Phase 1: Sturm und Drang

Die Arbeit ruft! Häufig startet die Planung mit einem Brainstorming oder mit dem Sammeln von Informationen. Beginnen Sie, stichwortartig alles einzutippen, was Ihnen in den Sinn kommt. Nach jedem Eintrag drücken Sie die Return-Taste, sodass eine immer länger werdende Liste entsteht. Die Reihenfolge der Einträge spielt noch keine Rolle; vielmehr zählt, dass möglichst viele Punkte zusammengetragen werden. Word stellt jedem Eintrag ein dickes Minuszeichen voran. Was es damit auf sich hat, werden wir gleich sehen. Außerdem wird jede Zeile in der Symbolleiste für die Gliederung als "Ebene 1" A definiert und mit der Formatvorlage "Überschrift 1" ausgezeichnet.

Phase 2: Ordnung im Chaos

Sehr schnell werden Sie feststellen, dass die Liste zwar vollständiger, aber auch immer unübersichtlicher wird. Es ist an der Zeit, Ordnung in die Gedanken zu bringen – und das führt uns zum Kern der Gliederung. Die Einträge sollen nicht nur in die richtige Reihenfolge gebracht, sondern auch hierarchisch geordnet werden. In welche Kategorie gehört "Catering-Vorbereitungen": zu "Sales Meeting" oder eher zu "Organisatorisches"? Sie werden es am besten herausfinden, wenn Sie sich in der zweiten Phase ausschließlich mit der Struktur beschäftigen.

Und so geht es am einfachsten: Fassen Sie mit der Maus das Minuszeichen links vom Eintrag und schieben Sie diesen an die gewünschte Stelle. So verändern Sie die Reihenfolge der Einträge schnell und bequem. Drücken Sie die Tabulator-Taste, um einen Eintrag dem vorhergehenden unterzuordnen. Mit dieser Verschiebung innerhalb der Hierarchie verändert sich die Ebene und damit die Gewichtung eines Eintrags. Mit dem Kürzel Shift+Tabulator wird der Einzug zurückgenommen (falls Sie in der Gliederung tatsächlich einen Tabulator setzen möchten, verwenden Sie dazu einfach die Tastenkombination Ctrl+Tabulator).

Wenn Sie einen übergeordneten Eintrag verschieben, nimmt er auch alle untergeordneten Einträge mit – inklusive Tabellen, Grafiken sowie andere Elemente, die später dazukommen. Auf diese Weise lassen sich komplette Kapitel mit einem Handgriff an eine andere Stelle bewegen. Das Verschieben der Einträge scheint banal, doch tatsächlich versetzen Sie damit Berge. Ehe man sich versieht, ergibt die Struktur einen Sinn. Mit der Gliederung wird die Arbeit auf einen einfachen Nenner gebracht: "Wer schreibt, plant nicht – wer plant, schreibt nicht". Als Belohnung erhalten Sie ein Dokument, das sich sehr viel einfacher liest als eines, das während des Schreibens konzipiert wurde.