Nun kommen Sie zum Kernstück Ihres Briefs: dem Text. Achten Sie hierbei nicht nur auf Formales, sondern auch auf die Gliederung. Vermeiden Sie lange Schachtelsätze und teilen Sie den Text in mehrere Blöcke ein. Benutzen Sie keine Floskeln und seien Sie sparsam mit Fremdwörtern. Diese sind nur sinnvoll, wenn Sie ansonsten eine komplizierte Umschreibung verwenden müssten. Lassen Sie Word die Rechtschreibung überprüfen (Extras/ Rechtschreibung und Grammatik). Per Button Optionen passen Sie die Grammatikkontrolle Ihren Wünschen an. Als Gedankenstrich wird der Halbgeviertstrich (Alt+0150) verwendet und nicht das kleine Minuszeichen.

Als Abschluss folgt die Grußformel. Eine Überleitung direkt aus dem Text heraus sollten Sie vermeiden. „Mit freundlichen Grüßen“ gilt heutzutage als eher steif und kann durch „Freundliche Grüße“ ersetzt werden. Ganz antiquiert ist „Hochachtungsvoll“. Durchaus angebracht ist auch eine persönliche Grußformel: „Herzliche Grüße aus dem verschneiten München“, „Mit sommerlichen Grüßen“ etc.

Anschließend lassen Sie genügend Platz für Ihre Unterschrift und tippen Ihren Namen darunter. Bei einem einzelnen Brief empfiehlt es sich, diesen von Hand zu unterschreiben. Das Einfügen der Unterschrift als Grafik ist nur bei einer großen Zahl von Briefen angebracht und wirkt schnell unpersönlich.