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Datei-Suche - die schnellsten Gratis-Tools

15.07.2014 | 19:09 Uhr |

„Wer suchet, der findet“ – fragt sich nur, wann... Wenn Sie nicht ewig warten wollen, bis die Windows-eigene Suchfunktion endlich ein Ergebnis liefert, nutzen Sie eine der schnellen Alternativen, die wir Ihnen hier vorstellen.

Auf vielen Festplatten herrscht heilloses Durcheinander. Heruntergeladene Musik teilt sich den Download-Ordner mit Videos, Fotos, Setup-Programmen und PDFs. Im Dokumentenordner liegen eigene Briefe neben der Haushaltsplanung, den eingescannten Kontoauszügen und den Kündigungsschreiben von alten Verträgen. In dem Chaos eine bestimmte Datei zu finden, kann viel Zeit kosten – muss aber nicht. Denn mit den richtigen Tools finden Sie selbst im größten Durcheinander die Dateien, die Sie brauchen – ohne vorher mühevoll Ordnung schaffen zu müssen. Dateien suchen: Für jeden Zweck das richtige Tool

Es gibt verschiedene Kategorien von Such-Tools. Am umfassendsten sind Desktop-Suchmaschinen. Sie unterscheiden sich von einem einfachen Datei-Such-Tool dadurch, dass sie nicht nur nach Dateinamen suchen kann, sondern auch nach den Inhalten der Dateien. Damit sind nicht nur die auf den ersten Blick sichtbaren Teile gemeint – also zum Beispiel der Text eines Dokuments – sondern auch die enthaltenen Metadaten. Das sind bei Fotos zum Beispiel Infos zu Aufnahme-Ort und –zeit, Kameramodell, Belichtung und Blitz. Bei Musik-Dateien wären es unter anderem Titel- und Künstler-Angaben. Damit eine Desktop-Suchmaschine in eine Datei hineinschauen und menschlich lesbare Inhalte von Binär-Informationen trennen kann, muss sie das jeweilige Dateiformat unterstützen, also zum Beispiel .doc/.docx für Word-Dokumente und .jpg für Fotos.

Desktop-Suchmaschinen: Gründliche Suche, aber langwierige Indexierung

Bei jeder Suchanfrage in Echtzeit alle auf der Festplatte enthaltenen Daten zu durchforsten, würde allerdings viel zu lange dauern. Daher tun Desktop-Suchmaschinen dies nur einmalig nach der Installation und speichern die Ergebnisse in Form von Schlüsselwörtern und Querverweisen in einer Index-Datenbank. In regelmäßigen Zeitabständen aktualisiert ein Hintergrund-Dienst die Datenbank – schaut also, welche Dateien neu hinzugekommen sind, aktualisiert oder gelöscht wurden.

Desktop-Suchmaschine Copernic Desktop Search Lite
Vergrößern Desktop-Suchmaschine Copernic Desktop Search Lite

Bei Suchanfragen muss die Desktop-Suchmaschine dann nur in ihre Datenbank schauen und kann Ihnen so in Sekundenschnelle Ergebnisse liefern. Das Prinzip ist vergleichbar mit dem eines Internet-Suchdienstes. Auch Google & Co. scannen nicht bei jeder Benutzeranfrage das gesamte Web, sondern arbeiten ebenfalls datenbankbasiert.

Die Datenbank einer Desktop-Suchmaschine ist allerdings Segen und Fluch zugleich. Denn sie beansprucht zum einen Platz auf der Festplatte. Zum anderen dauert die Erst-Indexierung bei großen Laufwerken mit vielen Dateien seine Zeit – die starke Festplattenaktivität lähmt das System. Das gilt in einem etwas geringeren Maße auch für zukünftige Index-Aktualisierungen, die mehrmals pro Woche stattfinden können.

Daher sind Desktop-Suchmaschinen meistens standardmäßig so eingestellt, dass sie die Indexierung pausieren, wenn sie Benutzer-Aktivität feststellen. Dass führt natürlich dazu, dass an einem PC, an dem permanent gearbeitet wird, während er eingeschaltet ist, die Aktualisierung des Indexes nicht vorankommt und die Desktop-Suche neue oder geänderte Dateien nicht berücksichtigt. Oder dass in den Suchergebnissen Dateien auftauchen, die Sie schon gelöscht haben.

Fotos und MP3-Dateien mit Metadaten anreichern

Damit Desktop-Suchmaschinen auch zielgenau Dateien mit bestimmten Metadaten finden können, müssen diese natürlich erst einmal vorhanden beziehungsweise korrekt sein. Wie Sie Fotos und MP3-Dateien mit Metadaten anreichern und vorhandene Infos aktualisieren, erfahren Sie ab Seite xx.

Altermative: Such-Tools, die auf Dateisystem-Ebene arbeiten

Aborange Searcher
Vergrößern Aborange Searcher

Eine Alternative zu Desktop-Suchmaschinen sind Datei-Such-Tools, die ohne Index arbeiten. Sie durchkämmen bei jeder Suchanfrage die komplette Festplatte beziehungsweise die von Ihnen ausgewählten Ordner. Daher eignen sie sich aus Performance-Gründen eigentlich nur für die Suche nach Datei- und Verzeichnisnamen. Sofern sie auch eine Suche nach Datei-Inhalten anbieten, ist diese nur dann von der Geschwindigkeit her einigermaßen erträglich, wenn Sie die Abfrage anderweitig einschränken, zum Beispiel auf bestimmte Dateitypen, bestimmte Verzeichnisse und/oder einen bestimmten Datumsbereich.

Außerdem kennen diese Such-Tools in der Regel nicht die Strukturen der verschiedenen Dateiformate, sondern durchsuchen alle Dateien stumpf nach der vom Benutzer eingegebenen Zeichenkette. Metadaten sind für sie ebenfalls meist ein Fremdwort. Dafür sind Datei-Such-Tools nach der Installation sofort einsatzbereit und liefern immer aktuelle Ergebnisse.

Katalogisierungs-Software durchsucht auch entfernte Datenträger

Ein Zwischending zwischen Desktop-Suchmaschine und einfachem Datei-Such-Tool ist Katalogisierungs-Software.Diese lesen neben den Inhaltsverzeichnissen der lokalen Laufwerke auch die von Wechselmedien ein und speichern sie in eine Datenbank. So finden Sie bei Bedarf schnell heraus, auf welcher CD/DVD, externen Festplatte oder auf welchem USB-Stick sich eine bestimmte Datei befindet. Die Dateiinhalte können Sie mit Katalogisierungs-Software allerdings normalerweise nicht durchsuchen.

Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen mehrere Arten praktischer und schneller Such-Tools vor.

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