Daten strukturieren

Jedes Tabellendokument verfügt über eine Datenstruktur, die sich aus den einzelnen Tabellen und deren Zellen ergibt. Bei den Verknüpfungen haben Sie durch das Anklicken der Zellen die Koordinaten übergeben.

Das wird bei einer größeren Menge an Koordinaten schnell unübersichtlich. In diesem Fall vergeben Sie für Zell-
bereiche einfach Namen. Dann können Sie in Calc die Namen verwenden, um diese Bereiche zu identifizieren und sie in Funktionen, Formeln und Verknüpfungen anzusprechen.

Die Definition eines Zellbereichs ist nur dann sinnvoll, wenn Sie seine Daten häufiger benötigen. Beim Beispiel mit den Einnahmen-/Ausgaben-Tabellen sind dies beispielsweise die jeweiligen Monatssummen. Markieren Sie zunächst die Zellen, die Sie in Ihren Bereich einbeziehen wollen, zum Beispiel alle Einnahmen Summen.

Über "Daten, Bereich festlegen" geben Sie einen Namen an, im Beispiel "Summen_Einnahmen". Achten Sie darauf, jeden Namen nur einmal im Dokument zu vergeben. Nach der Bestätigung mit "OK" zeigt Calc den Bereich auch im Navigator an, den Sie mit der Taste <F5> aufrufen.

Per Mausklick auf das Pluszeichen vor "Datenbankbereiche" sehen Sie nun Ihren neu angelegten Zellbereich. Per Doppelklick darauf gelangen Sie auch aus einer anderen Tabelle des Dokuments zum automatisch markierten Bereich. Gerade für Verknüpfungen mit anderen Dokumenten sind Bereiche praktisch etwa beim Erstellen einer Jahresübersicht. Die Dokumente, aus denen die Bereiche stammen, müssen dafür nicht geöffnet sein.

Um auf einen Zellbereich zuzugreifen, wählen Sie "Einfügen, Verknüpfung zu externen Daten" und suchen sich über die Schaltfläche mit den drei Punkten das Dokument aus, das den Zellbereich enthält. Calc listet dann die gefundenen Bereiche auf.

Markieren Sie den gewünschten Bereich, und verknüpfen Sie diesen mit "OK". In externen Dokumenten können Sie bisher nur Bereiche verknüpfen, die keine Funktionen enthalten.