Profi-Tipps zum Rechnen mit Excel

Das Rechnen mit Daten und Uhrzeiten gehört zum Grundlagenwissen über Excel. Es ist eine sehr große Hilfe beim Erstellen von Arbeitszeit- sowie Auslastungstabellen. Dass trotzdem viele Nutzer einen Bogen um dieses Thema machen, liegt meistens an Missverständnissen. Denn alles steht und fällt mit dem Verständnis, wie Excel mit einem Datum oder einer Zeitangabe umgeht. Sobald man die elementaren Regeln kennt, ist das Jonglieren mit den Daten- und Zeitformaten ein Leichtes.

Hinweis: Die folgenden Tipps zeigen wir anhand von Excel 2007. Die Berechnungen funktionieren aber in allen Excel-Versionen gleich.

Excels Kalender
Der interne Kalender von Excel orientiert sich einzig und allein an seinem Startdatum, dem 1. Januar 1900. Für jeden Tag, der seither vergangen ist, wird der Wert um 1 erhöht. Der 15. Januar 1900 wird somit durch den Wert 15 repräsentiert, der 4. Juli 1988 entspricht dem Wert 32328 und so weiter. Der Kalender endet erst am 31.12.9999; Microsoft hat also noch genug Zeit, um ein Update für danach zu veröffentlichen.

Jedes Resultat, das aus einer Datumsberechnung hervorgeht, kann somit nur eine Zahl sein. Die Rechnung 05.05.2010 minus 20.03.2010 ergibt zum Beispiel den Wert 46; so viele Tage sind zwischen den beiden Daten vergangen. Die Uhrzeit funktioniert in Excel nach exakt demselben Schema, aber sie wird als Nachpunktstellen festgehalten. Die Zeitangabe 12 Uhr mittags entspricht dem Wert 0.5 oder genauer: dem 1.1.1900, 12 Uhr. Demzufolge steht der Wert 27.89 für das Datum 27.01.1900. Wären schon damals Digitaluhren in Mode gewesen, hätten diese die Zeit 21:21:36 angezeigt. Denn das entspricht dem Wert 89 hinter dem Punkt.