Collaboration-as-a-Service

Wie Social Business die Zusammenarbeit in Unternehmen verändert

Donnerstag, 26.07.2012 | 08:51 von Dr. Ingo Erdmann
Die Zusammenarbeit mit Hilfe der Cloud könnte sich auch bald in Unternehmen durchsetzen.
Vergrößern Die Zusammenarbeit mit Hilfe der Cloud könnte sich auch bald in Unternehmen durchsetzen.
© iStockphote_H-Gall
Die Mail ist nach wie vor unverzichtbar im Unternehmenseinsatz. Doch Collaboration-as-a-Service könnte sie verdrängen. Die Zusammenarbeit via Cloud bietet nämlich viele Vorteile. Dieser Artikel gibt einen Überblick.
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Technische Neuerungen verändern die IT-gestützten Prozesse und damit die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern in den Unternehmen. Was im Privaten längst Alltag ist – sich zu vernetzen, Informationen schnell zu teilen und sich selbstorganisiert zu Teams zusammenzuschließen – hält schrittweise Einzug in die heutige Arbeitswelt. Unternehmen, die auf diese Entwicklung reagieren, indem sie diese aktiv zulassen, nutzen und forcieren, gewinnen an Agilität, Flexibilität und Dynamik – und infolgedessen an Wettbewerbsfähigkeit.

Wenig effizient: Kollaboration per E-Mail
 
Entgegen dem Trend im Privaten – hier nehmen Social Media-Plattformen wie Facebook & Co. bereits eine zentrale Rolle in der Kommunikation ein – sind die Geschäftsprozesse und damit das "Teamplay" in den meisten Unternehmen überwiegend noch vom Kommunikationsmedium E-Mail geprägt. Zweifellos lassen sich Informationen per E-Mail schnell verteilen. Zudem ist diese Form der elektronischen Kommunikation nicht nur intern zwischen Mitarbeitern sondern auch mit Kunden und Geschäftspartnern sehr kostengünstig. Und ja, viele Unternehmen konnten ihre Prozesse dank der E-Mail in den letzten 15 Jahren verbessern.
 
Diese Vorteile stellen jedoch nur eine Seite der Medaille dar: Zur Wahrheit gehört ebenso, dass Informationen per E-Mail häufig unkontrolliert und nicht mit der notwendigen Effizienz ausgetauscht werden. In der internen Kommunikation werden E-Mails oft an große Mitarbeiterkreise versandt, obwohl die in ihnen enthaltenen Informationen nicht für alle Empfänger relevant sind. In wiederum anderen Fällen warten Mitarbeiter auf wichtige Informationen, die in den E-Mail-Postfächern anderer Mitarbeiter liegen und auf die sie somit keinen Zugriff haben. Oder aber E-Mails erreichen gar nicht erst die Kollegen, weil diese gerade im Urlaub oder krankgeschrieben sind. Wichtige Projekte und Prozesse werden somit ausgebremst und die Bearbeitung dringender Angelegenheiten wird vom Zufall abhängig.

Zeitgemäße Kollaboration: Soziales Netzwerk fürs Unternehmen

Die E-Mail hat zweifellos gute Dienste geleistet und wird auch mittelfristig ein bedeutendes Kommunikationsmedium in der Geschäftswelt bleiben. Doch mit Blick auf die Arbeitsprozesse in den Unternehmen ist nun Social Business das Maß aller Dinge. Es ermöglicht, die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern weiter zu optimieren und sich dabei auf Funktionen zu stützen, die der Mitarbeiter bereits aus seinem privaten Alltag kennt. Denn soziale Netzwerke zeigen, wie sich der Zugang zu Informationen und Wissensträgern effizient gewährleisten lässt. Folgerichtig halten sie mit Social Business nun auch Einzug in Unternehmen.

Anwendungsszenarien im Social Business

Kollaborative, webfähige Lösungen, die als Software-as-a-Service (SaaS) in kurzer Zeit eingerichtet sind und via Web-Browser abgerufen werden können, weisen hier den Weg. Sie machen sich die Funktionen sozialer Netzwerke zunutze und ermöglichen Mitarbeitern beispielsweise eigene Communities zu gründen, in denen an gemeinsamen Themen gearbeitet wird. In Blogs teilen sie Ideen und Erfahrungen miteinander, während Aktivitätsfunktionen helfen, Teams besser zu organisieren und kleinere Projekte in einzelne, planbare Schritte zu strukturieren. Und Wikis sind die Basis für die kollaborative Erstellung hochwertiger Inhalte. Da jeder Mitarbeiter über ein eigenes Profil verfügt, in dem auch seine Kompetenzen durch entsprechende Verschlagwortung getaggt werden, lassen sich im Handumdrehen die richtigen Ansprechpartner aus allen Unternehmensbereichen finden.
 
In der Praxis stellt sich ein klassisches Szenario im Social Business wie folgt dar: Für ein strategisches Projekt werden Experten zu verschiedenen Themenbereichen benötigt. Der Projektleiter beginnt seine Suche auf der Social Business-Plattform. Die Suchanfragen liefern nicht nur Profile zurück, die entsprechend verschlagwortet sind. Vielmehr findet er auch Blog-Einträge, Artikel aus Wikis oder Communities zu dem gesuchten Thema. So kann er etwa neben dem getaggten Profil auch die Qualität der Beiträge eines Mitarbeiters zu einem Thema selbst beurteilen sowie zudem die Reaktionen Anderer auf diese Beiträge zur Kenntnis nehmen. Dies ermöglicht ihm eine viel bessere Beurteilung, ob es sich bei dem besagten Mitarbeiter wirklich um einen Experten auf diesem Themengebiet handelt. So kann mit allen weiteren Themen für das Projekt verfahren werden. Über das Profil können die Experten direkt kontaktiert werden. Außerdem wird ersichtlich, wer die Vorgesetzten der Mitarbeiter sind, die etwa für die Genehmigung der Mitarbeit an dem Projekt wichtig sind. Auf diesem Wege kann ein Team schnell und effektiv selbst organisiert und angefordert werden. Und gegebenenfalls direkt eine neue Community für das Projekt angelegt werden, die als virtueller Projektraum fungiert. Probleme können geschildert und in Foren miteinander gelöst; Fragen gestellt und beantwortet werden. Die Zeiten, in denen für diese Szenarien zahlreiche E-Mails unternehmensweit hin- und hergeschickt wurden, gehören damit der Vergangenheit an. Und auch Fragen müssen nicht mehr mehrfach beantwortet werden, da alle zusammengetragenen Informationen und Antworten zentral von den Mitarbeitern eingesehen werden und nicht im "Informationsgrab E-Mail-Postfach" untergehen.

Schlüsselfertig aus der Cloud

Unternehmen können die für das Social Business erforderlichen Kollaborationslösungen, wie beispielsweise IBM Connections, entweder als Service aus der Cloud beziehen oder aber innerhalb der eigenen Infrastruktur bereitstellen. Die Cloud-Variante ermöglicht einen Start ins Social Business ohne größere Anfangsinvestitionen und zu fest kalkulierbaren Kosten. Eine Bereitstellung innerhalb der eigenen Infrastruktur erhöht hingegen die Flexibilität, auch vorhandene Geschäftsanwendungen zu berücksichtigen und in die moderne Collaboration-Welt zu integrieren.

Fazit

In einer Arbeitswelt, in der das intelligente Teilen und Austauschen von Wissen zum kritischen Erfolgsfaktor geworden ist, müssen wegweisende Antworten auf diese Herausforderungen ebenfalls webbasiert gegeben werden. Das Social Business vernetzt Mitarbeiter mit einem beträchtlichen Zugewinn an Effizienz und Produktivität. Es verbessert den Knowhow-Zugang in Unternehmen – jenseits der E-Mail-Kommunikation. Realisiert wird dies über integrierte Plattformen – auch als Collaboration-as-a-Service-Lösungen (CaaS) –, auf die Mitarbeiter jederzeit und überall zugreifen können. Social Business bringt so Agilität, Flexibilität und Dynamik in die Kollaborationsprozesse in den Unternehmen – mit der Konsequenz letztlich die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Zum Autor: Dr. Ingo Erdmann
© 2014
Der Autor Dr. Ingo Erdmann ist Social Business-Experte bei GBS. Die von der GROUP Business Software AG (GBS) entwickelte Lösung überführt bisher Client-gebundene IBM Lotus Notes/Domino-Anwendungen in web- und cloud-fähige Lösungen. Integrität und Verlässlichkeit der Lösungen sollen dabei bewahrt bleiben. Die modernisierten Applikationen verhalten sich identisch zu den originären Lotus Notes-Anwendungen – mit dem Unterschied dass diese von den Mitarbeitern fortan per Webbrowser oder mobil via Smartphone oder Tablet-PC aufgerufen werden können. Das soll das Zusammenspiel mit anderen Social Business-Anwendungen, welche ebenfalls webbasiert im Einsatz sind, vereinfachen.
Donnerstag, 26.07.2012 | 08:51 von Dr. Ingo Erdmann
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