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Cloud-Telefonie: Das sind die Vorteile für Unternehmen

15.11.2015 | 09:41 Uhr |

Welche Vorteile bietet die Cloud-Telefonie für kleine Unternehmen? PC-Welt nahm vier große Anbieter unter die Lupe und klärt auf.

„Können Sie mich verstehen?“ und „Wer ist alles anwesend?“. Fast alle Telefonkonferenzen beginnen mit den gleichen Fragen. Fragen, die vom Wesentlichen ablenken und heute nicht mehr sein müssten – dank Cloud-Telefonie!

Keine Frage: Anbieter dieser Technologie versprechen viel. Sei es, wenn Außendienstler auf ihren Smartphones alle Funktionen eines Innendienstmitarbeiters erhalten oder man nur noch eine Telefonnummer für alles hat.

Doch ist die Internet-basierte Telefonie auch zuverlässig und lohnt sich der Umstieg auch für kleine Unternehmen? PC-Welt nahm vier Anbieter unter die Lupe und klärt auf.

Internet-Telefonie, VoIP, Cloud-Telefonie: Darum geht es

Funktional bietet die Cloud-Telefonie, eine Abwandlung der Internettelefonie (Voice over IP, VoiP) das gewohnte Leistungsspektrum herkömmlicher Telefonanlagen. Jedoch macht sich VoIP ein spezielles Protokoll zunutze, welches nicht wie bei der klassischen Telefonie über einen Analog- oder ISDN-Anschluss läuft. Stattdessen setzt die VoIP auf eine Verbindung via das Internet, also beispielsweise DSL, Kabel oder LTE und ist deshalb für einen mobilen und internationalen Einsatz prädestiniert.

Gewohnte Möglichkeiten zur Anzeige und Unterdrückung von Rufnummern, Konferenzschaltung oder Rufumleitung sind auch bei der Telefonie über das Internet Standard. Neben der Übertragung von Sprache verschickt die VoIP jedoch auch Steuerinformationen, die unter anderem für das Versenden von Faxen oder den Verbindungsauf- und -abbau benötigt werden.

Hier besitzt die Cloud-Telefonie dann auch ihren essenziellen Vorteil gegenüber der klassischen Telefonie, der sich in funktionalen Pluspunkten auszeichnet. So lassen sich die virtuellen Telefonanlagen auch für Fax-to-E-Mail und Instant Messaging, zur Präsenzanzeige aller verfügbaren Mitarbeiter oder zum Erhalten beziehungsweise Versenden von Voicemails nutzen.

Cloud-Telefonie als spezielle Form von VoIP

Neben VoIP-Komplettlösungen mit firmeneigenen Servern hat sich vor allem die ausgelagerte virtuelle Telefonanlage im Rechenzentrum eines externen Betreibers durchgesetzt. Hier wird das Firmennetzwerk - einschließlich Computer, Telefon, Smartphone und Faxgerät – über das Internet mit einer Cloud-TK-Anlage verbunden.

Vier leistungsstarke Anbieter von Cloud-Telefonie

Gerade Unternehmen mit Standort im ländlichen Bereich sprechen noch häufig von den Nachteilen der Internettelefonie, besonders bei der Sprach- und Verbindungsqualität. Dieses Argument zieht dank der in den letzten Jahren exponentiell verbesserten Bandbreite allerdings nicht mehr.

Stattdessen kann gerade das mittelständische (Architekten-)Büro im Vorort der Großstadt von der hoch mobilen VoIP-Lösung schon heute in bester HD-Audioqualität profitieren. PC-Welt stellt ihnen deshalb vier leistungsstarke Anbieter von Internettelefonie vor, die ihr Angebot auf die Anforderungen der deutschen KMUs zugeschnitten haben.
  1. NFON

Mit zu den bekanntesten VoIP Cloud-Anbietern gehört das deutsche Unternehmen NFON mit TÜV-geprüfter Sprachqualität und abhörsicherer Sprachverschlüsselung. Laut eigenen Angaben vertrauen mittlerweile 7.000 deutsche Unternehmen auf die Cloud-Lösung von NFON.

KMUs können dank des Fixed Mobile Convergence Modells (FMC) von NFON jederzeit Smartphones und PCs ihrer Mitarbeiter hinzubuchen beziehungsweise abmelden. Dabei verweist NFON darauf, dass zwei bis 249.000 Mitarbeiter pro Unternehmen im gleichen Netzwerk arbeiten können.

Ortsunabhängig kann über NFONs Lösung zudem jederzeit die individuelle Büronummer genutzt werden. So kommen Durchwahlen immer am richtigen Ende an und Mitarbeiter in verstreuten Filialen können flexibel in die unternehmenseigene Telefoninfrastruktur integriert werden.

Es gilt zu bedenken: Für die Cloud-Telefonie ist bestimmte Hardware notwendig.
Vergrößern Es gilt zu bedenken: Für die Cloud-Telefonie ist bestimmte Hardware notwendig.
© Nfon

Dabei stehen dem Kunden die klassischen Funktionen wie Telefonie, Anrufmanagement, Anrufgruppen, Warteschlangen, Rufweiterleitung, (e)Fax, Anrufbeantworter und Telefon- beziehungsweise Webkonferenzen zur Verfügung. Auf Videotelefonie und Instant Messeging verzichtet die Cloud-Telefonie-Lösung von NFON allerdings.

Bei einem monatlichen Grundpreis von 8,80 Euro pro Nebenstelle steht dem Kunden das grundlegende Funktionsspektrum von NFON zur Verfügung. Lediglich virtuelle Faxnebenstellen und die Sprachverschlüsselung müssen für jeweils einen Euro pro Monat hinzugebucht werden. Telefonie-Flatrates liegen zwischen 4,90 Euro und 11,90 Euro.

Bei den Einrichtungskosten schlägt NFONs Cloud-Telefonie noch einmal zusätzlich zu Buche. Hier kostet etwa jede Nebenstelle einmalig 35 Euro und jeweils für 10 Telefonnummern 19 Euro. NFONs Angebot kann monatlich gekündigt werden.

Fakten:

Zwischen 4,90 – 11,90 Euro/Monat
Kein Instant und Video Messaging
Vergleichsweise teure Einrichtungsgebühr

2. easybell

Den identischen Umfang an Funktionen wie NFON bietet auch die VoIP-Lösung von easybell. So finden sich bei easybell individuelle Rufnummern, ein Anrufbeantworter, Rufnummernweiterleitung, Telefonkonferenzen, Fax, Aktivitätsprotokolle der Mitarbeiter und ein SMS-Service. Und auch hier läuft die komplette Verwaltung aller Telefonfunktionen über die Cloud. Verwalten kann der easybell-Kunde alle Features neben dem PC auch über eine kostenlose Applikation für Smartphones.

Mit Funktionen wie Sperrlisten können Unternehmen entscheiden, wer anrufen darf.
Vergrößern Mit Funktionen wie Sperrlisten können Unternehmen entscheiden, wer anrufen darf.
© http://www.easybell.de/telefon-funktionen-business.html

Kostenbewusste KMUs werden zudem vom „Business basic“-Tarif profitieren. So können jeweils zwei Accounts für ein ganzes Jahr kostenlos angelegt werden – ideal zum Testen geeignet. Wer mehr Mitarbeiter im Unternehmen hat, der wird sich allerdings beim „Business easy“ Tarif mit 10 Accounts für 4,19 Euro pro Monat/User oder beim „Business plus“ Tarif mit 100 Accounts und jeweils 16,80 Euro wiederfinden.

Fakten:

Zwischen 4,19 – 16,80 Euro/Monat
Kostenlose App für Smartphones
Keine Bereitstellungsgebühr

Im Gegensatz zu NFON verzichtet easybell allerdings auf eine Bereitstellungsgebühr und Unternehmen kommen zudem mit den vorgeschlagenen Komplettpaketen letztendlich wesentlich günstiger davon.

3. Skype for Business (ehemals Lync)

Die Businessalternative zu Skype hieß jahrelang Lync. Nun hat Microsoft auch diesen Dienst ins eigene Cloud-Ökosystem migriert und in „Skype for Business“ umgetauft. Neben Outlook, Excel, Word und Co. gehört nun also auch der Kommunikationsdienst zur Office365-Familie.

Seine grundlegenden Züge von verschlüsselter Audio- und Videotelefonie bis hin zu Instant Messaging hat Skype for Business dabei behalten. Neu ist die Vernetzung mit den anderen Office365-Anwendungen.

Steht etwa das nächste Meeting an, bekommen alle beteiligten Mitarbeiter eine Einladung via Outlook zugesandt. Ist dieser Planungsprozess abgeschlossen, übernimmt Skype for Business automatisch die Videokonferenz. Gerade KMUs müssen sich dabei nicht um eine begrenzte Teilnehmerzahl sorgen, denn das neue Skype lässt bis zu 250 Personen gleichzeitig teilnehmen.

Abgerechnet wird bei Skype for Business zusätzlich zum Office365 Account. Hier fallen im „Online Plan 1“ 1,50 Euro pro Monat/User an. Enthalten sind dann Audio- und Videotelefonie über die Cloud in HD-Qualität, Übertragung von Dateien und Gruppenchats.

Fakten :

1,50 Euro im Monat pro User
Videotelefonie in HD
Gruppenanrufe in HD für 4,20 Euro pro User

Weitere Funktionen wie Gruppenanrufe in HD-Videoqualität oder die eingangs erwähnte Interaktion mit Outlook gibt es für 4,20 Euro im „Online Plan 2“.

4. Placetel

Individuell, umfangreich und kostengünstig. Der Geheimtipp unter den Cloud-Telefonie-Anbietern nennt sich Placetel und stammt vom Kölner IT-Haus finocom AG. Placetel zeichnet sich als virtuelle Telekommunikationsanlage aus, die monatlich kündbar gestaltet wurde.

Mit „Placetel Free“ können Interessierte bis zu drei User kostenlos im Cloud-Ökosystem mit beschränkter Funktionalität freischalten. Zum Ausprobieren des VoIP-Services eignet sich dieses Angebot ideal.

Wer anschließend von Placetel überzeugt ist, kann in der Profi-Version für monatlich jeweils 2,90 Euro unbegrenzt Nebenstellen mit eigenen Rufnummern hinzuschalten. Weiterhin kommen mit „Placetel Profi“ auf Funktionen wie Gruppenruf, Telefonkonferenzen E-Fax, Rufumleitung, Voicemail, Kurzwahlen, Parallel Ringing und automatischer Ruhezeiten bei der Nutzung auf dem Smartphone. Zusätzlich finden sich im Angebot von Placetel auch eine kostenlose App und die Einbindung von Skype sowie Direkt-Anrufe aus erhaltenen Mails via Outlook.

Dank den Zertifizierungen ISO 9001 und 27001 ist die Cloud-Telefonie über Placetel zudem auch in Bezug auf Qualitäts- und Sicherheitsmanagement geeignet. Im Vergleich zu den anderen VoIP-Anbietern besetzt Placetel damit eine Nische, die alle wichtigen Einzelfunktionen der anderen Anbieter vereint und Placetel als interessanten Geheimtipp bezeichnen lässt.

Fakten:

2,90 Euro für unbegrenzt Nebenstellen
ISO-Zertifiziert
Kostenlose App für Smartphones

Deutsche Unternehmen noch zurückhaltend

Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Pierre Audoin Consultants (PAC), die im Auftrag von Nfon entstand, halten sich deutsche Unternehmen noch gegenüber der Technologie zurück. Über die Hälfte der IT-Verantwortlichen beklagen, dass es auf diesem Gebiet hierzulande zu wenig Erfahrungsberichte und Referenzen existieren. Dazu kommt die Skepsis gegenüber der Cloud.
Zudem scheint es so, als hätten die Cloud-Telefonie-Anbieter hierzulande noch reichlich Aufklärungsarbeit zu leisten. So kennen knapp 50 Prozent weder Lösungen noch Anbieter in diesem Bereich.

Mehr – finanzielle – Flexibilität und Feature-Vielfalt ohne Grenzen – die Vorteile scheinen erdrückend zu sein, doch es gibt auch Aspekte, welche die Zurückhaltung erklären und unter Umständen sogar und gegen die Telefonanlage in der Cloud sprechen.
So müssen Unternehmen vor dem Umzug neben der ausreichenden Internetbandbreite checken, ob ihr Firmennetzwerk (LAN) das Plus an Telefondaten für die Sprachübertragung gerüstet ist, da diese nun über die gleichen Kanäle wie Bilder und Videos übertragen werden. So macht es unter Umständen Sinn, vor der Umrüstung das Netzwerk Voice-ready zu machen – beispielsweise durch das Nachrüsten neuer Komponenten wie Switches und Router.

Aber auch die Anbindung von Kreditkartensystemen, Alarmmeldern oder analogen Faxgeräten gilt es zu berücksichtigen, für die unter Umständen spezielle Adapter oder sogar ein separater Anschluss notwendig ist.

Ausfall-Sicherheit

Zudem stellt sich besonders im Business-Umfeld die Frage nach der Ausfallsicherheit. Seit der von der Telekom geplanten Umstellung bis 2018 auf VoIP ist es immer wieder zu Ausfällen bei der Internet-Telefonie gekommen, wohingegen die klassische Festnetzleitung als sehr zuverlässig gilt. Offensichtlich ist die vergleichsweise junge Internettelefonie derzeit noch deutlich anfälliger als konventionelle ISDN- und Analoganschlüsse.

Doch auch hier ist zwischen Technologien und Anbietern zu differenzieren. Die Telefonanlage in der Cloud kann sogar entscheidende Vorteile in Sachen Ausfallsicherheit und Service haben, da sich meist nur ein kleiner Teil der Technik in den eigenen vier Wänden befindet und der Provider den Rest bei sich vor Ort betreibt und überwacht.
 
Cloud-Telefonie als Kommunikations-Revolution für KMUs

VoIP- beziehungsweise Cloud-Telefonie muss als Chance für kleine und mittlere Unternehmen aufgefasst werden. Die klassische Telefonanlage ist zu teuer, teilweise unflexibel und hat im Vergleich zur Internettelefonie heutzutage letztendlich ausgedient.
Gerade in punkto Flexibilität und Kostenersparnis eröffnen sich bei der Cloud-Telefonie vollkommen neue Möglichkeiten für KMU. Mit eigenen Smartphones und Tablets sind Sie ortsunabhängig und können von weltweit jedem Standort unter ihrer Büronummer telefonieren – das ist einer der wichtigsten Gründe, wieso sich Unternehmen für die Technologie entscheiden.

Der Computer im Büro wird ohne Mehraufwand zum Call-Center, Knotenpunkt und Verteiler für eingehende Telefonate, Mails und Faxe. Und über die integrierte Software vieler Cloudtelefonie-Lösungen lässt sich am PC oder Smartphone die komplette Anruf-Historie nach- und auslesen.

Betrachtet man diese Features als Beschäftigungsbereich einer Assistenzstelle, so wird diese in Zukunft durch die Cloud ersetzt. Unternehmer und Mitarbeiter erhalten automatisch ihnen zugewiesene Telefonate, Aufträge und Termine. Die Videokonferenz ist immer mit dabei und selbst der Mitarbeiter auf Fortbildung kann an wichtigen Meetings mit nur einem Klick teilnehmen.

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