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So klappt die Seriendruckfunktion von Word

Mit der Seriendruckfunktion von Word drucken Sie Adressen oder sonstige Datensätze ohne großen Aufwand auf verschiedenste Etikettenbögen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Seriendruckfunktion von Word richtig einsetzen.

Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp .

Nehmen wir an, Sie hätten in Excel bereits eine Adressliste mit Spalten wie "Firma", "Anrede ","Vorname" etc. bereitgestellt. Natürlich gingen auch Spaltenüberschriften wie "Konfitürensorte" und "Herstellungsdatum", um später Konfitürengläser zu beschriften. Öffnen Sie nun Word und gehen Sie (unter Office 2003) zum Menü EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/SERIENBRIEFERSTELLUNG beziehungsweise unter Office XP zu EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/SERIENDRUCK-ASSISTENT.

Rechts erscheint der Arbeitsbereich "Seriendruck", in dem Sie "Etiketten" auswählen. Zuunterst klicken Sie auf den blauen Link WEITER und im nächsten Schritt auf ETIKETTENOPTIONEN. Wählen Sie neben "Etikettenmarke " den Hersteller Ihrer Aufkleber und bei "Bestellnummer" den entsprechenden Typ aus. Möchten Sie ein Format anpassen, tun Sie dies über DETAILS. Fehlt Ihr Etikettenformat, gehen Sie zu NEUES ETIKETT. Hier stellen Sie die Eigenschaften Ihrer Etikettenbögen ein.

Klicken Sie nochmal auf WEITER, um die Adressen auszuwählen, die auf die Etiketten kommen. Im oberen Teil des Arbeitsbereichs "Seriendruck " bestimmen Sie, ob Sie als Datenquelle eine bestehende Adressliste verwenden möchten. Markieren Sie "Vorhandene Liste verwenden". Über DURCHSUCHEN öffnen Sie das Fenster, in dem Sie sich zu Ihrer Adressdatei durchklicken. Falls ein Fenster "Datenquelle" erscheint, übernehmen Sie die darin vorgegebenen Einstellungen (z.B. OLE DB Datenbankdateien und "Tabelle1") und bestätigen mit OK.Nun werden die Adressen im Fenster "Seriendruckempfänger" angezeigt.

Sollen für bestimmte Datensätze keine Etiketten erzeugt werden, entfernen Sie bei diesen einfach die Häkchen. Sie können auch Filter verwenden. Möchten Sie beispielsweise die Etiketten für einen Aussand erstellen, der nur an Frauen geht? Im Kopf jeder Spalte finden Sie ein kleines Ausklappmenü, in dem Sie die gewünschte Option auswählen, z.B. unter "Anrede" "Frau". Über WEITEREOPTIONEN in diesem Filtermenü setzen Sie auch kompliziertere Filter. Klicken Sie erneut auf OK und auf WEITER.

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