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Alle Outlook-Kontakte einer Kategorie

25.01.2007 | 10:39 Uhr |

Sie haben Ihren Outlook 2003-Kontakten Kategorien zugewiesen, etwa die Namen der Abteilungen. Jetzt wollen Sie mit Hilfe der Kategorien Verteilerlisten erstellen – zum Beispiel für die Abteilung „Einkauf“. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Sie haben Ihren Outlook 2003-Kontakten Kategorien zugewiesen, etwa die Namen der Abteilungen. Jetzt wollen Sie mit Hilfe der Kategorien Verteilerlisten erstellen – zum Beispiel für die Abteilung „Einkauf“.

Lösung:

Zunächst sortieren Sie über „Ansicht, Anordnen nach, Kategorien“ alle Kontakte nach ihren Kategorien. Dann markieren Sie alle Einträge, die zu „Einkauf“ gehören. Erstellen Sie nun über „Aktionen, Neue Nachricht an Kontakt“ eine neue Mail. Im Adressfeld dieser Mail finden sie alle zuvor markierten Kontakte. Kopieren Sie diese Adressen in einem Schwung in die Zwischenablage, und schließen Sie die Mail wieder. Öffnen Sie jetzt mit „Datei, Neu, Verteilerliste“ einen neuen Verteiler, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitglieder auswählen“, und fügen Sie unter „Zur Verteilerliste hinzufügen“ den Inhalt der Zwischenablage wieder ein. Wählen Sie ei-nen Namen für die neue Verteilerliste, und speichern Sie sie.

Übrigens: Wenn Sie in Zukunft die Verteilerliste verwenden, aber ein bestimmter Kollege die Mail nicht erhalten soll, können Sie den Verteiler in der aktuellen Mail anpassen. Wählen Sie dazu zunächst wie gewohnt den Verteiler als Empfänger für die Mail aus, und klicken Sie dann auf das Plus-Zeichen vor dem Namen des Verteilers. Sie müssen den Hinweis bestätigen, dass Sie den Verteilernamen anschließend nicht mehr verwenden können. Danach zeigt Outlook statt des Verteilernamens die einzelnen Adressaten an. Hier können Sie, wie gewohnt, einen einzelnen Empfänger wieder löschen.

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