramm empfiehlt sich Opera Mail . Pluspunkt der Freeware gegenüber dem populären Thunderbird ist die leichte Konfiguration. Das Programm gibt sich übersichtlich und enthält alle erforderlichen Grundfunktionen, verzichtet aber auf überladene Einstellungsdialoge.

Auf Grund der umfangreichen Nutzungsmöglichkeiten, ist ein übersichtliches Programmfenster des Mail-Programms Gold wert.
Vergrößern Auf Grund der umfangreichen Nutzungsmöglichkeiten, ist ein übersichtliches Programmfenster des Mail-Programms Gold wert.

Wichtig: Achten Sie bei der Einrichtung da­rauf, in den Kontoeinstellungen für Ihr IMAP-Postfach die Option „Alle Nachrichten auch offline zur Verfügung stellen“ einzuschalten. Bei einem POP3-Konto lassen Sie die beim Posteingangsserver voreingestellte Option „Nachrichten auf dem Server belassen“ aktiviert. Aufgrund von Tabs in Opera Mail können Sie verschiedene Nachrichten gleichzeitig ansehen und brauchen nicht zwischen Mails hin und her zu wech­seln. Gute Sortierungsmöglichkeiten und eine flinke Suche in allen Postfächern ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Mails und Anhänge.

Sie haben Post! - Die Entwicklung der E-Mail

Nützlich ist der Mailzugriff über gruppierte Ansichten, statt die Nachrichten in herkömmlichen Ordnern abzulegen, wie man es von an­deren Mailanwendungen her kennt. Die Sortierung erfolgt über Labels, also Markierungen, die jeder eingehenden Nachricht manuell oder über Regeln automatisch zugewiesen werden. Unter diesen Labels werden dann alle Nachrichten eines bestimmten Typs gruppiert, zum Beispiel solche, die von einem bestimmten Absender oder einer Mailing-Liste stammen oder von Ihnen beantwortet wurden.

Die Labels definieren Sie unter „E-Mail ➞ Labels“. In diesem Dialog legen Sie auch die Regeln fest. Sie können beispielsweise auswählen, ob die gesamte Mail nach einem bestimmten Wort oder Satz durchsucht werden soll, oder die Re­gel abhängig vom Absender machen. Wenn eine Regel zutrifft, wird automatisch das entsprechende Label zugewiesen.

So prüfen Sie, ob eine Mail-Adresse vorhanden ist

2. Verschlüsselte Übertragung von Postfachinhalten erzwingen

Unterwegs rufen Sie Ihr Postfach über öffentliche WLANs, etwa im Hotel, am Bahnhof oder Flughafen ab, was Ihnen nicht sicher erscheint.

Lösung: Die Nutzung öffentlicher WLAN-Netze ist zwar praktisch, jedoch wegen Datenschnüfflern auch ein wenig riskant. Auf dem Weg vom Absender zum Empfänger passiert eine Mail zig Zwischenstationen im Internet. Theoretisch kann die Nachricht mitgelesen werden. Wenn Sie ein Mailprogramm wie Thunderbird oder Opera Mail verwenden und nicht über den Browser einen Webmail-Dienst für Ihr Postfach nutzen, lässt sich generell sicherstellen, dass Fremde die von Ihnen übertragenen Daten nicht so einfach abfangen und auswerten können. Dazu verschlüsseln Sie das Versenden und Empfangen, indem Sie in den Servereinstellungen Ihrer Mailkonten die Verschlüsselung „SSL/TLS“ einschalten. Gegebenenfalls müssen Sie auch die Porteinstellungen anpassen. Für eingehende Mails über einen POP3-Server setzen Sie die Portnummer 995 ein, bei IMAP-Servern stattdessen den Port 993. Für ausgehende Mails setzen Sie für SMTP-Server den Port 465 ein. Natürlich müssen die Server Ihres Mailproviders die Verschlüsselung unterstützen, damit das funktioniert.

E-Mail-Client: Mozilla Thunderbird

3. Vertrauliche Nachrichten gesondert verschlüsseln

Ihre besonders schutzbedürftigen Mails sollten möglichst sicher übertragen werden.

Lösung: Sollen vertrauliche Inhalte Ihrer Mails vor den Blicken Unbefugter verborgen werden, verschlüsseln und signieren Sie die Informa­tionen vor dem Versand. Das Prinzip bei dieser Verschlüsselung ist einfach: Es gibt zwei Schlüssel, einen öffentlichen (Public Key) und einen privaten (Secret Key), die zusammen ein passendes Schlüsselpaar ergeben. Daten, die mit dem öffentlichen Schlüssel kodiert werden, lassen sich nur mit dem zugehörigen privaten Schlüs­sel dekodieren. Die freie Software Gpg 4win ist ein empfehlenswertes Gesamtpaket für die Mail- und Dateiverschlüsselung, das auf dem GPG-Standard basiert. Für Nutzer von Thunderbird empfiehlt sich die kostenlose Open-PGP-Erweiterung Enigmail.

Postfachgröße checken: Imapsize greift auf IMAP-Konten bei Ihrem Provider zu, zeigt die Größe von Ordnern an und kann Mails zwischen zwei Providern verschieben.
Vergrößern Postfachgröße checken: Imapsize greift auf IMAP-Konten bei Ihrem Provider zu, zeigt die Größe von Ordnern an und kann Mails zwischen zwei Providern verschieben.

4. Größe des Postfachs beim Provider kontrollieren

Der Speicherplatz Ihres IMAP-Postfachs beim Provider läuft voll, Sie wissen aber nicht, welche Mail und Ordner so viel Platz rauben.

Lösung: Ihr Provider stellt Ihnen ein Speicherplatzkontingent („Quota“) zur Verfügung. Allerdings zeigen Mailprogramme wie Thunderbird nicht an, wie viel Platz noch frei ist. Das geht mit der englischsprachigen Freeware Imapsize , die alles enthält, was Sie zur Ver­wal­tung von IMAP-Postfächern benötigen: IMAP-Ordner direkt auf dem Server des Providers anlegen, Mails kopieren, verschieben oder lö­schen und unerwünschte Dateianhänge online entfernen gehören dazu.

Nach dem Start legen Sie unter „Account ➞ New“ ein Konto an und geben Ihre Anmeldedaten ein. Den Speicherwächter rufen Sie mit „Account ➞ Check Size“ auf: Damit finden Sie heraus, wie groß die Ordner Ihres Postfachs auf dem Server des Providers tatsächlich sind. Mit „Check Quota“ sehen Sie, wie viel Platz noch verfügbar ist. „Account ➞ Account Backup“ erstellt eine Sicherung des Postfachs.

So verschlüsseln Sie E-Mail-Nachrichten

Mails sichern: Das für Privatnutzer kostenlose Mailstore Home erstellt ein im Volltext durchsuchbares Backup Ihrer Mails aus Mailprogrammen und Online-Postfächern.
Vergrößern Mails sichern: Das für Privatnutzer kostenlose Mailstore Home erstellt ein im Volltext durchsuchbares Backup Ihrer Mails aus Mailprogrammen und Online-Postfächern.

5. Im Volltext durchsuchbare Mailkomplettsicherung anlegen

Sie wünschen sich eine vollständige Sicherung sämtlicher Postfächer mit allen Nachrichten.

Lösung: Mit dem für Privatnutzer kostenlosen Mailstore Home können Sie ein zentrales Nachrichtenarchiv anlegen. Gesichert werden Mails mitsamt den Dateianhängen aus Mailprogrammen und von Webmailern.

6. Persönliches Mailarchiv mit IMAP umziehen

Sie planen den Wechsel Ihres Mailprogramms und stehen vor einem Problem: Das bisherige Nachrichtenarchiv soll in vollem Umfang in den neuen Mail-Client überführt werden.

Lösung: Zwar bieten manche Mailanwendungen eine Importfunktion, allerdings klappt das Einlesen tausender Nachrichten meistens nur aus Outlook (Express) heraus. Für andere Mailer gibt es zumeist keine passenden Importfilter. Zuverlässig und universell funktioniert der Umzug dagegen mit IMAP – sofern das alte und das neue Mailprogramm diesen Postfachtyp unterstützen.

So läuft der Umzug ab: Falls nicht ohnehin schon geschehen, richten Sie in beiden Programmen ein IMAP-Postfach ein. Markieren Sie die alten Mails im bisherigen Mail-Client und befördern Sie sie mithilfe der Maus oder mit der Kopierfunktion des Mailprogramms in einen IMAP-Ordner. Da sich der IMAP-Ordner auf dem Server des Providers befindet, dauert es unter Umständen einige Zeit, bis die Mails vollständig übermittelt sind. Im neuen Mailer verschieben Sie die Nachrichten einfach wieder vom IMAP-Ordner in ein lokales Postfach – fertig. Falls Ihr Provider übrigens die Größe Ihres Postfachs begrenzt hat, müssen Sie Ihr Nachrichtenarchiv möglicherweise portionsweise übertragen.

Kostenloses Thunderbird-Plug-in: Lightning

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