1749419

Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen und Selbständige

10.04.2013 | 11:14 Uhr |

Lexware, Wiso, Sage, Datev und Konsorten - PC Welt stellt die wichtigsten und aktuellsten Buchführungsprogramme für kleine Unternehmen und Selbständige vor.

„Eigentlich ist die Selbständigkeit ja eine super Sache! Wenn nur die Buchführung nicht wäre – was die an Zeit kostet!“ Sätze wie diese sind auf fast jedem Gründertreffen zu hören.

Tatsächlich sehen viele Existenzgründer die Buchhaltung immer noch als notwendiges Übel, das sie von ihrer eigentlichen Hauptaufgabe abhält. Doch gleichzeitig entdecken immer mehr kleine Unternehmen die Bedeutung zuverlässiger Zahlen aus der Buchhaltung. Egal ob Liquiditätsplanung, Investitionsplanung oder im konkreten Bankgespräch über Finanzierungsthemen – schneller Zugriff auf aussagekräftige Informationen ist der Schlüssel zum Erfolg. Um diese Zahlen möglichst effizient zu erfassen und bereitzustellen, bietet Buchhaltungssoftware mittlerweise eine umfassende Funktionalität, die über das reine Schreiben und Verbuchen von Rechnungen weit hinausgeht.

Funktionsumfang

So gehört beispielsweise das Erstellen und Verwalten von Belegen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und Angeboten zum Standard. Lösungen wie WISO Mein Büro wandeln Angebote direkt in Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Mausklick um.

Eine Stammdatenverwaltung für Kunden, Lieferanten und Artikel sorgt dafür, dass Adresse, Leistungs- und Produktbeschreibungen sowie Preise und Rabatte jeweils nur einmal erfasst werden müssen und dann mit wenigen Klicks zu einem professionell gestalteten Dokument zusammengefügt werden. Anwender hinterlegen Zusatzinformationen oder Dokumente bei dem jeweiligen Kunden, Artikel oder Lieferanten, wodurch beispielsweise ein kundenindividueller Rabatt automatisch berücksichtigt wird. Ein weiterer Vorteil gut gepflegter Stammdaten ergibt sich aus der zunehmenden Ausstattung von Buchhaltungssoftware mit Web-Clients und Mobile Apps: der Anwender hat jederzeit und überall Zugriff auf seine Kundenkontakte: Zuhause am PC genauso wie unterwegs via Smartphone.

Um die Erstellung wiederkehrender Rechnungen zu erleichtern, bieten die meisten Lösungen spezielle Funktionen an – zumindest jedoch kann der Benutzer bestehende Dokumente kopieren und bearbeiten.

Mahnwesen

Und was passiert, wenn die Rechnung draußen ist, aber das Geld nicht reinkommt? Hier hilft das integrierte Mahnwesen der Buchhaltungssoftware: Wenn die Zahlungsfrist einer Rechnung überschritten ist, erhält der Anwender automatisch einen entsprechenden Hinweis.

Je nach System  und Voreinstellung wird darüber hinaus nach einem vordefinierten Zeitraum automatisch eine Mahnung generiert, die der  Benutzer nur noch versenden muss. Mahnstufen und Mahngebühren lassen sich in der Regel ebenso wie die verwendeten Textbausteine individuell festlegen. Eine Möglichkeit, von der insbesondere Freiberufler Gebrauch machen sollten, damit der automatisierte Prozess nicht zu unpersönlicher Kommunikation führt.

Voraussetzung für das automatisierte Mahnwesen ist die Verwaltung des Zahlungsverkehrs aus der Buchhaltungssoftware heraus. In der Regel stellen die Hersteller dafür neben der Kassenbuchfunktion die Integration von Online- und Kreditkarten-Konten bereit.Das erleichtert die Liquiditätsplanung und -überwachung. Allerdings arbeitet nicht jede Software mit jedem Authentifizierungssystem auf Bankenseite gleich gut zusammen. Hier ist es sinnvoll, sich vorab beim Geldinstitut des Vertrauens zu erkundigen, welche Verfahren unterstützt werden. 

Steuerformulare

Ungeachtet aller operativen und strategischen wirtschaftlichen Vorteile spielt die Möglichkeit zur einfachen und schnellen Erledigung der steuerlichen Pflichten immer noch eine Hauptrolle bei der Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware. Das automatische Ausfüllen der  ungeliebten Steuerformulare für Einnahmeüberschuss-rechnung  (EÜR), Umsatzsteuer(USt)-Erklärung und USt-Voranmeldung gehört denn auch zu den wichtigsten Verkaufsargumenten der Softwareanbieter. Das Versprechen für den Nutzer lautet: „Sie ordnen lediglich bei Ihren Zahlungen die entsprechende Buchungskategorie zu.“

Genau hier jedochwird es spannend: Wer weiß denn schon, was alles unter die Kategorie „Übrige voll abziehbare Aufwendungen“ fällt, und wo der Unterschied zwischen einer Privatentnahme und einer nicht betriebsrelevanten Buchung liegt? Viele Anwender überlassen deshalb die eigentliche Buchung gern einem Buchhalter oder Steuerberater. Allerdings liefern alle hier vorgestellten Programme auch entsprechende Informationen mit, die den Anspruch erheben, auch für Nicht-Kaufleute verständlich zu sein.

Wichtiger als die Frage, wer bucht, ist in der Praxis jedoch der Überblick des Unternehmers über seine wirtschaftliche Situation. Und hier bieten Buchhaltungsprogramme neben dem Standardset Umsatz, Kosten und Ertrag eine Vielzahl weiterer Kennzahlen und Auswertungsmöglichkeiten. Darüber hinaus bieten alle Hersteller neben den hier präsentierten Lösungen eine Vielzahl weiterer, teilweise branchenspezifisch ausgerichteter Produkte zur Abwicklung der kaufmännischen Prozesse im Unternehmen.  Wer sich angesichts so großer Vielfalt nicht gleich festlegen möchte, kann die meisten der Produkte auch einen Monat lang kostenlos testen.

 

0 Kommentare zu diesem Artikel
1749419