Archivieren und wiederfinden

Prinzipiell lassen sich bei der Mail-Nutzung drei Phasen unterscheiden. In der aktiven Phase, die relativ kurz ist, wird die E-Mail empfangen, bearbeitet oder beantwortet. In der nachfolgenden Referenzphase liegt diese E-Mail ungenutzt vor. Mitunter erinnert sich der Benutzer an sie und sucht sie wieder hervor, um den Inhalt der Mail wieder aufzugreifen, eine Reklamation zu bearbeiten oder einfach einen Kontakt ausfindig zu machen. Die dritte und längste Phase ist die Beweisphase. In dieser Zeit sind die Mails wegen gesetzlicher Bestimmungen aufzubewahren und für einen Zugriff durch die Behörden bereitzuhalten. Hierbei dient die E-Mail als Nachweis für einen Geschäftsvorfall. Die Verpflichtung, E-Mails als Geschäftspost aufzubewahren, wird durch mehrere gesetzliche Vorgaben geregelt. Dieser Aspekt der Archivierung und Aufbewahrung gewinnt in letzter Zeit zunehmend an Brisanz.

Die Verpflichtung zur E-Mail-Speicherung stellen gewaltige Anforderungen an die Speichersysteme. Um sich hiervon ein Bild zu machen, kann auf eine Untersuchung der Enterprise Strategy Group zurückgegriffen werden. Zwar bezieht sich diese nicht nur auf E-Mails, aber E-Mails haben einen gewaltigen Anteil daran: Nach Meinung der Analysten wächst das Volumen für die Datenarchivierung der Unternehmen in den nächsten drei Jahren auf über 100.000 PByte. Wenn man dabei den Anteil Deutschlands auf fünf Prozent taxiert, wären bei reinem Disk-Backup hierzulande fünf Millionen Festplatten mit je einem TByte nötig.

Die Archivierung kann im einfachsten Fall durch Backups der Mail-Postfächer erfolgen. Dies ist jedoch nur in einfachen Szenarien angeraten. Die Werkzeuge dafür sind dateibasiert und damit zwar unabhängig von den Mail-Systemen. Eine Wiederherstellung einzelner E-Mails ist aber meist nicht möglich.