28.11.2011, 09:56

Steve Julius Furthmüller

Studie: „Qual der Wiki-Wahl“

Das richtige Wiki für Unternehmen

Das richtige Wiki für Unternehmen ©iStockphoto.com/Eyeidea®

Mit Wikis profitieren Unternehmen vom Know-how ihrer Mitarbeiter - auch wenn diese bereits ausgeschieden sind. Pumacy Technologies hat mehrere Wikis für das Wissensmanagementsystem miteinander verglichen. PC-Welt fasst das Ergebnis für Sie zusammen.
Wissen ist in Unternehmen eine wertvolle Ressource. Oft bleibt das Know-how der Mitarbeiter aber ungenutzt oder geht sogar verloren, wenn diese das Unternehmen verlassen. Ein Großteil der Unternehmen scheut nämlich davor zurück vorhandenes Wissen transparent zu machen und in Wissensdatenbanken zu speichern. Die Vorurteile lauten, dass die Inhalte unstrukturiert und die Teamarbeit mit speziellen Content Management Systemen, sogenannte Wikis, zu kompliziert seien. Dass dem nicht so ist, beweist die Online-Enzyklopädie Wikipedia. Neben dieser Wiki-Engine gibt es eine Vielzahl weiterer Collaboration-Tools für Wissensportale im weitesten Sinne. 
Die Studie „Die Qual der Wiki-Wahl – Wikis für Wissensmanagement in Organisationen“ von Pumacy Technologies nimmt sich dieser Thematik an. Die Autoren Florian Adler, Ingo Frost und Daphne Gross untersuchten acht von über 100 Wissens-Management-Programmen auf ihre Nutzbarkeit in Unternehmen. Mittels WikiMatrix.org und vorher festgelegten Kritieren wählten die Verfasser die jeweiligen Wiki-Plattformen aus. Die Anforderungen, die es zu erfüllen gilt, lauten:
1. Die Tools sind weit verbreitet und haben einen hohen Bekanntheitsgrad, hinter der Plattform steht eine aktive Community und es wird kommerzieller Support angeboten
2. Aus sicherheitstechnischen Gründen lassen sich einzelne Seiten sperren
3. Individuelle Nutzer- und Gruppenrechte lassen sich einrichten
4. Organisatorisch verstreute Anmeldeinformationen werden für die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen verwendet
5. Der Verzeichnisdienst von Microsoft Windows Server lässt sich integrieren
6. Ein WYSIWYG-Editor, mit dem das Erfassen von neuen Inhalten erleichtert wird
7. Die Struktur der Artikel findet sich in der Usability wieder.
Daneben fließen auch die einfache Integration der Tools in die jeweilig vorhandene Systemstruktur und weitere technische Aspekte in die Beurteilung ein. PC-Welt stellt Ihnen die Wissensmanagement-Anwendungen vor, die alle Anforderungen erfüllen. Teilweise müssen Funktionen mittels Plug-in nachinstalliert werden.

Vorstellung der Wikis

Confluence: Der Marktführer

Das Firmenwiki Confluence wird als Marktführer der kommerziellen Wiki-Applikationen gehandelt. Über 10.700 Unternehmen in mehr als 108 Ländern sollen laut Wikipedia das Collaboration-Tool einsetzen, die Deutsche Nationalbibliothek und das Lexikon Meyers Lexikon online seien darunter.
Die Verfasser sehen die größte Stärke des Wikis im WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get), da dieser Microsoft Word ähneln würde. Auch die Benutzerfreundlichkeit, das hierarchische und strukturelle Erstellen von Inhalten und die Suche innerhalb des eigentlichen Contents sowie in Anhängen überzeugten die Autoren. Damit das Know-how schnell auffindbar ist, lässt es sich verschlagworten und verlinken. Positiv fiel den Analysten die Integration von Confluence in Microsoft SharePoint auf. Es ist möglich Microsoft-Office-Dateien mittels Office-Connector zu importieren.
Ein wichtiger Aspekt für den Einsatz in Organisationen stellen Veröffentlichungen,  Qualitätssicherungen und Verwaltungsmöglichkeiten des zu kommunizierenden Wissens dar. Der Marktführer stellt hierfür Plug-ins bereit. Die Anhänge der Beiträge erhalten ebenfalls eine Versionierung. Anwender können die Wiki-Engine mithilfe von über 100 Add-ons individuell anpassen. Für Confluence fallen teilweise Lizenzgebühren an. Die Höhe richtet sich nach Anzahl der Anwender, so dürfen maximal zwei Privatpersonen und Non-Profit-Organisationen das Wiki gratis verwenden.
DokuWiki: Einfache Bedienbarkeit
DokuWiki eignet sich für kleine bis mittelgroße Wissensportale. Eine einfache Syntax, über 300 Erweiterungen und die Möglichkeit die Wiki-Software in 39 Sprachen zu konfigurieren, zeichnet die Engine aus. Standardmäßig besitzt es eine Quickbuttonleiste, mittels Plug-in lässt sich diese jedoch durch einen WYSIWYG-Editor ersetzen.
Die Wiki-Applikation benötigt keine Datenbank; Inhalte werden direkt im Dateisystem gespeichert. Es lassen sich gebräuchliche Datenbanken anschließen. Zudem gibt es eine Synchronisationsfunktion. Hierdurch ist es optimal für den portablen Einsatz geeignet und daher auch auf einem USB-Stick installierbar.
Das Programm unterliegt der GPL-2-Lizenz und ist für die Dokumentation von Projektarbeiten entworfen. Das Erfassen von Beiträgen geht schnell, und es gibt mehrere Wege Beispiel-Codes einzubinden. Darüber hinaus behalten Beiträge bei einer Versionierung ihren ursprünglichen Dateinamen. Dies erleichtert die Synchronisation von DokuWiki mittels Unison oder einer anderen Synchronistations-Software. Das Wiki besitzt ein benutzerfreundliches Rechtevergabesystem. Einzelne Bereiche und Seiten können so eingerichtet werden, dass nur bestimmte Benutzergruppen und Einzelnutzer darauf zugreifen dürfen.
Drupal Wiki: Mächtiges Wiki
Drupal Wiki ist Teil des umfangreichen, frei erhältlichen Content Management System (CMS) Drupal. Das Wissensportal von KontextWork ist für den Einsatz in Unternehmen konzipiert und bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Nutzer binden Web 2.0-Services ein oder erstellen Blogs, Foren und eigene Wiki-Anwendungen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit Informationen aus Magento, Salesforce, SAP und SharePoint zu integrieren.
Im Gegensatz zu DokuWiki legt Drupal Wiki alle Beiträge in einer Datenbank ab. Das Verfassen von Inhalt gestaltet sich ebenfalls problemlos. Das Know-how lässt sich strukturiert gliedern und mit Schlagwörtern versehen. Die Wiki-Engine wartet mit verschiedenen Suchmöglichkeiten auf. Anwender finden via Live-Search, Kategorie-Suche, Schlagwort-Suche, Eigenschafts-Suche und Windows Desktop-Suche die gewünschten Beiträge. Drupal Wiki bietet ebenfalls die Möglichkeit in Word-, Excel-, PowerPoint, PDF- und OpenOffice-Anhänge zu suchen. Weitere Funktionen sind Bucherstellung, Dokumentenmanagementsysteme und Projekträume.
Nach eigenen Angaben des Herstellers wurde das Enterprise 2.0 Wiki über 300.000 Mal installiert. Die Applikation verfügt über 6.500 Module an denen etwa 1.000 Entwickler beteiligt sind. Außerdem erlaubt das durchdachte Rechtemanagementsystem, dass auch Partner ihr Know-how auf dem Wissensportal veröffentlichen können.

MediaWiki: Bekannteste Wiki-Plattform

Jeder kennt die Wissensplattform MediaWiki. Sie stellt die Basis von Wikipedia dar. Die Open-Source-Software erfreut sich großer Beliebtheit. Die Anwender mögen die sehr ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit der Verschlagwortung von Informationen. Ein WYSIWYG-Editor ist als Plug-in integrierbar.
MediaWiki wurde für das Internet konzipiert und fällt hierdurch etwas aus der Reihe, da die anderen hier genannten Tools als Wissensportale für das Intranet entworfen wurden. Die Open-Source-Software ist teilweise für Organisationen nur mit Eingeschränkungen sinnvoll. Das Rollenverwaltungssystem erlaubt nur die Gruppen Administratoren, angemeldete Benutzer und Anonyme. Weitere Nachteile sind die selektive Bearbeitungs-Sperre von einzelnen Seiten und das Fehlen von Access Control Lists (ACL). Plug-ins heben aber die Mängel wieder auf.

TikiWiki CMS Groupware: Funktionsreiche Wiki-Engine

TikiWiki CMS Groupware ist vielleicht die funktionsreichste Open Source Wiki-Plattform. Die Applikation hat viele Funktionen. Bilder Galerien, Blogs, FAQs, Live-Support, Newsletter und Umfragen sind hiermit machbar, um nur einige Einsatzzwecke aufzuzählen. Die Programmierer der Wiki-Engine behaupten, dass ihre Community über 21.000 registrierte Mitglieder besitzt.
Das Wiki ist modular aufgebaut und verfügt über ein Benutzer- und Rechteverwaltungssystem, das Access Control Lists berücksichtigt. Jede Beitragsseite lässt individuelle Benutzerrechte zu. Informationen legt das Wissens-CMS in einer Datenbank ab. Angesichts der Anzahl von Funktionen wirkt TikiWiki unübersichtlich. Dies wird dem Know-how-Portal auch vorgeworfen.

TWiki: Collaborationsportal

Die freie Wiki-Engine TWiki wird laut Informationen der eigenen Community von über 50.000 Unternehmen und von mehr als 20.000 öffentlichen Websites verwendet. Unter den Kunden seien DHL, Motorola, SAP und Yahoo!. Hauptsächlich kommt TWiki als Intranet-Software von mittleren und großen Organisationen zum Einsatz. Die Collaboration Software kann mithilfe von über 200 Erweiterungen individuell angepasst werden, standardmäßig ist ein WYSIWYG-Editor eingerichtet.
TWiki speichert die Informationen direkt in Dateien, somit wird keine Datenbank benötigt. Anhänge, Topics und Webs organisieren die Inhalte. Topics stellen ein Dokument dar. Dagegen bilden Webs eine übergeordnete Aufgabengruppe, die mehrere Topics enthalten kann. Zudem werden die Versionskontrolle via Revision Control System (RCS) und die Lese- und Schreibrechte für Benutzer und Gruppen per Zugangskontrolle umgesetzt. Externe Anwender lassen sich gleichermaßen integrieren. Überdies verarbeitet TWiki direkt aus den Wiki-Seiten Formulare und Variablen. Programmierunerfahrene Anwender können so formularbasierende Applikationen schaffen.
Foswiki: Weiterentwickeltes TWiki
Die Community verbesserte die Wissens-Software TWiki und es entstand Foswiki. Das Angebot an Add-ons ist somit vielfältig. Etwa 200 TWiki-Plug-ins und mehr als 100 Erweiterungen komplettieren die Applikation, die ebenfalls ohne eigene Datenbank auskommt und einen WYSIWYG-Editor beinhaltet. Zudem ähneln sich die Know-how-Management-Systeme in ihren Features. Die Gemeinschaft erhielt die Einfachheit der Programmierung von Anwendungen mittels Metadaten. Viele Unternehmen setzen die Engine als Intranet ein.
SharePoint 2010: Enterprise Collaboration Plattform
Microsoft SharePoint 2010 steht im Kontrast zu den anderen Wissen-Tools. Bei der Wissensanwendung von den Redmondern handelt es sich im eigentlichen Sinne um kein Wiki sondern um eine Enterprise Collaboration Plattform. SharePoint lässt sich als Dokumentenmanagementsystem, Informationsportal oder Unternehmensnetzwerk einsetzen und bindet die Anwender an die Microsoft-Produkte. Office lässt sich infolgedessen problemlos eingliedern. Alternative Lösungen verbinden Office-Applikationen genauso mit Wissen-Management-Systemen und sind mitunter preiswerter. Insofern ist es empfehlenswert SharePoint nicht als eine reine Wiki-Engine anzuwenden, sondern nur einzusetzen, wenn Sharepoint auch über die reine Wiki-Funktion hinaus verwendet wird.
Das strukturierte Rechtemanagement-System von SharePoint 2010 kennt Know-how-Portale von einzelnen Teams und Intranets. Folglich können Benutzer und Gruppen separat autorisiert werden. Die Wiki-Engine beherrscht die Rechtevergabe für einzelne Seiten und das Tagging.
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