30.05.2007, 13:00

Christian Löbering

BOARD CPM-Toolkit bei Hein Gericke

Dreh- und Angelpunkt sämtlicher Entscheidungen

Für ein internationales Handelsunternehmen wie Hein Gericke ist das effektive Management der Supply Chain entscheidend für den Geschäftserfolg. Durch die Entwicklung vom Verkäufer- zum Käufermarkt sind Anforderungen an die Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit in den letzten Jahren stark gestiegen. Der Lieferant von Motorradzubehör und -bekleidung hat deshalb sein Informations- und Planungssystem komplett neu aufgestellt. Das CPM-Toolkit (Corporate Performance Management) des Schweizer Spezialisten BOARD bildet den Dreh- und Angelpunkt des Systems und erledigt jetzt alle Analyse, Planungs- und Simulationsaufgaben des Unternehmens - so erfolgreich, dass die Lösung mit einem Preis des diesjährigen BI Best Practice Award ausgezeichnet wurde.
Am Anfang stand nicht einmal fest, dass ein BI- oder CPM-System eingesetzt werden sollte. Wesentliches Projektziel war es, die Warenverfügbarkeit bei möglichst geringer Kapitalbindung zu verbessern. Dazu gehörte auch die Reduzierung der Lagerbestände durch eine bedarfsgerechte Disposition. Die Schlüsselkomponente war die Automatisierung der Beschaffung, die sich an den geplanten Umsätzen der Zukunft orientierten sollte. Vor Beginn des Projekts wurden verschiedene Ansätze zur Realisierung untersucht. Dazu gehörte eine Implementierung der geforderten Funktionen im bei Hein Gericke eingesetzten ERP-System Microsoft Dynamics AX (Axapta), als auch der Einsatz eines expliziten Planungs- und Forecasting-Systems oder eben die Umsetzung im Rahmen einer BI-Lösung.
Dass die Entscheidung auf das CPM-Toolkit von BOARD fiel, lag zum einen dem großen Funktionsumfang des Systems, das die Anforderungen an Analyse, Planung und Simulation von allen evaluierten Lösungen am besten erfüllte. Aber für Hein Gericke spielte auch eine wichtige Rolle, dass mit der SDG-Consulting ein passender Implementierungspartner gefunden war, der das Konzept praxisnah umsetzen konnte. Die SDG consulting AG ist eine auf Business Intelligence spezialisierte Unternehmensberatung, deren Schwerpunkt auf der Konzeption und Realisierung webfähiger Management Informationssysteme auf Basis multidimensionaler OLAP-Datenbanken liegt.
Hein Gericke wurde 1970 gegründet und ist als internationales Handelsunternehmen mit mehr als 150 Shops in neun Ländern Europas vertreten. Neben einer großen Auswahl an Bekleidung und Helmen verkauft das Unternehmen Zubehör, Technik, Gepäck und Accessoires rund um das Motorrad. Das Sortiment umfasst mehr als. 50.000 Artikel.
Die wesentlichen Projektziele hatte Hein Gericke vorab definiert:
  • Abschaffung der einfachen Top-down Umsatzplanung und Einführung einer rollierenden Absatzplanung auf Basis eines Category Managements im Gegenstromverfahren
  • Abschaffung des landesspezifischen Einkaufs nach dem “Ad hoc“ Prinzip und Einführung eines bedarfs- und marktorientierten Zentraleinkaufs für Gesamteuropa
  • Schluss mit dem Bestandsmanagement nach dem “Gießkannenprinzip“ hin zur Bedarfsorientierung
  • Weg von der reinen Shopbetreuung hin zu einer effizienten Shopsteuerung.
Bei Projektbeginn wurde der größte Teil der Daten wurde aus dem ERP-System MS-Axapta in eine multidimensionale OLAP-Datenbank importiert. Hinzu kamen historische Daten aus einem abgelösten ERP-System (Porta Soft auf einer Oracle-Datenbank). Um Potenzialanalysen pro Region zu realisieren wie zum Beispiel Umsatz pro zugelassenem Motorrad wurden zusätzlich Marktdaten aus externen Quellen hinzugefügt.
Entscheidend war die direkte Einbindung des BI-Systems in das operative Tagesgeschäft. Statt bisher vage Bestellvorschläge für über 50.000 Artikel anhand von langen Listen zu generieren, stützen sich die Einkäufer jetzt auf die Vorschläge des BI-Systems. Die Bestellvorschläge basieren auf der Fortschreibung der vergangenen Lagerbestands- und Absatzverläufe in die Zukunft (nachfragorientierte Disposition). Dies geschieht anhand des aktuellen Lagerbestandes, bereits existierender Bestellungen beim Lieferanten und der Bottom-up geplanten Absätze, herunter gebrochen auf den Tag. Das Ergebnis sind “stock out dates“ in der Zukunft. Dieser Prozess der Identifikation von “stock out dates“ und der Ableitung erforderlicher Wareneingänge, erfolgt iterativ. Das Resultat ist eine Sägezahnkurve für die Lagerbestandsentwicklung der nächsten zwölf Monate unter Berücksichtigung der vom System selbst berechneten Bestellvorschläge. Die auf diese Weise erhaltenen zukünftigen Bestellungen dienen zur Berechnung einer Liquiditätsvorschau oder, aggregiert auf Monate, als Order-Forecast.
Die Berechnung der “stock out dates“ basiert zu einem großen Teil auf den zukünftig geplanten Absätzen. Die zuständigen Produktmanagern geben diese Planzahlen in das BI-System ein. Zwischen der Eingabe der Bottom-up Planung und der finalen Berechnung der Bestellvorschläge ist zur Sicherheit zusätzlich ein rollierender Forecast geschaltet. Dieser vergleicht den ursprünglichen Absatzplan mit den tatsächlich erzielten Absätzen und korrigiert die zukünftigen Planabsätze um den ermittelten Abweichungsfaktor. So wird verhindert, dass Ware zur Bestellung vorgeschlagen wird, deren Absatz sich nicht wie ursprünglich angenommen entwickelt. Um den großen saisonalen Schwankungen des Geschäfts mit Motorradzubehör gerecht zu werden, wurde im Rahmen des Category-Managements Kategorien definiert, die typische Jahresverläufe aufweisen. Neue Artikel, die im ERP-System bei der Artikelanlage einer solchen Kategorien zugeordnet werden, haben bereits einen Saisonverlauf, der die Jahresplangesamtmenge entsprechend auf die Monate verteilt.
Damit verknüpft das BI-System alle Bereiche entlang der Supply Chain und zentralisiert Analyse und Planung weitgehend. Alle Beteiligten erhalten eine einheitliche Sicht auf die Daten: Geschäftsführung, Produktmanagement, Einkauf und Vertrieb arbeiten jetzt auf Basis gleicher Informationen zusammen. Hein Gericke kann schneller, flexibler und marktorientierter reagieren. Das BI-System erzeugt Bestellvorschläge automatisch, Absatzplanungen auf Basis von Verlaufskurven sind erheblich einfacher als bisher. Erster sichtbarer Erfolg: Die Lagerumschlagshäufigkeit hat im letzten Jahr um 20 Prozent zugenommen.
“Wir sind positiv überrascht, dass unsere sehr hohen und individuellen Anforderungen in den Bereichen Analyse, Planung und Entscheidungsunterstützung in einer einzigen Lösung umgesetzt werden konnten. Dieses Projekt hat uns gezeigt, dass durch die Verknüpfung von ERP-System und Data Warehousing die qualitative Entscheidungsfindung auf allen Ebenen des Unternehmens bei reduziertem Zeitaufwand erheblich gesteigert werden kann. Das war unser Ziel und ich denke, die Umsetzung ist uns sehr gut gelungen”, sagt Uwe Klinger, Director Operations / Global Supply Chain bei der Hein Gericke Deutschland GmbH.
Inzwischen ist das System zum zentralen Dreh- und Angelpunkt sämtlicher Entscheidungen geworden. Weitere Module werden derzeit entwickelt: Die Optimierung und Automatisierung der Sortimentssteuerung in den Shops in Form von Shopmodulen steht ebenso auf der Agenda wie ein Modul für das Finanzcontrolling. Aber auch ohne diese Erweiterungen erschien das BI-System den Juroren des Best Practice Award BI auszeichnungswürdig. Bei der diesjährigen Preisverleihung belegt die von BOARD und sdg-consulting realisierte Lösung den zweiten Platz. „Es freut uns besonders, dass sich mit dem Hein Gericke-Projekt auch ein mittelständisches Unternehmen für die Endausscheidung qualifiziert hat. Das Besondere an Hein Gerickes Lösung ist die extrem operative Ausrichtung und die damit verbundene bidirektionale Verzahnung mit dem ERP-System: Planung und Analyse auf allen Management-Ebenen sind voll integriert und wirken sich direkt auf den Unternehmenserfolg aus“, sagt Dr. Wolfgang Martin, unabhängiger Analyst und Mitglied der Jury des Best Practice Award BI 2007.
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