Vorigen Versionen von Office litten an einer umständlichen und labyrinthartigen Menüführung, besonders wenn es darum ging, grundsätzliche Eigenschaften eines Dokuments zu ändern. Wenn Sie beispielsweise die Metadaten eines Dokumentes entfernen wollten, so mussten Sie bei älteren Office-Versionen mehrere Menüs durchqueren, nur um zu dem Punkt zu gelangen, ab dem Sie das Dokument auf enthaltende Metadaten untersuchen können. Eingefügte Metadaten können Informationen über die Bearbeitung des Dokuments enthalten, angefangen bei Kommentaren, welche die Änderungen kennzeichnen über die Bearbeitungszeit bis hin zu Informationen, wer an der Erstellung und Bearbeitung des Dokumentes teilgenommen hat. Für viele Nutzer sind dies geheime Informationen, die nicht mit externen Nutzern geteilt werden sollten. Die Metadaten einfacher zu entfernen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Sicherheit, da dadurch verhindert wird, dass Daten hinaus sickern oder andere potentielle Probleme entstehen.

Daten zu teilen kann genauso mühsam sein, da es schwierig ist die Zugriffs-Erlaubnisse eines Dokuments richtig zu verteilen, oder ein Dokument zu sichern, oder mehrere Versionen eines Dokuments zu verwalten. Office 2010 eliminiert diese Unannehmlichkeiten mit Backstage View, welches einen genauen Blick auf die Grundeigenschaften eines Dokumentes gewährt. Desweiteren wird durch Backstage View die Änderung bei Zugriffs-Erlaubnissen und die Sicherheitseinstellungen vereinfacht und ältere Versionen werden wesentlich übersichtlicher dargestellt. Die Nutzer werden es nun sehr viel einfacher finden die Dokumente zu sichern und geheime Informationen aus den Metadaten zu entfernen.