Alle Kontakte speichern und verwalten

Wo wir beim Thema Adressbuch sind: Wenn es darum geht, Google Mail zum digitalen Nervenzentrum zu machen, sollten Sie auch alle Ihre Kontakte online ablegen. Neben der Mailadresse stehen viele weitere Felder zur Auswahl, von Adresse, Festnetz- und Handynummer bis hin zu Instant-Messaging-Name. Auch ein Foto lässt sich hinterlegen. Zu jedem Kontakt können Sie mehrere Profile anlegen, zum Beispiel ein privates und ein geschäftliches.

Adressen importieren: Falls Sie schon eine Adressdatenbank auf Ihrem PC haben, müssen Sie nicht mühselig alle Daten bei Google neu eintippen, sondern importieren sie bequem. Zuvor exportieren Sie die Daten aus Ihrer bisherigen Anwendung. Google Mail unterstützt das CSV-Format. Dieses kann fast jedes Mail- und Adressverwaltungs-Programm ausgeben. In Outlook Express zum Beispiel klicken Sie auf „Datei, Exportieren, Adressbuch" und wählen „Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen)". In Google Mail klicken Sie auf „Kontakte" in der linken Spalte und dann ganz rechts auf „Importieren". Es öffnet sich sich Pop-up-Fenster, über das Sie die Adressdatei im CSV-Format hochladen. Über den dort angegebenen Link „Weitere Informationen" gelangen Sie zu einem Hilfetext zu diesem Schritt. Dort erfahren Sie zum Beispiel, dass eine CSV-Datei für den Import maximal 3000 Datensätze enthalten darf. Generell gilt: Testen Sie den korrekten Import erst mit einer Handvoll Adressen.

Mit seinem großen Speicherplatz taugt Google Mail hervorragend als zentrale Dateiablage. Sie können dort zum Beispiel Fotos, Dokumente oder unentbehrliche Tools zentral speichern. Zwei praktische Beispiele: Sie sind bei einem Freund zu Besuch, der Ihnen von einem Computerproblem berichtet. Um es zu lösen, brauchen Sie ein Spezial-Tool, das es aber im Web nicht (mehr) zum Download gibt. Oder Sie sind im Urlaub und haben Ihren Pass verloren. Beides kein Problem, wenn Sie zuvor das Tool beziehungsweise einen Scan Ihres Ausweises bei Google Mail abgelegt haben. Zum Upload der Dateien gibt es zwei Möglichkeiten.

Die manuelle Variante ist einfach und völlig ausreichend, wenn Sie nur selten Daten transferieren möchten. Sie schreiben in Google Mail einfach eine Mail an sich selbst und hängen eine oder mehrere Dateien an. Wenn Sie möchten, benutzen Sie auch hierzu wieder eine Aliasadresse, zum Beispiel Mustermann+Dateiablage@googlemail.com, legen einen virtuellen Ordner (Label) und einen Filter an. So behalten Sie den Überblick. Oder aber Sie richten sich ein zweites Google-Mail-Konto nur für Dateien ein.