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Daten in der Cloud gemeinsam bearbeiten - dank cleverer Freigaben

20.10.2013 | 15:15 Uhr

Ein großer Vorteil beim Speichern von Daten in der Cloud ist das Teilen von Dokumenten mithilfe eines Links. Das klappt zum Beispiel bei Google Drive, Dropbox und Skydrive – und mit einem Trick auch bei iCloud.

Fast alle Cloud-Dienste bieten Tauschfunktionen. Damit lassen sich Dateien für andere Benutzer freigeben und gemeinsam bearbeiten. Daten in freigegebenen Ordnern werden zwischen den Beteiligten automatisch synchron gehalten. Dazu müssen die jeweiligen Nutzer beim entsprechenden Cloud-Dienst angemeldet sein. Speichert einer der Teilnehmer eine Datei im freigegebenen Ordner, synchronisiert die Cloud sie mit den Ordnern der übrigen Nutzer.

Für Fremde lässt sich ein Download-Link zu einer Datei erzeugen. Damit kann man die hinterlegte Datei auch ohne eigenes Konto bei Dropbox & Co. laden. Die Link-Freigabe ist ideal, um eine Datei sehr einfach an einen oder mehrere Empfänger weiterzureichen. 

So geben Sie eigene Dateien frei

Mehrere Teilnehmer: Über die in Dropbox freigegebenen Ordner mit automatischer Synchronisation greifen mehrere Personen leicht auf einen gemeinsamen Daten-Pool zu.
Vergrößern Mehrere Teilnehmer: Über die in Dropbox freigegebenen Ordner mit automatischer Synchronisation greifen mehrere Personen leicht auf einen gemeinsamen Daten-Pool zu.

Dropbox unterstützt permanente Freigaben zum gemeinsamen Arbeiten und das Weitergeben von Links. Zum Freigeben eines Ordners klicken Sie in der Weboberfläche von Dropbox auf „Freigabe“ und danach auf „Neuer freigegebener Ordner“. Geben Sie den Namen des Ordners ein oder wählen Sie einen bestehenden aus. Anschließend geben Sie noch die Mailadressen der Nutzer ein, die Sie für die Freigabe einladen wollen. Zudem können Sie festlegen, ob diese Nutzer selbst weitere Dropbox-Mitglieder zur Freigabe einladen dürfen oder nicht. Alle Benutzer des freigegebenen Ordners sehen diesen in ihrer Dropbox. Ist das Dropbox-Tool auf dem Rechner installiert, können Sie einen Ordner auch mittels Rechtsklick darauf und „Dropbox, Diesen Ordner freigeben“ freischalten. Zum öffentlichen Freigeben einer Datei oder eines Ordners verwenden Sie das Verknüpfungssymbol mit den beiden verschlungenen Ringen. Es wird in der Weboberfläche rechts in jeder Zeile von Ordnern und Dateien angezeigt. Danach ist wiederum die Eingabe einer oder mehrerer Mailadressen erforderlich, an die der Datei-Link verschickt wird. Im Kontextmenü des Explorers geht es mit „Dropbox, Link teilen“.

Bis zum 4. Oktober 2012 gab es bei Dropbox den Public-Ordner: Sämtliche darin abgelegte Dateien standen öffentlich zur Verfügung. Da Dropbox den öffentlichen Ordner aufgrund seiner leicht zu erratenden Adresse als unsicher einstuft, können Nutzer, die sich später registriert haben, diese Funktion nicht mehr einsetzen. Altnutzer sollten die Public- Freigabe aus Sicherheitsgründen jedoch löschen. Das geht auf der Weboberfläche unter „Links“ und „Entfernen“.

Freigaben bei Google, Microsoft und Amazon

Google packt beide Freigabevarianten in einen Assistenten und verfügt über erweiterte Zugriffsrechte. In Google Drive aktivieren Sie unter http://drive.google.com die Checkbox neben dem freizugebenden Ordner oder der Datei. Dann gehen Sie auf „Mehr, Freigeben“ oder klicken auf das Freigabesymbol mit dem Männchen und dem Pluszeichen. Entscheiden Sie sich für die gewünschte Freigabevariante „Vertraulich“, „Jeder, der über den Link verfügt“ oder „Öffentlich im Web“. Alle Inhalte, die Sie selbst in der Google- Cloud speichern, werden zunächst als vertraulich eingestuft. Nur Sie selbst und andere bei Google angemeldete Nutzer, die Sie explizit erlauben, haben darauf Zugriff. Bei „Jeder, der über den Link verfügt“ können andere Personen lediglich dann auf Ihre Daten zugreifen, wenn sie die entsprechende URL kennen. Die Einstellung „Öffentlich“ ist für die Daten geeignet, die für jedermann frei zugänglich sein sollen und auch über Google gefunden werden können.

Daraufhin geben Sie die Mailadressen der Personen ein, für die Sie Daten freigeben möchten, und aktivieren „Personen per E-Mail benachrichtigen“. Anders als bei Dropbox können Sie nun noch einstellen, was der Fremdnutzer darf: „Darf lesen“, „Darf bearbeiten“ und bei Google-Dokumenten zusätzlich „Darf kommentieren“.

Bei Microsoft Skydrive ist das Freigeben eigener Inhalte ebenfalls mit wenigen Klicks möglich. Skydrive erzeugt wie Dropbox und Google einen Link, den Sie dem Empfänger zukommen lassen können. Außerdem unterstützt Microsoft Dienste wie Facebook und Twitter. Die Freigabe richten Sie in der Skydrive-Oberfläche mit einem Rechtsklick sowie dem Befehl „Teilen“ ein. Wie bei Google können Sie neben Empfängeradressen auch die Berechtigungen festlegen.

Bei Amazon Cloud Drive steuern Sie die Dateifreigabe per Links über die Webseite des Dienstes. Setzen Sie ein Häkchen vor der Datei, die Sie freigeben wollen, und klicken Sie auf „Weitere Aktionen, Freigeben“.

Einfacher Fernzugriff auf Dateien auf einem NAS

NAS-Geräte, etwa von Synology und Qnap, unterstützen den Zugriff auf darauf gespeicherte Dateien über das Internet. Dazu muss der entsprechende Dienst – bei Synology sind das Cloud Station und Web-DAV – in den Geräteeinstellungen aktiviert sein. Außerdem benötigen Sie eine feste IP-Adresse oder Sie richten im NAS den mitgelieferten DNS-Weiterleitungsdienst ein. Auf die Dateien zugreifen können Sie über einen beliebigen Browser oder über die korrespondierenden Apps für das Smartphone und Tablet.

Suchen Sie im App Store von Apple oder im Google Play Store am besten mit dem Herstellernamen Ihres NAS – in unserem Beispiel also „Synology“. Sie erhalten dann neben anderen Apps den Treffer „DS File“. Nach der Installation starten Sie die App, geben IP-Adresse und Port sowie die Zugangsdaten Ihres NAS-Systems ein und stellen mit „Anmelden“ die Verbindung her. Nun haben Sie Zugriff auf alle freigegebenen Ordner.

iCloud-Datenfreigabe: Der Trick mit Goodreader

Eine in der iCloud gespeicherte Datei geben Sie am iPad oder iPhone mittels Goodreader-App über die Schaltfläche „Publish“ für andere Nutzer frei.
Vergrößern Eine in der iCloud gespeicherte Datei geben Sie am iPad oder iPhone mittels Goodreader-App über die Schaltfläche „Publish“ für andere Nutzer frei.

Apple hat in iCloud eine gut versteckte Funktion für das Freigeben beliebiger Dokumente unter iOS eingebaut. Das Freigeben von Dateien lässt sich nur mithilfe eines Tricks nutzen, für den Sie die verbreitete englischsprachige App Goodreader (4,49 Euro) benötigen. Goodreader nutzen Sie normalerweise zum Zugriff auf andere Cloud-Dienste, für die Anzeige von Dokumenten und für Up- und Downloads. Die App enthält auch eine Unterstützung für die iCloud, wenn Sie die App schon länger auf Ihrem iPhone oder iPad installiert und aktualisiert haben. Bei einer kompletten Neuinstallation fehlt der iCloud-Zugriff. Zum Freigeben einer Datei, etwa eines Fotos oder Office-Dokuments, wählen Sie in Goodreader die Datei aus, tippen auf „Actions“, markieren sie und gehen unten zu „Copy“.

Der Empfänger der iCloud-Freigabe erhält eine Benachrichtigungsmail. Klickt er den darin enthaltenen Link an – öffnet sich der Browser und der Download startet.
Vergrößern Der Empfänger der iCloud-Freigabe erhält eine Benachrichtigungsmail. Klickt er den darin enthaltenen Link an – öffnet sich der Browser und der Download startet.

Wechseln Sie dann in Goodreader in das gewünschte iCloud- Verzeichnis und tippen Sie auf „Copy 1 item here“. Daraufhin wird die Datei in die iCloud geladen. Gehen Sie auf „Done“, wechseln Sie zum iCloud-Ordner mit der Datei, tippen Sie auf „Actions“ und setzen Sie ein Häkchen vor die Datei. Wechseln Sie danach unten bei den angebotenen Aktionen über „>>“ zur dritten Seite. Ein Tipper auf „Publish“ öffnet eine Mail mit dem Download-Link, der 14 Tage gültig ist. Sie brauchen nur noch den Empfänger einzugeben und die Nachricht abzuschicken.

 

 

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