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Benutzerdefinierte Ansichten in Excel 97-2003

07.02.2007 | 10:58 Uhr |

In umfangreichen Excel-Tabellen, etwa Budget-Aufstellungen, behält man nur den Überblick, wenn Spalten und Zeilen mit Basisdaten ausgeblendet sind. Ist das mehrfach in unterschiedlichen Bereichen und auf mehreren Tabellenblättern geschehen, wird es recht mühsam, bei Bedarf wieder alle Daten einzublenden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

In umfangreichen Excel-Tabellen, etwa Budget-Aufstellungen, behält man nur den Überblick, wenn Spalten und Zeilen mit Basisdaten ausgeblendet sind. Ist das mehrfach in unterschiedlichen Bereichen und auf mehreren Tabellenblättern geschehen, wird es recht mühsam, bei Bedarf wieder alle Daten einzublenden.

Lösung:

Excel kann verschiedene Ansichtsvarianten in einer Datei speichern. Mit wenigen Klicks wechseln Sie dann zur gewünschten Darstellung. Das betreffende Menü finden Sie unter „Ansicht, Benutzerdefinierte Ansichten“. Wir beschreiben nachfolgend den einfachsten Fall, dass Sie nur zwischen zwei unterschiedlichen Ansichten – einer Komplett- und einer Überblicksansicht – hin- und herschalten wollen.

1. Alles einblenden: Blenden Sie auf allen Blättern der Arbeitsmappe alle Spalten und Zeilen ein, indem Sie jeweils das gesamte Blatt markieren und „Format, Zeile, Einblenden“ sowie „Format, Spalte, Einblenden“ wählen. Diese Gesamtansicht speichern Sie via „Ansicht, Benutzerdefinierte Ansichten, Hinzufügen“ unter einem sprechenden Namen, zum Beispiel „Alles“.

2. Gezielt ausblenden: Blenden Sie danach auf allen Arbeitsblättern die Spalten und Zeilen aus, die für einen raschen Überblick entbehrlich sind. Sie können ferner andere Fensterfixierungen einstellen („Fenster, fixieren“), über „Format, Blatt, Ausblenden“ ganze Tabellenblätter verbergen oder über „Daten, Filter“ die Anzeige reduzieren. Diese knappe Darstellung speichern Sie anschließend als benutzerdefinierte Ansicht – etwa unter dem Namen „Überblick“ oder „Filter“.

3. Wechseln: Mit „Ansicht, Benutzerdefinierte Ansichten“ und Doppelklick auf die gewünschte Ansicht wechseln Sie jederzeit zur gewünschten Darstellung. Benutzerdefinierte Ansichten dienen nicht nur zum bequemen Filtern der gewünschten Tabellenteile. Sie helfen auch, beim Vorzeigen einer Excel-Tabelle vertrauliche Zellinhalte zu verbergen. Beachten Sie für diesen Einsatzzweck, dass Excel die Arbeitsmappe immer in der Ansicht lädt, mit der die Datei zuletzt gespeichert wurde.

Noch ein Tipp: Wenn Sie eine Ansicht nachträglich ändern möchten, vergeben Sie nach Ihren Eingriffen unter „Ansicht, Benutzerdefinierte Ansichten“ über „Hinzufügen“ einfach wieder den schon vorhandenen Namen. Excel warnt Sie dann mit dem Hinweis, dass die Ansicht bereits besteht; diesen Dialog beantworten Sie dann mit „Ja“.

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